電子信息時代電力檔案管理工作的創新策略

劉洪 國網湖北省電力有限公司恩施供電公司

在當下信息化的發展已經成為了一個主要的趨勢，因此各行各業都需要和信息技術進行有效的結合，從而有效的提高自身的發展水平，這也是當下社會未來的重要發展方向。但是在當下進行信息化發展的過程當中，還有很多問題存在這些問題，嚴重的影響了不同行業的有效發展，也影響了信息技術的深度融合，因此面對這些問題就需要采取有效的措施進行解決，在檔案管理工作當中也同樣是這樣。電力行業一直以來都是我國至關重要的一個行業，關系到我國經濟是否能夠穩定順利的發展，所以說如果這個行業出現了問題有所缺失，或者是面臨一定的發展阻礙，這將會影響我國經濟的進步，在當下需要針對電力行業當中的檔案管理工作更多的去借鑒學習信息技術，從而更好的促進電力檔案工作的有效發展。

一、電子信息時代下電力檔案管理工作存在的問題

之所以電力檔案管理過程當中存在一些問題阻礙著電力行業檔案管理工作的發展，就是因為在當下存在著多個方面的問題，比如說在電力管理檔案工作開展的過程當中，管理人員自身的自主意識不強，理念不先進，應用的管理技術相對比較落后，管理的過程中工作人員積極等等。當然對于管理來說還是因為體制問題的存在，因為應用的管理體制不先進，管理的方法不先進，所以說最終造成的就是電力檔案管理工作開展的水平不斷的下降，不斷的落后。而本文將針對當下阻礙電力檔案信息化發展的幾個方面的問題進行有效的探討，闡述和分析，希望能夠為電力檔案的進一步發展提供一些幫助。

（一）管理人員意識相對落后

在電力檔案管理過程中，管理人員的管理過程至關重要，并且管理人員的思想意識也直接影響了整個檔案管理過程的質量和效率。就目前的情況來看，還存在一些管理人員的思想意識不強，一方面沒能重視信息技術的應用，另一方面也沒能對檔案的動態管理過程加以重視。進而使得整個檔案管理工作難度較大，工作量也比較多，對整體電力企業的發展產生一些障礙。

（二）檔案的提交不及時、建立不合理以及記錄不全面普遍存在

眾所周知，所有檔案資料都是通過企業的日常業務和管理以及記錄資料得到的，自改革開放以來，社會經濟發展顯著加快，對電力的需求逐年增加，這使得更多的電力企業提高檔案管理的要求。然而，一些電力企業檔案管理人員對檔案管理重視不夠。對于一些年份較長的檔案來說，可能在日常管理中因為不夠重視導致發生丟失現象，例如，關于控制文件和合同文件等。在某些情況下，在日常的檔案管理沒有系統化和分類，這些檔案的存放是隨機的，導致同一類型檔案之間缺乏聯系，而且缺乏系統、正確和完整的特性，這大大降低了檔案管理的質量和檔案的實用性。

（三）沒有建立健全的檔案管理相關的規章制度

根據探究我們可以得知，目前有一些檔案管理制度上在很多方面都存在一些問題，比如：包含范圍太廣、時間相對較長等，并且與電力企業的很多部門都有一定的聯系，如：會計、財務、招標等，部門之間也存在檔案管理不當的問題。這主要是因為企業在針對檔案管理方面的制度建設不健全，沒有明確的條文，使得檔案管理過程中出現各種各樣的問題。與此同時，在對不同檔案的管理上也沒有進行恰當的分類，整理過程中也沒詳細的記錄下來，使得整個檔案的應用價值不高。這也直接體現出制度的重要性，它能有效控制檔案管理過程，幫助其他部門有效的利用檔案，將其價值發揮到最大。

（四）檔案管理工作沒有引起相關部門與人員足夠的重視

電子信息時代的到來，使得企業能廣泛應用先進的科技成果，大大提高企業的經濟效益；這導致一些企業的領導人只注重如何獲得更多的利益，因此，忽略了相關項目信息和檔案管理的重要性。目前，企業的檔案沒有專門的存儲空間，在某些情況下，流動性高的檔案更加難以管理。并且有些管理員沒有經過專門培訓，也沒有適當的知識和檔案管理技能，這導致檔案管理過程中出現歸檔不當的現象，導致未完成項目沒有得到適當記錄。除此以外，在檔案管理和查閱方面，由于經常使用和查閱檔案，檔案出現不同程度的破壞，一些原始材料也沒有存入檔案，這對以后管理檔案提高了難度。

二、電力檔案管理工作創新策略

在當下的各行各業都在不斷的創新，相應的在電力行業當中也需要不斷的創新，而檔案管理工作的創新就是至關重要的一部分。檔案管理工作得到了創新，那么相應的電力工作總體的發展水平，也能夠得到進步，能夠更好的對資料進行查閱總結和分析，找到電力行業未來發展的主要方向。創新需要更多的電力行業的工作人員進行主動的探究和分析，而當下我們將根據筆者多年以來的工作經驗進行一一的總結，找到有效的具體的創新方式，希望能夠為工作人員的創新提供一些幫助。

（一）重視檔案管理流程創新

在電子信息時代，檔案管理人員在檔案管理過程中，應結合信息管理理念，使得管理過程進一步優化。主要的管理流程如下：第一，將檔案按照類別進行分類整理，并將檔案收集、檔案整理等過程分開進行。第二，檔案管理人員在工作過程中要明確規定接收檔案的時間和格式，從而有效地提高了檔案管理的效率和可靠性。第三，在管理檔案時，必須優化檔案的數字存儲形式、使用方式等；在檔案資源利用的過程中，必須明確界定檔案的查閱范圍和使用方式。第四，在電子檔案管理中，必須制定數字文件管理的科學標準，完善相關的操作過程，包括在部門操作系統和檔案管理系統之間建立接口，制定接收檔案的標準，有效地提高電氣檔案的收集、歸檔和處理效率。

（二）拓展檔案管理服務能力

要想讓企業在當前信息化時代站穩腳跟，拓展能力才是硬道理，需要重視檔案管理服務過程，提高檔案管理工作的水平，使得服務質量得到質的飛躍。主要有以下幾點。第一，技術和設備是利用信息化手段的基礎，所以需要企業能及時引進，為電力檔案管理系統進行升級，運用多樣的技術來進一步完善管理過程，常見的技術有信息集成技術、數據挖掘技術等。第二，在對檔案管理工具的開發方面，需要電力企業能重視起來，盡可能創造更好的氛圍來進行檔案管理，使得數據信息資源的利用率大大提高。第三，在對信息資源的存儲上，信息化系統的建立必不可少，需要相關的人員能做好相應的準備，使得存儲空間增加，強化系統保障功能，避免出現資源丟失的情況。

（三）整合檔案管理的信息資源

信息資源的整合在電子檔案資料管理過程中至關重要，因此，為了整合電力領域的檔案信息，必須不斷完善電力企業的一體化進程，使得電力檔案的應用價值越來越明顯，電力企業也能實現高效可持續發展。首先，檔案管理員必須加快檔案管理系統與OA系統的連接，通過合理利用OA系統簡化檔案工作，并將信息直接納入檔案管理系統，其次，管理時必須考慮到不同項目的特點，有效處理和收集在非網絡環境中獲得的數據，然后完成數據和信息的傳送，以便有效地保證數據和信息的可靠性，最終，一些視頻、照片、音頻和其他基本文件要保存完好，避免出現丟失現象，對于某些過期的合同、資料等，銷毀時必須有適當的記錄。

（四）重視檔案管理人才隊伍建設

可以說，一個企業的發展離不開工作人員的努力。所以在對電力檔案管理工作上，企業需要重視人才的引進和培養，從根本角度出發，進一步提高工作人員的基本素質，使整個檔案管理隊伍越來越完善。所以，企業需要重視管理人員的培訓工作，從各個方面加深管理人員的管理技能和思想，學習一些新的管理方式來進一步優化管理過程。同時企業還應該提高對于人才的薪資待遇，通過更加優厚的薪酬待遇，吸引更多專業的工作人員參與到電力檔案的管理工作當中來，建立一支專業化程度比較高，能力較強的管理隊伍進行檔案管理，這樣對于電力企業包括整個行業未來的發展都會產生更多的幫助，所以電力企業應該有效的落實這些措施。

三、結束語

總的來說，電力企業的發展實際上離不開檔案管理過程，它直接影響了企業后續的發展。所以，需要企業能格外重視起來，有效利用信息技術和設備，使當前檔案管理模式更加適合當前時代的發展。而如果電力行業不思考應該如何進步，應該如何進行有效的創新開展電力檔案的管理工作，那么最終將會被社會所淘汰，無法滿足當下社會發展，對于電力的需求無法跟上時代進步的腳步。