藥品常溫發(fā)運質量管理探討

李棟蕓(南京新百藥業(yè)有限公司，江蘇 南京 210038)

0 引言

藥品是用于治病救人的特殊商品，藥品的貯存條件應當符合藥品注冊批準的要求[1]。企業(yè)生產的藥品，通過物流途徑，首先運送至全國各地的醫(yī)藥公司，再由醫(yī)藥公司配送至醫(yī)院、藥房，以供病人使用。成品的接收、發(fā)運和運輸是屬于藥品生產企業(yè)控制藥品質量的下游工作，這些環(huán)節(jié)的異常都可能嚴重影響產品質量，如：產品接收、入庫過程中的差錯和混淆，成品儲存、發(fā)送和運輸過程中的溫濕度異常和其他儲存條件的異常[2]。

根據(jù)藥品常溫、陰涼、低溫、冷處保存的貯存要求，藥品發(fā)運應遵循及時、準確、安全、經濟的原則，以保證藥品的在途質量。常溫保存的藥品，根據(jù)發(fā)貨量的多少，通常選擇物流發(fā)運或公司整車送貨；低溫保存的藥品則需通過冷鏈運輸，運輸全程采集溫度數(shù)據(jù)備查，以保證藥品運輸過程中的質量。

對于藥品生產企業(yè)而言，國家近年不斷推出針對藥品的調控政策，持續(xù)擠壓著利潤空間，而隨著人口紅利逐漸消失，人工成本日益攀升，藥品生產和發(fā)運成本均呈現(xiàn)上升的趨勢。企業(yè)生產的藥品如何安全、快速、完好地運送至醫(yī)藥公司，是各個制藥企業(yè)都要面臨的問題，規(guī)范藥品的發(fā)送和運輸，是制藥企業(yè)需加強管理和密切注意的。公司的產品依據(jù)儲存條件不一，分為常溫和冷鏈發(fā)運，本文選取本公司發(fā)運數(shù)量較多的常溫產品，從企業(yè)比較關注的發(fā)運時效、破損控制、費用、收貨簽收單幾個方面進行探討改進，以提高發(fā)運質量管理，希望對同行有借鑒作用。

1 公司藥品發(fā)運概況

公司生產品種和規(guī)格十數(shù)種，銷往全國各地，年銷量多則達到15 000件，少的僅有300件左右。近幾年，每年發(fā)運產品40 000～60 000件不等，發(fā)運費用在100萬～180萬元之間，產品零發(fā)為主的現(xiàn)象非常突出，單筆1～3件筆數(shù)占比高達30%～50%。公司位于物流網絡十分發(fā)達的江浙地區(qū)，而公司現(xiàn)有藥品銷售情況及發(fā)貨量，無法做到自身單獨承運送貨，基本依靠近些年飛速發(fā)展的物流行業(yè)及其網絡，將藥品運送至全國各地。

常溫物流發(fā)運方式有鐵路運輸和公路運輸，鐵路運輸全年無休，具有較強的穩(wěn)定性，鐵路到站后還需配送至醫(yī)藥公司或者醫(yī)院，視配送路途遠近收取送貨費。公路運輸在近距離運輸方面時效性及靈活性較強，基本可以直接送達醫(yī)藥公司，但不適合偏遠地區(qū)運輸。實施兩票制之后，國家對藥品的生產和流通監(jiān)管更加規(guī)范和嚴格，藥品均要求直接運送至醫(yī)藥公司或者醫(yī)院。

藥品發(fā)運部門擔負著藥品發(fā)運全過程管理的責任，必須努力保證藥品發(fā)運質量。公司與合作發(fā)運商分別簽訂了物流發(fā)貨協(xié)議，約定雙方的責任和義務，對藥品裝貨、運輸條件、運輸工具、運輸人員都提出了明確的要求。要求發(fā)運商使用符合藥品質量管理規(guī)范要求的運輸設施設備，保證藥品需要的溫濕度；搬運藥品應輕拿輕放，嚴格按照外包裝圖示標志要求堆放，堆放高度適中；運輸過程中，應根據(jù)運送藥品的包裝條件及道路情況，采取相應措施，以防止藥品的破損和混淆；根據(jù)藥品運輸路途的遠近，明確相應的運輸方式、防護措施及運輸時間等；運輸人員應經過藥品專業(yè)知識培訓；為了保證產品的完好性，建議發(fā)運商對產品進行二次包裝，減少破損，并對發(fā)運的破損率進行了約束。

發(fā)運時效就是產品的在途時間，發(fā)運商應該在規(guī)定時效內，將藥品送至醫(yī)藥公司，但偶爾會出現(xiàn)藥品在途溫度短時未始終保持在規(guī)定溫度內的現(xiàn)象，對藥品的內在質量造成潛在的風險。雖然企業(yè)對常溫運輸產品進行了溫度挑戰(zhàn)性驗證，但基于藥品的貯存要求，我們要求發(fā)運商盡量在最短的時間內送達，時效越短，對產品的質量影響越小；藥品破損一般是出現(xiàn)碰撞、擠壓等情況時會產生，同樣有可能影響到產品的內在質量，而且這些影響并非肉眼能夠輕易發(fā)現(xiàn)。故有必要對藥品發(fā)運中發(fā)現(xiàn)的問題進行了分析和反思。

2 存在的問題及原因分析

2.1 時效有時超出承諾期限

公司藥品依托鐵路或者公路運輸，發(fā)運商自我公司將藥品取走后，通過中鐵或者公路運輸方式，將藥品發(fā)往全國各地。中鐵直達方式時效性和破損率均佳，但一旦遇到需要中轉時，時效往往很難保證；而公路運輸方式時效性相對較好，但也存在偏遠省份運輸有時時效過長的現(xiàn)象。

經分析，產生以上問題的主要原因有四個方面：一是發(fā)運商將藥品從我公司取走后，由于其承接不止一家企業(yè)的藥品運輸，由于某些原因，未能當天就把藥品發(fā)出；二是藥品發(fā)出后，到達有些地區(qū)的時間為周末，而非正常工作日上班時間，醫(yī)藥公司無人接收貨物，導致超出時限；三是藥品經鐵路或者公路運輸中轉時，耽擱時間過長，導致時限超出；四是藥品到達目的地后，發(fā)運商未能及時安排送貨至醫(yī)藥公司。

2.2 運輸過程中時有破損現(xiàn)象

反饋信息顯示，藥品到達醫(yī)藥公司后，驗收時有時存在大箱、小盒遭擠壓變形甚至藥品破損的情況。分析發(fā)現(xiàn)主要有三個方面的原因。一是物流公司裝卸貨及轉運操作存在不規(guī)范現(xiàn)象，野蠻操作，力度過大，未做到輕拿輕放；二是長途運輸路況較差，藥品二次保護措施不到位等導致外包裝產生破損，嚴重的甚至波及藥品；三是個別成品運輸車車廂年久失修發(fā)生滲漏未及時發(fā)現(xiàn)，遇到極端天氣漏水造成藥品破損。醫(yī)藥公司驗收藥品時，就會拒收，造成退換貨。而且，藥品在運輸途中破損，對企業(yè)在經濟上造成直接的損失，并且會影響到企業(yè)在客戶中的形象。

2.3 費用上升問題

2.3.1 具體表現(xiàn)

公路運輸在江浙滬皖等地區(qū)，價格有一定優(yōu)勢，但在路途較遠的省市，價格明顯上升。而鐵路運輸價格比較穩(wěn)定，破損相對少，在其配送網點10 km范圍以內，無配送費；而超出10 km則會產生100元/單的送貨費。因此，在無配送費情況下，鐵路運輸價格有優(yōu)勢。

在兩票制剛剛推行之初，公司常溫藥品發(fā)運單價呈現(xiàn)上升的態(tài)勢，一度超過40元/件。據(jù)了解，同行業(yè)類似規(guī)格產品常溫發(fā)運單價為33～40元不等。

2.3.2 費用上升原因分析

針對公司的發(fā)運現(xiàn)狀及存在的問題，對發(fā)運的各個環(huán)節(jié)進行分析，從發(fā)運商制單系統(tǒng)、托運方式、發(fā)運商競爭機制、鐵路運輸送貨費比例、賬單結算是否正確、銷售員點單時發(fā)運方式選擇等六個方面進行原因查找。

首先，至發(fā)運商單位觀察其制票、制單系統(tǒng)，并無差錯；其次，托運方式方面，發(fā)現(xiàn)公司目前使用的CRM系統(tǒng)不能自動推薦性價比最高的發(fā)貨方式；再次，公司發(fā)運商有三家，其中公路2家、鐵路1家，均是通過招標選定的，且每年均開展招標，競爭機制完善；第四，對鐵路運輸帶配送費部分所占比例分析，發(fā)現(xiàn)高達45%，每筆送貨費為100元，極大增加了發(fā)運費用；第五，查閱、核對發(fā)運近6個月結算賬單，并無差錯；第六，由于系統(tǒng)中未固定各個地區(qū)發(fā)運方式，銷售員點單時，可以隨意自行選擇托運方式，而他們往往按照習慣選擇，未考慮發(fā)運方式的經濟因素。

綜合以上，配送費客戶比例過高及銷售員點單未考慮發(fā)運經濟性是是影響發(fā)運費用的關鍵因素，需要采取相應的措施加以控制，以降低發(fā)運費用。

2.4 收貨簽收單收集率偏低

根據(jù)2020年上市公司收入確認新準則要求，發(fā)貨必須取得商業(yè)客戶的收貨簽收單才能確認收入，公司自2020年開始開展收貨簽收單跟蹤和催收業(yè)務。

2020年簽收單收集費用為鐵路簽收單費用3元/筆、公路運輸簽收單費用5元/筆，且無論簽收單是否返回，只要在系統(tǒng)中勾選了簽收單服務，發(fā)運商均按照發(fā)出筆數(shù)收取費用。2020年應收回簽收單份數(shù)9 473份，因鐵路簽收單收集率極低，實際收回5 500份左右，平均收集率僅有58.1%。同時，受勾選后未實際收回的簽收單影響，簽收單平均費用較高。

3 改進措施

3.1 發(fā)運時效控制

(1)每月統(tǒng)計各省市產品運輸方式及到達時限，對超時限的情況逐一分析，重點關注周末到貨無法送達醫(yī)藥公司導致的延遲，及時與銷售經理溝通，提出合理的發(fā)貨時間建議，使藥品能夠在工作時間送達。

(2)督促發(fā)運商在收取藥品的當天必須發(fā)出，并在藥品到達醫(yī)藥公司所在地的當天，及時送達各醫(yī)藥公司。

(3)東北、西北等偏遠地區(qū)要求采取鐵路直達運輸，并跟蹤到站后的配送。

(4)依托先進的互聯(lián)網，及時在網上跟蹤藥品物流信息，發(fā)現(xiàn)異常及時與發(fā)運商溝通，避免延遲到貨。

3.2 破損控制

首先，要求發(fā)運公司托運盡量安排直線到達，減少中轉，避免重復運輸及不必要的中間環(huán)節(jié)，最大程度減少藥品多次倒裝，從而降低藥品的破損率。

其次，要求發(fā)運商定期檢查藥品運輸車的密閉完好性，在藥品大箱與車廂箱體之間放置緩沖墊，以減緩、消解箱內藥品運輸途中受到的沖擊和振動，保證藥品運輸過程完好。

最后，建議發(fā)運商對藥品增加保護措施，如加裝防撞角或者增加充氣袋等防震緩沖包裝，避免藥品因碰撞而損壞，安全、及時將藥品送到醫(yī)藥公司、醫(yī)院及患者的手中。

3.3 發(fā)貨費用控制

3.3.1 降低鐵路運輸中帶配送費部分發(fā)貨比例

首先，盤點鐵路發(fā)運中所有帶送貨費公司的地址信息，整理出鐵路運輸中含送貨費客戶及客戶地址信息表，統(tǒng)計近2年內所有鐵路含送貨費的客戶信息表，整理并剔除重復客戶。

其次，將帶送貨費的部分客戶依照發(fā)貨需求，適當?shù)卣{整為公路發(fā)貨。每天中鐵發(fā)貨時，從EAS系統(tǒng)中導出當日含地址信息的發(fā)貨通知單，與客戶信息表相匹配，找出鐵路中產生配送費的客戶，若公路5天之內可以送到的則改發(fā)公路；若公路5天之內不可送達的偏遠地區(qū)，依然保持鐵路運輸。同時，兼顧個別地區(qū)的特殊發(fā)運需要，保證發(fā)貨的時效性。

通過該方法，迅速將鐵路運輸含送貨費部分的占比降低，由45%的比例降低至22%。

3.3.2 優(yōu)化CRM系統(tǒng)，推薦出最優(yōu)的托運方式

首先，整理CRM系統(tǒng)的客戶名稱、地址并分配托運方式，以實現(xiàn)托運方式的擇優(yōu)選擇，但每天從EAS系統(tǒng)中導表、篩選、再分配托運方式的方法比較耗費人力和時間，因此需建立商業(yè)公司名稱與托運方式的關聯(lián)性。CRM系統(tǒng)的客戶名稱和托運方式相互獨立，原本無關聯(lián)關系，由信息部和軟件開發(fā)設計單位溝通，協(xié)商升級CRM系統(tǒng)，能夠依據(jù)收貨客戶的具體發(fā)運地址，方便快捷地擇優(yōu)選擇公路運輸或鐵路運輸中的一種，并固定該地址的托運方式。

發(fā)運部從CRM系統(tǒng)中整理出近2 000家商業(yè)公司并分配了默認托運方式，通過系統(tǒng)升級實現(xiàn)了收貨地址與托運方式的關聯(lián)性。同時，為了滿足銷售員個別地區(qū)的特殊需求，將托運方式設置為可修改的狀態(tài)。通過CRM系統(tǒng)托運方式優(yōu)化，實現(xiàn)了依據(jù)商業(yè)公司名稱或地址匹配最佳托運方式的目的。

以上兩項針對性的措施實施以后，經統(tǒng)計連續(xù)5個月的數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)，公司常溫物流平均運輸單價分別為29元、32元、33元、33元、32元，五個月共發(fā)貨14 353件，為公司共計節(jié)約7萬余元，基本實現(xiàn)了對發(fā)運費用的控制。

3.3.3 通過再次招標優(yōu)化結算規(guī)則

在降低發(fā)運費對策實施的過程中，我們發(fā)現(xiàn)，鐵路運輸?shù)呐渌唾M是動態(tài)變化的。因此，必須積極探索更好的結算方式，以規(guī)避中鐵公司配送費動態(tài)變化的不可控性。經過討論，發(fā)運部門決定通過重新招標優(yōu)化結算方式。在招標規(guī)則的制定中，主要采取了下面幾項改進措施。

首先，不再強求發(fā)運商采用公路或鐵路運輸。公路和鐵路發(fā)運各有優(yōu)勢，綜合考慮時效性、貨物裝卸時間和人力、在途時間、費用、破損等因素，如何選擇需要仔細權衡，而專業(yè)物流公司比我們更擅長運輸抉擇，本著讓專業(yè)的公司做專業(yè)的事情之想法，我們決定不再明確要求發(fā)運商選擇鐵路或者公路，而是讓其在保證藥品在途質量的前提下，自行選擇合適的運輸方式。

其次，定價簡約化。鐵路和公路分別報價的方式，都存在一定的問題。鐵路運輸方面，鐵路部門不定期更新收取鐵路配送費的地區(qū)，導致費用很難控制；公路運輸送貨到同省省會城市、地級市、縣級市、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等不同區(qū)域，收費標準也不一致，每月逐一核準工作量很大。為了規(guī)避以上問題，重新招標要求發(fā)運商進行綜合報價，托運至同一個省份的貨物，不管送達省會城市還是偏遠的縣城、鄉(xiāng)鎮(zhèn)，根據(jù)公司歷史發(fā)貨情況，送貨費進行統(tǒng)一報價。

最后，確定至少兩家發(fā)運商。既避免出現(xiàn)獨家無法履約影響公司產品發(fā)運的情況，又便于公司分配發(fā)運量時，分別選取各家承運其報價中的最低價省份或地區(qū)，進一步降低公司的整體發(fā)運費用。通過優(yōu)化招標、定標規(guī)則，公司常溫發(fā)運費用單價基本控制在每件30元以下。

3.4 利用信息化系統(tǒng)提高簽收單收集率

2021年，公司通過招標將簽收單費用納入報價，使簽收單費用下降至2元/筆，且以實際返回簽收單份數(shù)結算，將收集率作為發(fā)運商考核指標之一。截至2021年9月底，應收回簽收單11 085份，實際收回8 189份，兩家發(fā)運商收集率分別為85%和41.2%，平均收集率73.9%，相較2020年的58.1%有較大幅度的提升，而費用支出僅為2020年的41%。其中一家收集率偏低的原因是鐵路運輸為主，而鐵路簽收單收集率普遍較低，

“互聯(lián)網+”使得物流企業(yè)均比較重視應用互聯(lián)網大數(shù)據(jù)、云計算技術[3]。我們要求發(fā)運商必須具備網上信息系統(tǒng)，并開放查詢端口，保證所有的物流信息能夠在線上實時追蹤[4]，這樣，一方面便于實時了解藥品在途信息；另一方面，便于對發(fā)運商無法收回的簽收單在網上搜索打印。而且，發(fā)運商近期提出，目前簽收單收集費用倒掛，簽收單費用上擬漲至6～8元/單，后期則盡可能采取自行從網站搜索簽收信息打印的方式，以彌補無法返回的簽收單，提供每年的財務審計使用。

4 結語

對于藥品發(fā)運來說，藥品質量、時效、破損率、費用是每個企業(yè)非常關注的重點，直接影響到公司藥品的質量和安全性，決定了企業(yè)的發(fā)運管理是否能夠有效支撐公司的銷售及運營。由于各個公司產品結構、單筆發(fā)貨量、發(fā)運要求等存在不同的差異，發(fā)運方式及影響因素也各有不同，企業(yè)應從自身的情況出發(fā)，全面分析影響發(fā)運質量的要素，針對薄弱環(huán)節(jié)采取行之有效的措施，借助信息化的發(fā)展，縮短發(fā)運時效，降低發(fā)運破損率，持續(xù)合規(guī)提升藥品的發(fā)運質量，同時有效控制發(fā)運費用。