海洋石油工程項目采辦管理分析

樊志祥，王輝，賈慧峰，張園星 (海洋石油工程股份有限公司，天津 300451)

0 引言

海洋石油工程項目的建設是我國石油能源供應的重要保證。它的作業環境復雜，對海洋工程設施所需物資的性能、防腐、安全等方面的要求更高。工程項目物資的采辦涉及商務合同、設計、生產、驗收儲存、維保等各個方面，界面復雜，管理困難。目前大部分工程項目的采辦管理，缺乏系統性。另外，物資采辦費一般占海洋石油工程項目總概算的20%～30%左右。采辦物資的管理影響項目的進度、質量和成本控制，需要對其采取重點、系統性的管理，進而達到控制項目進度、利潤以及安全指標的目的。

1 采辦管理概述

在規劃工程項目采辦管理時，應先以公司管理體系為基礎，結合公司具體的采購流程、各項目的特殊要求、各項目的采辦計劃和采辦策略，綜合考慮各采購單元的工作性質、涉及專業等，建立對應的系統、完整的采辦管理。通過建立分層次、分階段的管理模式，使管理體系更加完善。明確的責任分工和界面劃分可以有效提升工程項目物資采辦的效率，進而達到控制項目整體利潤、質量、安全的目標[1]。

2 海洋石油工程項目采辦的特殊性

2.1 緊迫性

相對于一般的采購工作，海洋石油工程合同工作具有時間緊、任務重等特點。總體而言，目前常規海洋石油工程項目的開發從可行性研究到大型海上工程的啟動，大約需要三年時間。項目開發周期緊張，導致部分設備/材料的設計以及市場調研深度不夠。加之部分設備采購周期過長，交貨期難以滿足項目需要，增加了采購管理難度。采購工期緊張可能會導致設計質量、廠家供貨質量無法滿足項目需要，影響項目進度，導致額外項目成本的發生。

2.2 繁雜性

鑒于海洋石油工程裝備所處的環境比較復雜，對購置材料和設備的要求是多方面的。海洋比陸地更危險，環境更惡劣，所以設備和材料采購中不僅要考慮設備能力還要考慮設備防腐、噪音、環保等各方面的要求。海洋石油工程項目設備不僅包括機械設備、電氣設備和儀器儀表，還包括非常復雜的成套設備，比如透平發電機、原油發電機組等。這些成套設備本身設計水平較高，生產工藝復雜，且其成套組裝的散件可能由國內外不同廠家生產，大大增加了采購難度[2]。

2.3 臨時性

正如前面提到的，目前的常規海洋石油工程項目建設周期是3年左右，項目物資的采購可能持續整個項目周期，過程中難免會發生計劃外的物資采辦。所以在指定項目采購策略時，應當明確緊急采辦的路徑和方式，為保證項目正常實施建立快捷通道。

同時，項目采購人員往往臨時從采辦部門借調，對項目的采購需求了解不深刻。配置的各采購人員之間由于沒有共同工作的經歷，溝通、配合工作的效率不高，無法統籌管理項目采購工作，對項目采購進度、質量也有一定影響。

2.4 約束性

海油工程項目采購的制約因素主要是資源約束。由于海洋石油工程項目開發計劃較為集中，各項目對設備物資資源的需求相對集中，各廠家的相關資源或供貨能力可能無法有效滿足各個項目的需要。同時，由于個別項目的技術要求或建造形式的特殊性，造成采購單位在采購談判時的談判措施有限，使談判難度加大。因此，一些在陸地工程項目上有良好業績和信譽的生產企業，由于沒有海洋工程項目應用業績，不能按照海洋工程項目設計、建設的要求，參與海洋工程項目的采購，拓展自身供貨范圍，提高企業和海洋工程項目的契合度。造成長久以來，某個設備行業只有一兩個合格的供應商，這增加了商務談判的難度。

2.5 非標準化

在海洋石油工程中，發電機、壓縮機等設備的使用有別于傳統的使用方式。這主要是因為各個工程項目自身在海域、水深、產能、油品等各不相同，對設備的能力、安全、環保等有不同的要求。在采購過程中，需要了解被采購設備與以往常規同類設備的區別，關注設備設計、生產中的關鍵節點，進而能夠有效控制設備采購進度、生產質量。

3 各階段采辦管理

3.1 建立系統的采辦管理理念

海洋石油工程項目的采辦涉及設計、采購、需求單位、使用單位、供貨單位等多家單位，需要建立健全采辦管理體系，確保物資采購流程滿足項目需要。第一，明確各階段、各單位管理責任和工作標準，對關鍵管理崗位人員進行專業培訓；第二，對物料采購標準和質量認證許可證加強管理和審核[3]。在物資采購過程中嚴格執行質量檢驗和驗收的方式、方法、程序及其他相關要求，確保各控制點處于受控狀態。第三，加強監管制度，頒布一系列采辦管理辦法，對物資采購質量進行嚴格監管。建立質量監督與管理分離的機制，成立物資質量監督抽檢部門，開展物資采購質量監督檢查，督促管理部門不斷改進工作方法和措施。

3.2 建立明確的采辦策略

在海洋石油工程項目投標階段，就應當梳理出項目所有的物資和工程服務采辦內容。在充分的市場調研情況下，根據項目需求、市場供貨情況、公司采購協議簽訂情況等確定合理的采辦策略。系統的采辦策略包括采辦包的劃分、采辦方式的調研、采辦計劃的評估、采辦預算的核實等。這些工作都應該根據各項目實際情況開展。工程項目組完成采辦策略的編制后，采購主管單位應當進行審核并批準。項目所有的采辦活動，都應在采辦策略的框架下開展。

另外，在采購過程中，具備公開招標條件的，應當盡量按照公開招標采辦，以讓更多優秀的供應商參與進來，提高采辦的競爭性，降低采購成本。

3.3 對供貨單位的采辦管理

要做好供貨單位的采辦管理，最重要的是選擇好的供應商并與之長期合作，這樣才能從根本上保障采購的質量。應當根據《物資供應商管理辦法》以及采購單位關于供應商的有關規定，對供應商進行嚴格把關，建立評審制度，優先選擇倡導并堅持以客戶為導向的價值理念，具有良好的技術創新和人才支持，并能長期處于行業領先地位的供應商，作為物資的戰略供應商，簽訂長期合作協議，確保物資產品質量。

另外，在采辦合同簽訂前，需要確保合同簽訂的關鍵技術、質量、進度、商務條款滿足項目要求。合同內要明確供貨計劃以及質量保障措施，廠家維保及售后服務工作量和工期。合同簽訂后，供貨單位的設計和生產進展要和采購單位定期及時溝通。設計、生產過程中的所有澄清需要專人跟蹤，在FAT所有澄清都應該處于關閉狀態。在生產階段，安排專職質量人員駐廠，對關鍵節點進行檢查，包括原材料復檢、關鍵試驗等。另外，在新型材料、重要材料正式生產前，也可要求供貨單位進行試生產，確保試生產材料性能滿足項目需要后再大批量生產。

3.4 對設計階段的采辦管理

工程項目的設計質量是整個項目安全性、經濟性的基礎，設計階段的采辦管理是整個采辦管理的重點。在設計階段應該明確項目所采購物資的性能主要參數，同時對市場潛在供貨單位的供貨能力和業績進行充分調研，確保能夠采購到滿足項目實際需要的設備或材料。另外，設計單位應當掌握采購物資設計和生產的關鍵工藝參數，提高采購過程中的評標、澄清效率和質量。確定供貨單位后，要嚴格控制供貨單位的生產設計，確保其生產、供貨滿足項目設計以及項目施工單位安裝的整體需要。

同時，設計單位應當在此階段明確采辦物資到貨驗收要求、設備到貨后的現場組裝工作量以及對專用工機具的要求、設備到貨后的現場保存及保養要求、設備現場調試工作量以及對調試用料的等，以明確采辦物資到貨后的后續工作量以及對應技術要求和質量保證措施。

3.5 供貨后的采辦管理

采購單位應當做好物資采購計劃和工程施工單位建造計劃的匹配，避免物資提前或滯后發貨。提前發貨會降低施工單位倉庫的周轉率，滯后發貨會影響現場施工安排，導致額外成本的發生。

物資到貨驗收，應當嚴格按照設計階段的驗收標準，組織采辦、需求、檢驗、設計等單位共同執行。驗收過程中的問題，要及時登記、明確責任單位并制定整改計劃。專人跟蹤整改進度，確保物資整改完畢的時間滿足項目需要。物資到貨后的保存和保養應該按照設計文件進行，比如有些精密原件要放在恒溫恒濕無塵房間內，另外保養需要根據專門的保養計劃進行[4]。

同時，應當明確工程施工單位與物資采辦相關的界面。比如，明確到貨場地，進口貨物清關后在到港碼頭、車站、機場等施工場地外的掏箱、提貨、運輸，以及設備現場開孔、組裝成橇等需要現場配合的工作。通過合理的界面劃分，可以有效控制項目采購成本。

3.6 售后階段的采辦管理

工程施工單位在完成采辦物資的使用或安裝后，需要重點管理的是供貨單位的售后服務工作。在前期的合同談判階段，已經明確了供貨單位的售后服務工作量和時間。應當做好工程項目整體調試和投產計劃的管理工作，提高供貨單位售后服務的施工效率，避免費用超支。

同時，在此階段采購單位應當做好各供貨單位的評價。評價包括物資的供貨質量、設計水平、供貨速度、配合力度等多個方面。通過定期的評價和考核，不斷更新自身的供應商庫。

4 結語

隨著海上石油工程項目由淺水向深水發展，工程總承包規模不斷擴大，新技術、新設備、新工藝不斷涌現，潛在的風險越來越大，對海上石油工程的開發建設、物資采辦和施工質量的要求不斷提高。加之國際油價走低對海洋石油工程項目開發的不利影響，項目總體開發概算進一步降低，工程物資采辦在項目EPCI中的權重進一步提高。工程總承包單位應當考慮通過加強工程物資的采辦控制，比如采用新型材料、新型管理辦法、拓展新的供貨商等，在保證采購物資質量的同時，降低自身采購成本，進而提升自身的市場競爭力。