淺談結(jié)合標(biāo)準(zhǔn)要求開展組織的檔案管理工作

任昱

檔案管理是組織日常工作的重要內(nèi)容，如何收集、整理、分類、保存這些反應(yīng)組織活動(dòng)并具有考查和保存價(jià)值的各類文件和數(shù)據(jù)，檔案管理的前輩們作出了不可磨滅的貢獻(xiàn)，總結(jié)出了很多寶貴經(jīng)驗(yàn)和有效的工作方法，并形成國(guó)家或行業(yè)規(guī)范，對(duì)我們的檔案管理工作有著非常重要的指導(dǎo)和規(guī)范作用。

我們?cè)谌粘n案管理過(guò)程中除了按照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行收集和歸檔作業(yè)，但該規(guī)定并未對(duì)歸檔和保管工作的具體操作流程和要求進(jìn)行規(guī)定，容易導(dǎo)致工作失誤。

經(jīng)過(guò)多年的檔案管理實(shí)踐，在組織內(nèi)部檔案管理過(guò)程中，結(jié)合各類國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)補(bǔ)充組織在檔案管理中的一些操作行為標(biāo)準(zhǔn)，可以有效避免檔案管理工作的失誤，不斷開展組織內(nèi)部檔案管理的貫標(biāo)，工作流程標(biāo)準(zhǔn)化，讓我們?cè)跈n案管理上得到規(guī)范管理和發(fā)展。

擁抱時(shí)代紙質(zhì)文檔數(shù)字化建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的廣泛使用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集管理所帶來(lái)的查閱麻煩，已經(jīng)影響到檔案作為一種重要管理資源它應(yīng)具有的價(jià)值，隨時(shí)隨地的查閱相關(guān)檔案文件已經(jīng)成為組織管理人員的一種實(shí)實(shí)在在的需求，將紙質(zhì)文件數(shù)字化是必然趨勢(shì)。

在《DA/T31-2017紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》的指導(dǎo)下，將組織內(nèi)部所有紙質(zhì)文檔全部數(shù)字化，并按照《DA/T18-1999檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄。使組織的檔案收集不遺漏一份，通過(guò)電子化管理，讓紙質(zhì)檔案的索引查閱更加方便，通過(guò)對(duì)檔案查閱等級(jí)的規(guī)定，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，讓檔案查閱環(huán)境更加靈活，檔案對(duì)管理工作承前啟后的作用得到了極好的發(fā)揮。

現(xiàn)在移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的普及，工作效率持續(xù)提高，辦公場(chǎng)所的不穩(wěn)，特別是新冠病毒帶來(lái)的疫情居家工作等正成為一種新辦公趨勢(shì)，紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，國(guó)家及行業(yè)及時(shí)出臺(tái)的各類檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，讓我們檔案管理工作能夠迅速擁抱時(shí)代，使檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，將組織的歷史印跡更好的展現(xiàn)到日常的工作當(dāng)中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案管理是當(dāng)今社會(huì)檔案管理工作的重要組成部分。

規(guī)范管理各類檔案，發(fā)揮管理改善推手作用

在《DA/T22-2015歸檔文件整理規(guī)則》和《GB/T18894-2016電子文件檔案及電子檔案管理規(guī)范》為主要標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)下，認(rèn)真做好檔案的管理工作，將歸檔文件以單位進(jìn)行組件，分類、排列、編號(hào)、編目。紙質(zhì)文件按照標(biāo)準(zhǔn)對(duì)紙質(zhì)文件的要求進(jìn)行收存，同時(shí)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。為了執(zhí)行好組織的檔案管理工作，組織特別制定了檔案管理流程及相關(guān)制度，并有專門的負(fù)責(zé)人定期檢查。例如紙質(zhì)文檔歸檔流程：

通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的流程和制度更好的將檔案管理的國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落地實(shí)施，不斷的貫徹相關(guān)的國(guó)家檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)管理的作用是組織檔案管理工作持續(xù)進(jìn)步的原動(dòng)力，讓執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)成為組織管理工作提升的重要推手。

貫徹標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揚(yáng)標(biāo)準(zhǔn)精神，不斷做好檔案管理工作

組織對(duì)檔案管理工作的貫標(biāo)，不但讓組織的檔案管理工作有了明確的指引和行動(dòng)要求，同時(shí)對(duì)檔案管理人員工作質(zhì)量評(píng)價(jià)有了一個(gè)明確的判斷依據(jù)，對(duì)檔案管理人員的績(jī)效考評(píng)不在是領(lǐng)導(dǎo)傷腦筋的事情，組織對(duì)檔案管理工作的持續(xù)貫標(biāo)也是組織在檔案管理工作不斷改善的一個(gè)過(guò)程。

貫徹國(guó)家和行業(yè)的檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，不但可以減輕組織在流程制度上的管理難度，而且可以起到避免組織內(nèi)部專業(yè)人員不足，無(wú)法編制出合格管理要求的問(wèn)題。比如我們對(duì)電子文件歸檔范圍就按照《GB/T18894-2016電子文件檔案及電子檔案管理規(guī)范》6.1、6.2電子文件歸檔范圍、電子文件元數(shù)據(jù)歸檔范圍執(zhí)行，避免的組織自行制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)帶來(lái)的不準(zhǔn)確或遺漏等問(wèn)題。

各種國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)是我們工作的指南和要求，只有持續(xù)不斷的理解標(biāo)準(zhǔn)精神，貫徹標(biāo)準(zhǔn)要求，才能在檔案管理中不斷進(jìn)取，通過(guò)統(tǒng)一的要求，將組織的檔案管理工作方法和要求與兄弟單位保持同步，更便于工作的交流和接軌。

對(duì)于特別個(gè)性化的組織內(nèi)部檔案管理問(wèn)題，我們編制組織內(nèi)部工作規(guī)范，通過(guò)備案的方式得到各部門的認(rèn)可和執(zhí)行，使這個(gè)規(guī)范成為組織內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)。經(jīng)過(guò)組織在檔案管理過(guò)程中的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，形成了以國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為骨干，組織內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)為補(bǔ)充的組織管理標(biāo)準(zhǔn)族群，根據(jù)這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)族群制定執(zhí)行的相應(yīng)管理制度，并持續(xù)不斷的檢查改善，形成組織內(nèi)部檔案管理體系，并用這個(gè)體系不斷培訓(xùn)內(nèi)部檔案管理人員，使我們的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，并能夠持續(xù)不斷的得以提高，不斷學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)，貫徹標(biāo)準(zhǔn)，是組織學(xué)習(xí)力的重要表現(xiàn)，只有持續(xù)不斷的學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)貫徹標(biāo)準(zhǔn)才能提高檔案管理工作的組織執(zhí)行力，才能讓檔案管理工作在日常組織管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。