現代檔案管理中的聲像檔案管理措施研究

周美春

摘要：聲像檔案作為現代檔案常見類型，是以磁性材料或感光材料為載體，以音像為主要反映方式，涉及到政治、經濟、文化等各領域的具有保存價值的音像材料，其在推動社會發展方面發揮重要作用。而聲像檔案管理中也存在一些問題，解決這些問題，探明現代檔案管理中聲像檔案管理的科學舉措，才能帶來現代聲像檔案管理的落地。本文主要就現代檔案管理中的聲像檔案管理問題進行探討，在明確聲像檔案特殊性及利用原則的基礎上，明確其管理的有效舉措，以更好地發揮聲像檔案的價值。

關鍵詞：聲像檔案;管理;現代檔案;舉措

作為現代檔案管理的重要構成，聲像檔案對應的是有價值的照片、底片影片等，其材料載體多元，主要以聲音為主，輔以文字說明。我們在檔案考察利用時，要特別關注聲像檔案，保護并利用好這些生動形象的聲像檔案材料，以真正實現檔案材料價值的發揮，因此研究聲像檔案管理的有效舉措具有現實必要性。

一、聲像檔案的特征

聲像檔案有著自身的鮮明特征，首先聲像檔案生動，給人以時空感和真實感，突破了原有紙質檔案的原始記錄局限。其二，保管難度大。因為聲像檔案載體形式特殊，原件與復制件區分難度大，這也使得聲像檔案收集保管并非易事。其三保管要求高，聲像檔案主要由感光材或者料磁性材料構成，對比紙質載體材料[1]，其對應的保管要求更高。其四依賴性，聲像檔案特殊的形式使其對檔案載體有較強的依賴性，也一般需要相應的媒介來顯示內容，因此在管理中需要確認聲像檔案存儲載體、新設備的兼容性，避免出現檔案遺失損毀的情況。

二、檔案開發利用原則

（一）序化整合原則

很多聲像檔案原始狀態零散殘缺，在利用之前必須歸納整理，序化整合。按照聲像檔案管理的要求，進行檔案材料的全面界定和科學整理，剔除聲像檔案中的重復文件，標注好有保密等級的檔案材料等。序化整合是開發利于聲像檔案的基礎。

（二）突出效益原則

聲像檔案也被認為是智力資源，需要相應的人力、物力、財力建設投入。在聲像檔案管理中，應突出效益原則，堅持效益優先原則[2]，爭取投入最少的人力、物力、財力取得最理想的效益回報，真正發揮聲像檔案的價值，滿足社會利用需求。

（三）善于廣開渠道

聲像檔案的管理、開發及利用應走向市場，配合專欄展示、櫥窗展示、檔案展覽，讓聲像檔案信息得以公布或者編印館藏介紹以及相關的文件目錄，實現聲像檔案的部門傳輸，提高聲像檔案利用率，從而擴大聲像檔案的社會影響力，進一步擴大聲像檔案開發與利用范圍。

三、現代檔案管理中聲像檔案管理的有效措施

（一）建立完善的聲像檔案管理制度

完善的檔案管理制度是檔案管理的參考和依據，鑒于當前聲像檔案管理存在的流程混亂、目標模糊等問題，建立完善的管理制度就是讓一切的檔案管理工作有章可循。以檔案管理制度的規范化建設，實現聲像檔案材料的有序整理[3]。檔案室內材料統一保管，執行嚴格的管理制度，避免檔案流失或損毀，例如聲像檔案的日常管理就需要有明確的制度，對于具有永久保存價值的檔案需要定期向大型點藏館轉移。制度也是聲像檔案管理職責分配的依據，對檔案管理人員檔案管理行為給予指導和約束，以提高聲像檔案管理質量。

（二）提高聲像檔案管理人員意識

我們應高度重視聲像檔案管理工作，各部門、各主體各司其職，各負其責，以讓聲像檔案管理獲得廣泛的社會關注，獲得多主體的支持[4]。提高聲像檔案管理人員檔案管理意識，引導檔案管理人員自覺做好聲像檔案材料的收集，檔案材料收集時有側重且主題突出，反映重大活動的主題、人物、環境及相關內容。在收集聲像材料時要精挑細選，選擇分辨率高、畫面完整、主題鮮明的素材，并科學歸檔，在歸檔時要配以完整的檔案文字說明，使得檔案管理工作科學，讓檔案材料的搜集整理成為檔案管理人員自覺性的行為。

（三）重視聲像檔案的歸檔管理

聲像檔案的歸檔難度較大，也應明確聲像檔案的具體歸檔管理策略，首先是正常移交，將收集到的聲像材料移交給檔案室，檔案室再移交給檔案館。其次，重點單位進行重點材料的收集。特別是一些重要講話的聲像材料應妥善保管。最后要廣泛地進行社會征集，對于散落在民間的聲像檔案材料，相關管理人員應運用發公告等宣傳方式上門尋求或采取有償措施或建立無償捐贈機制的方式去動員采集，以吸納優秀的檔案材料，完成聲像檔案的采集和保存工作。

（四）優化聲像檔案管理隊伍建設

在聲像檔案管理中也應建立良好的檔案管理隊伍，認真做好聲像檔案管理工作。提高聲像檔案管理人員專業技能，職業素養，讓其定期接受教育培訓，了解聲像檔案的作用、整理原則、歸檔方法以及保管保存方法[5]，提高檔案管理人員聲像檔案管理能力，對于聲像檔案管理開發中存在的突發問題，也能有突發應對的能力。檔案管理人員也應重視日常的聲像檔案管理匯報工作，多部門配合，多主體協調，讓聲像檔案管理中的棘手問題得以徹底解決。

（五）關注聲像檔案的保存

聲像檔案與普通的檔案管理不同，在于其保存要求較高，需要根據聲像檔案安全管理的要求做好溫度、濕度、光線等多方面的準備，各個單位必須要全面學習如何保存聲像檔案，將聲像檔案放入密閉的柜子里單獨存放，且考慮周圍的磁場、光源干擾。盡可能地推行數字化存儲，以延長聲像檔案的壽命。目前聲像檔案多是分散保存的，很難及時完全地歸檔和統一，可能現有的聲像檔案并不齊全，也沒有相應的來源說明，且一些聲像資料往往分散在各個部門，達成統一管理的目標還有較大距離，因此，應基于統一管控的思維去明確聲像檔案管理的現實要求，做好基礎性的準備工作，以認真開展聲像檔案管理工作。

（六）重視原始檔案保護

互聯網技術的發展信息海量，這對于聲像檔案管理來說既是機遇也是挑戰，聲像檔案材料來源更廣，信息采集更方便，可以進行網絡檢索，及時獲取素材，也確保聲像檔案保持原貌，不會出現檔案材料失真的問題，也確保了檔案信息采集的高效化。但信息時代檔案材料更新速度快，信息材料魚龍混雜，這對于檔案管理人員來說，要正確辨別、有效篩選，同時基于檔案的信息化建設，也應推行聲像檔案的數字化管理模式，解決聲像檔案數據庫、專題庫等問題。

結束語

技術的不斷發展，檔案的現代化變革勢在必行，聲像檔案作為檔案材料中的常見類型，在現代化的發展背景下，也應積極尋求高效、高質化的管理之路，要端正檔案管理的態度，明確聲像檔案管理的重難點，堅持“對癥下藥”，選取針對性的管理舉措，以提高聲像檔案信息采集效率，提高聲像檔案歸檔管理水平，推動聲像檔案的科學利用。

參考文獻

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