全業務流藏品管理系統在地市級博物館中的應用思考

胡 博

(呼倫貝爾民族博物院 內蒙古 海拉爾 021008)

信息技術以其高度的創新性、分享的普惠性、廣泛的滲透性、強大的輻射性為博物館工作變革拓展出巨大的空間，極大地改變乃至重塑了博物館日常業務的規范和觀念。新世紀的博物館可以利用現代信息技術實現博物館內外資源高效率合理利用，借助數字化技術可以有效管理博物館內大規模的藏品資料信息，相較于傳統的借助紙質管理藏品的模式，信息化管理技術具有明顯的優勢。信息化的藏品管理系統可以覆蓋到博物館藏品管理業務全流程，有效提高博物館藏品管理效率，保障博物館藏品數據的完整性和取用的高效性。

一、 地市級博物館藏品管理現狀及不足

(一)地市級博物館藏品管理現狀

博物館藏品管理是每個博物館的核心工作內容，在博物館藏品管理中，其藏品信息的管理是博物館藏品管理的擴展，它負責收集來源、屬性、歷史價值、質地、藏品展覽、流動記錄，維護信息和研究信息以及其他文件材料的管理。

經過數十年的發展，我國博物館行業有了巨大的變化，博物館數量、藏品數量都在高速增加。地市級博物館要根據《博物館事業中長期發展規劃綱要(2011-2020年)》(國家文物局)中的要求針對博物館藏品收集保護重點做好以下三方面工作：

1. 充實藏品體系

加大投入力度，改進激勵辦法和機制，支持博物館樹立符合博物館學原理和規律的收藏理念，根據自身使命和發展方向，制定明確的收藏政策和具有前瞻性的體系化的長遠收藏規劃，完善征集程序，不斷增加藏品數量，提高藏品質量。

2. 加強藏品登記、建檔和安全管理

采用現代科學技術，開展國有可移動文物、標本普查，全面完成博物館藏品登記、建檔等基礎工作，建立全國博物館藏品數據庫。推進藏品信息資源共享、利用，分期發布藏品珍貴文物目錄。加強科學保管，落實離任移交和藏品丟失、損毀責任追究制。

3. 全面實施藏品保存、保護達標

強化預防性保護理念，全面實施藏品保存環境達標建設，促進博物館藏品保存條件的改善。地市級博物館保存環境達標是重點，要創新保管資源共享機制，推進對區域基層博物館藏品珍貴文物等重要藏品集中保管，帶動基層博物館有效預防藏品自然損毀的潛在風險和損失。

(二)地市級博物館領域藏品管理存在的問題

藏品管理工作是博物館的基本業務之一，其工作的重要性在傳統博物館中一直受到極高的重視。在我國地市級博物館中，大多還在采用傳統手工管理博物館藏品模式。傳統藏品管理以紙質媒介和作業表格配套的人工手工方式，整個藏品管理業務流程的工作進度較為緩慢，當博物館對藏品有使用需求時，會受制于傳統藏品管理的信息調取速度和所調取信息的準確性，影響博物館對藏品的信息管理、檢索和取用，限制博物館改善自己的藏品管理工作。

1.傳統紙質化辦公

在紙質化辦公階段，藏品的征集、入館、出入庫、注銷等一系列業務信息的記錄都依靠博物館工作人員人工手寫，制作成紙質賬目。藏品信息的保管和利用首先是滿足博物館相關工作和研究人員的需要，各博物館逐步形成一套適合本館工作方法的分類體系和工作流程后，以此作為各自的藏品管理工作業務流程依據。

藏品資料管理主要是對藏品的記錄資料進行整理，包括藏品總賬、分類賬、出入庫記錄、藏品鑒定資料、藏品憑證等，這些資料包括學術記錄和管理信息，都是極為珍貴的研究資料，但對于這些資料的記錄，采用的是全人工模式的記錄方法，需要多次抄寫多份賬目表單和藏品信息卡片等，如此便會有紙質賬目無法妥善保存和形成藏品信息孤島的隱患。

2.藏品信息資料與本體脫離

博物館藏品信息一般記錄在紙質藏品登記卡上，包括藏品類別、藏品代碼、藏品名稱、藏品年代、出土地、質地、尺寸、來源方式等信息。藏品登記卡完成后作為藏品信息檔案存放在專門的登記卡儲存柜中，與藏品分開保存，這樣的保存方式導致藏品基本屬性信息與藏品本體分離，給員工和研究人員帶來不便，也有可能造成藏品信息卡和藏品本體不匹配的情況，造成藏品檔案管理混亂。

3.工作記錄難以留存

藏品管理相關工作流程中往往同時涉及一個博物館中的多個部門，如何有效、準確、快捷的讓各部門了解各自工作職責，并在工作中互相協同合作，分別記錄各自所負責的工作成果，也是博物館藏品工作中需要研究探討的問題。工作記錄無法留存建檔會造成工作內容無法回溯，無法對藏品信息進行追根溯源的查詢訂正，不利于博物館藏品保存安全和信息安全。

4.容易形成信息孤島

藏品管理工作各部門、各崗位之間的信息孤島，首先不利于館內藏品工作的業務流程梳理和部門間的互相協調；其次，從博物館業界的發展來看，很難完成博物館之間的藏品管理經驗交流，對博物館自身陳展設計和館與館之間的借展也有阻礙。

二、 當前業務領域下博物館藏品管理系統在地市級博物館應用的新思路

(一) 開發、引進全業務流藏品管理系統

時間進入到二十一世紀二十年代，信息技術的全面普及及應用，要求地市級博物館必須加快改革進度，開發引進博物館管理系統。

1.博物館管理系統，即全業務流藏品管理系統

全業務流藏品管理系統，即是指將博物館有關藏品管理的各項業務以及工作人員的工作記錄進行立體化的統計管理，借助數字化技術采集藏品基本屬性信息，擺脫傳統紙質化辦公模式。再通過信息化手段，在遵循國家相關標準的前提下，針對各博物館自身的藏品種類和業務需求，構建藏品管理系統平臺，利用RFID技術、定位技術、人工智能技術等，對博物館藏品信息、庫房信息、人員工作信息等進行統一記錄、追蹤、管理，實現通過一個平臺入口，即可了解各項有關藏品管理的信息，并能夠使平臺內的各部分數據互聯互通，信息互為補充。

2.在藏品管理中的具體應用

以庫房管理環節為例，一般包括對藏品的分庫入庫、藏品排架、藏品與柜架位置綁定、藏品出入庫業務、庫房環境監控、庫房工作人員工作記錄等。藏品信息的綁定可利用RFID(射頻識別技術)標簽和手持RFID讀取設備等實現。通過在藏品和藏品囊匣上合理附著RFID電子標簽，為博物館中的每一件藏品制作“電子身份證”，同時，在庫房柜架上安裝藏品柜架RFID電子標簽，將藏品電子標簽與柜架標簽進行信息綁定，實現藏品在庫房內存放位置的一一對應。當庫房工作人員手持RFID終端在庫房內進行藏品出庫、入庫、移庫等操作時，又可利用定位系統，記錄手持移動終端的庫房工作人員移動路線，作為藏品移動軌跡一同歸入庫房管理系統中，在統一匯總至藏品管理系統平臺。除此之外，藏品所處位置的環境數據也十分重要，這項數據不止指向藏品保存在庫房中的環境數據，而是應將監測范圍擴展至博物館外，從藏品在博物館外界被附著上的環境因素開始監測，一直到進入庫房后，被放置到指定柜架位置上的全程環境數據，并通過系統后臺實現藏品庫房的環境監控，當監測到存放環境數據異常時，庫房應能通過相關環境調節設備自動將溫度、濕度、光照度等數據調整至預設的合理值，保障藏品儲存環境。

3.全程記錄藏品管理信息

博物館建成基于數字信息技術的全業務流藏品管理系統，可使和藏品管理有關的各項業務全程記錄在系統里，實現全程留痕，有跡可循。同時，全業務流藏品管理系統實現對博物館藏品海量信息的電子化存儲，易于核對、檢索，給博物館管理、研究藏品帶來極大便利，使博物館藏品管理業務更加科學合理，貼合博物館自身實際需求。

(二)數字信息技術在藏品管理方面的應用

在博物館藏品管理中，運用信息管理技術的方法來收集、研究和保存這些博物館藏品的信息，從而可以快速地查詢、定位、維護和妥善保存博物館藏品，具有很強的實用價值。

1.全方位記錄藏品本身信息

基于數字信息技術的藏品信息管理不僅包括對藏品文物本體屬性以及相關多媒體資料的采集和分類管理。同時，它還整合了藏品的存儲、會計、科研、展覽等相關信息，以進行綜合管理。其中對藏品文物本體屬性的采集與管理是核心，它需要確定藏品管理的對象、方法和工具，是藏品文物管理的重點與難點。具體而言，首先，要明確藏品信息管理的指標體系，制定藏品信息錄入規則，指定藏品信息的描述語言。例如，藏品的質地、功能、實際用途、工藝、物理狀態、形狀、狀況、顏色和光澤都是藏品中的重要信息。對此，應當相應地設置諸如“紋理”“功能”“實際使用”“工藝”“身體狀態”“形狀”“顏色”和“光澤”之類的收集信息管理指標項此外，還應包括博物館藏品管理工作所提供的藏品的其他屬性，例如文物藏品等級、登記編號、藏品分類信息等。

2.全面記錄藏品取用等管理信息

在對藏品本體屬性進行采集的同時，對藏品的高清影像、三維模型、地理位置信息等多媒體數據的采集與管理也是博物館藏品信息建設的重點。這些藏品本體屬性信息、多媒體信息，是對藏品本體的一種描述，是藏品信息管理中藏品的基本信息，屬于靜態信息。同時，為了更好的管理藏品文物，必須管理好文物的動態信息。藏品的動態信息主要包括藏品的出入庫、賬務、科研、陳列展覽等相關信息。對于這些信息的管理，需要藏品管理系統與其他管理信息系統之間能互聯互通，實時獲取彼此的動態數據，實現藏品信息的全業務流智能管理。

(三)數字信息技術在博物館藏品管理方面的作用

1.提高工作效率

藏品數字信息管理就是利用現代科技手段高效低耗的開展藏品管理業務工作。認識到藏品數字信息對單體博物館自身工作的利己性，是推動藏品數字信息管理常態化的主要理念。單個博物館日常藏品管理工作可借由藏品信息管理系統提高效率，減輕藏品工作人員負擔，作為一種高效的管理工具，藏品管理系統在有效利用藏品信息的同時，能夠減少對藏品的觸碰，一定程度上實現對藏品的保護。

2.實現實時動態管理

藏品信息的智慧管理，體現在自藏品入館開始，所有關于藏品基本信息，包括藏品本體狀況、藏品研究、藏品保護進展、藏品展覽外借等信息的有效記錄和管理，實現博物館對藏品的動態監控，做到對藏品信息的實時掌握，并最終可以實現動態分配和管理相應資源。

綜上所述，在博物館工作當中，引進數字化、信息技術，將之與博物館藏品管理實際業務需求進行合理性融合，是改善博物館藏品管理的最佳途徑，是順應時代發展，達成博物館自身事業發展目標的重要手段。在今后的博物館藏品工作和相關學術研究中，地市級博物館應持續跟蹤了解國內外藏品管理先進、成熟技術，調研我國各類型博物館藏品管理現狀和面臨的問題，重點關注地市級博物館的工作發展，以此明確地市級博物館業務相關的數字化、信息化技術建設方向，繼續研究基于數字信息技術的全業務流藏品管理系統功能的合理化建議，如將人工智能技術引入藏品識別、檢索，進一步優化相關工作流程，提升信息準確度；同時，要堅持對地市級博物館藏品業務的梳理、探索，跟隨時代和技術的進步不斷完善地市級博物館藏品管理工作，助力博物館事業發展。