探析商務局檔案的管理與利用

小祝瑪

【摘要】商務局的檔案管理工作與部門之間的其他工作有著密不可分的關系，也是商務局運作的核心工作之一，針對檔案管理工作的保密性及公開性，兩者之間的沖突是格外值得關注的。隨著互聯網的發展，涉及到檔案管理的政策逐漸完善，為了確保公眾知情權得到落實，保密性與公開性之間的沖突逐漸暴露，在此情況下，本文就商務局檔案管理當前的現狀進行分析，針對檔案的管理和利用提出相應的建議，以此來提升商務局對檔案管理的能力。

【關鍵詞】商務局檔案管理利用

商務局主要是一定區域內的內外貿易、商品的流通及一些國際經濟合作事項等進行管理，在這個過程中涉及到較多的人員及事務性文件，對此就需要相關的工作人員對其進行整理、歸檔，實現有效的檔案管理。檔案作為承載信息和數據的載體，是維護自身權益的工具，也是保障管理工作順利開展的必要途徑，近年來，對于檔案工作的政策逐漸規范化，讓一些相對傳統的保密檔案進行了公開，對此工作人員在處理檔案的保密性和公開性時需要進行思考，如何最大限度的維護自身權益，怎樣操作才能極大程度上讓檔案工作的效率及質量得到提升。

1 商務局檔案管理工作的現狀

在檔案管理政策還未完善時，大多數政府檔案部門是不對外公開信息的，這其中就包括商務局，但隨著信息化時代的到來，為了保障社會的穩定，促進檔案最大限度的運用，檔案管理相關政策的完善，加大了大眾對于檔案內容查閱權限。在《中國人民共和國檔案法》的基礎上各部門可以就商務局的檔案工作進行深入的專題研究，在保障核心機密不被泄露的情況下，通過收集、整理、開發、利用整理出一套新的思維，讓檔案管理能夠更好地發揮出它的價值。并且在互聯網的基礎上，檔案管理逐漸電子化，隨之而來出現了較多的不確定因素及硬件設施不完善等，例如信息化設備不完善，工作人員對于信息化管理的重視程度有待提高，對于信息化操作不熟練等，極大程度上影響了檔案管理的的質量，限制了商務局行政辦事的效率，當然對于信息化檔案管理受到地區、單位領導的重視程度等影響，滲入程度差距較大，且對于檔案管理儲存的環境而言，基礎設施及管理技術有待提高，對于商務局而言，檔案的分類較為繁瑣，且數量較大，使得在查閱的過程中極為耗時耗力。同時受到傳統因素的影響以及大眾對于檔案管理的接受程度而言，紙質檔案和電子檔案依然需要在較長時間內共同存在，因此在商務局管理工作中一方面需要注重電子化與紙質化共處的問題，另一方面在檔案公開后利用的過程中要做好建設和監管工作，確保檔案信息得到合理的運用。

2 商務局檔案的管理對策

2.1 保密性和公開性之間的權衡，做好建設和監管工作

商務局的檔案涉及到區域內的內外貿易、商品流通、國際經濟合作等，其對于國家經濟、發展都有著重要影響，做好重要信息的保密工作，將一些公眾應當了解的社會檔案進行公開，落實商務局內部的責任制度，確保檔案管理工作有序的開展，特別是對于一些檔案保密工作而言，要加大管理力度，必要情況下可以設立檔案安全保密機構，將具體實施人員及管理人員納入其機構內。對于商務局的檔案管理工作而言，要趨于日常化，加強商務局內部門之間的溝通、聯系，減少因工作環節中的弊端導致的安全隱患，清晰的把握工作的重點，根據工作的內容、工作形式等進行分析，保障工作能夠得到監管，促使工作的開展。

2.2 加強電子檔案管理的安全性、真實性問題，提升整體管理素質

商務局在檔案管理工作中，既要用發展性、前瞻性的眼光去看待問題，還要加強電子檔案的管理工作，提升工作人員的綜合水平，保障檔案工作正常的開展。隨著技術不斷地更新換代，信息化成為了時代的前言，在發展檔案管理工作時，要注重信息化的重要性，切實落實檔案管理工作，特別是在電子化檔案下，減少了紙質材料的使用，但帶來的確實反復修改，且難以辨析，并且在電子檔案中無法辨認真偽，使得其真實性存在著可疑性，并且隨著網絡黑客的增多，檔案管理過程中既要做好本職管理工作，還需要在這個過程中提升自身的技術，保障數據的安全性，進而讓商務局的檔案管理能夠更好地投入到信息化建設之中，提升效率的同時保障檔案的真實及安全。

2.3 規范檔案管理的流程，提高檔案的利用效率

一方面制定規范的制度，明確責任，提高檔案管理的能力，另一方面要樹立規范的流程，提升效率，將檔案的開放性與范圍嚴格的暴恐，對檔案的保密等級進行劃分，確保工作人員能夠做好常規管理工作。除此之外，完善檔案管理的登記、排序等，定期整理檔案，將保密期限和保管期限做好登記，進而提高檔案的利用效率，更好的滿足大眾的需求，促進商務局的工作有序的開展。

3 總結

檔案工作要與時俱進，對于商務局而言，適當公開檔案是政府部門的重要舉措，為了更好的滿足大眾了解信息、掌握信息，穩定社會發展，因此在這樣的情況下，商務局檔案部門需要不斷地完善管理工作，充分利用信息化社會的技術，來提高管理效率，在完成檔案保密工作的同時采用適當的方式進行公開，發揮出商務局的服務功能，進而得到大眾的認可。

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