高職院校圖書館圖書檔案的數字化建設路徑分析

吳婕妤 湖南機電職業技術學院

高等職業院校的圖書館檔案建設特別是促進其數字化的建設，是伴隨著高等職業院校的教學管理的發展和日積月累所面對的一個嚴峻的問題。從本質上看，高等職業院校在教學和日常的研究服務上，必須提供比較豐富的圖書檔案資料。但是隨著日益增加的各類圖書檔案資料已經形成了新的數量級，如果沒有采取比較科學的方式進行管理，那么高職院校的教師和學生在尋找這些資料的時候，就可能會遇到比較大的問題，無法便捷地找到這些相關的資料。因此，促進高職院校圖書館圖書檔案的信息化和數字化將有助于提高管理效率，對于高職院校更好的提供圖書檔案資料的服務而言，是有積極的促進作用。

一、高職院校圖書館圖書檔案建設與管理的現狀

第一方面，目前高職院校的各類圖書檔案資料領域和類別不斷增加。就目前情況看，高職院校圖書館的圖書檔案資料，包括大量的文本檔案資料以及少量的數字化電子檔案資料。隨著目前高職院校的不斷發展，圖書館的圖書檔案資料服務，其實已經不同于往時的內容與范圍。圖書檔案的管理服務范圍，其實也隨著教學需要的拓展而不斷拓展，海量的圖書館圖書檔案資料，其都必須要按照一定的邏輯進行歸納，而隨著這些檔案資料的多元化，傳統的紙質圖書與目前比較流行的信息化圖書與課件等，都要隨著當前研究和服務的范圍不斷增加，而數量和種類上也不斷增加。最近數年以來，每一年需要歸到高等職業院校的圖書館存檔的檔案資料，其數量非常多，對場地以及信息化儲存都有一定的要求，如果采取比較保守的傳統借閱手段，也都可能會影響到信息化時代下高職院校學生查閱與研究的可能性，這也就導致了這種檔案保存和目前查閱資料之間的矛盾不斷突出。

第二方面，高等職業院校圖書館的圖書檔案資料，使用的次數和程度也都不斷增加。隨著21世紀以來高等職業院校的教育不斷改革，高職院校的招生規模也不斷增加，數以萬計的在校學生都要通過高職院校的圖書館查閱各類圖書檔案資料，因此高職院校的圖書館服務也必須要適應這種新的時代要求。而就目前的情況看，很多高職院校的圖書館的圖書檔案資料還是采取傳統的方式進行歸納，而且最近數年以來，圖書檔案資料的查閱次數和下載次數其實也非常多，很多在校學生、教職員工都要通過這個平臺去下載和瀏覽相關的資料，這些也都意味著數字化處理各種圖書檔案資料的迫切性是比較突出的。

第三方面，高職院校的圖書館圖書檔案資料在使用的覆蓋程度和各個領域也不斷擴大。由于很多歷史方面的原因，大多數情況下，高職院校的圖書館和圖書檔案資料在服務方面主要是為本院校的在職學生以及教職員工提供相關服務，但是對于一些比較有條件的高職院校而言，必須要整合相關的資源，才能夠進一步地拓展服務的覆蓋面，特別是對于周邊的社區以及各類中小學校，也能夠提供一些比較便捷的檔案資料服務。在這種條件下，高職院校圖書檔案資料不斷拓展的服務范圍，也要求著目前高職院校的圖書檔案資料要進一步提高服務效率，這也必須要求高職院校的圖書館在圖書檔案資料的數字化方面要加快進度。

二、高職院校圖書館圖書檔案資料數字化建設的路徑

信息化和數字化實際上都是對圖書檔案資料的各種信息資源，提出了更加具體的要求，這些方式實際上是幫助高職院校的圖書館在利用圖書檔案資料方面，能夠大幅度提升效率，而且還能夠為更廣泛的服務對象提供特殊檔案資料的檢索服務。在幫助院校的圖書館建設過程中，進一步發揮自身的服務功能，還要促進高職院校圖書館所保存的各類紙質的圖書檔案資料進一步數字化，從而為高等院校的圖書館不斷建設與發展提供推動力。

第一方面，高職院校要針對自身的圖書館檔案資料，形成特定的管理服務制度，形成一定的秩序，才能夠為數字化建設奠定基礎。制度是開展一切工作的基礎，在高職院校的圖書檔案資料不斷推進數字化建設的過程中，要形成一定的制度必須要充分地考慮到高職院校自身圖書館和圖書檔案資料的保存狀況，特別是借助當前電子信息化的一些手段，推動高職院校圖書館各類檔案資料的歸檔和保密管理的方式。在推動各類圖書館圖書檔案資料的借閱和查詢等方面，要形成配套的管理制度，而且還要強化人員管理，比如圖書館館員的相關職責，針對他們的崗位情況進行評價和監督，促進圖書館的圖書檔案資料的管理進行量化考核，形成特定的技術指標的。通過圖書檔案資料的最初信息獲取，以及轉化為數字信息導入網絡的過程中，都必須要有一定的監督管理模式，這樣才能進一步地提升工作效率，并且規范圖書檔案資料的管理。

第二方面，高等職業院校的科學規劃思維，要促進高職院校的圖書館的圖書檔案資料，素質建設方面的一些思路，有序推進各類圖書檔案資料的數字化升級。高職院校圖書館推動圖書檔案資料的數字化，就是為各類原有的圖書檔案資料提供更加便捷的檢索方式，為全校的師生以及應服務的其他對象提供良好的學習和實踐服務，這也意味著在庫存的大量圖書檔案資料的整理方面，高職院校要先行一步，提供比較科學的管理模式，充分地發揮原有館藏資料的價值。高職院校的圖書館要發揮出自身的價值，就必須要適應當前全校的需求以及社會服務面的需求，而且還需要進一步地發揮圖書館館員的主觀能動性，特別是充分地開發和運用各種資源，滿足目前在校師生及社會公眾的需求。在管理方面要根據數字化建設的進度，對投入的成本以及產出的效能進行綜合評價與分析，有針對性進行統籌，從而幫助高職院校的圖書館的圖書檔案資料發揮出應有的效果。高職院校要科學進行規劃，特別是通過選擇性和各種鑒定之后，對具有保存價值的圖書檔案資料優先進行數字化處理，避免這些紙質圖書檔案資料保存條件不夠妥善的情況下滅失。高職院校的圖書館在推動圖書檔案資料的數字化方面，針對長期保存和需要永久保存的資料要進行數字化，查閱次數相對比較多且具有地方特色的寶貴圖書檔案資料，也都需要及時進行數字化，這樣才能夠保證高職院校對圖書館在信息化的平臺上可以檢索和使用的。

第三方面，高職院校的圖書館，還要建立健全各種數字化建設的風險控制制度。圖書館在促進圖書檔案數字化建設過程中，必然會面臨著各種資金的使用以及對多數檔案資料的重新掃描與保存等問題，在整個數字化建設的過程中，也存在著一定情況的風險，這些風險包括了數字化建設的投入資金穩定性以及學校的相關制度等方面都有一定的影響。因此，在促進各種資源的有效運用過程中，也要深入考慮到如何進一步加強這些資金和相關的人力資源等在風險方面的防范，高等職業院校要重視圖書館的各項硬件與軟件配套是否符合目前信息化建設的需求，在有必要的情況下申請一定的資金推動這種數字化平臺的建設。數字化建設所涉及的一些信息化資源的情況，還有系統專業人員和管理人員，對于軟件系統開發的持續性等，都會對高職院校數字化建設產生影響。因此數字化的過程中要尊重知識產權，避免出現知識產權糾紛，對于機密的圖書檔案資料，在處理的過程中要依法依規進行數字化的升級，這些都需要一定的風險控制制定這些預案，并且防范可能存在的風險發生。把風險納入到可控的范圍中，避免存在風險的發生，也是推進高職院校圖書檔案資料數字化建設過程中必須考慮的問題。

從上述的分析可以看出，推進高職院校圖書館圖書檔案資源的數字化建設，需要考慮到多個層面，包括對各種資源的有效運用，以及深入研究探討如何推進高職院校原有圖書檔案資料的數字化檢索和使用等。因此，基于這些方面要考慮圖書館在建設過程中的資金資源和知識產權的情況，幫助高職院校的圖書館有效的運用各種資源，調動原有圖書檔案資料，也需要避免產生各種風險，從而保障數字化的建設，能夠有效地服務高職院校的教學與研究。

三、結語

目前新媒體時代和數字化時代，已經來臨高職院校的圖書館圖書檔案資料的發展方向和使用的價值也是需要根據實際的情況進行深入探究，這種數字化的建設必然是一種新的趨勢，才能夠進一步發揮圖書檔案資料，應有的實用價值，服務于學校的日常教學與研究。因此在推動高職院校對圖書館資料數字化的工作過程中，要深入分析廣大師生的使用需求，提高數字化檢索的服務速度與質量，真正推進高質量效率圖書館升級與適應目前高職院校的發展需求。