大數據背景下電子檔案管理創新途徑

陸馨怡 國家廣播電視總局九五二臺

一、大數據背景下電子檔案管理存在的問題

（一）管理人員能力有待提升

這些年科技得到了較好的發展，使得大數據應運而生，并在不同領域得到了較好的應用。在電子檔案管理方面，由于通常會把側重點放在傳統方式上，這就使得電子檔案管理整體水平相對低下。在一些單位部門里，對應的電子檔案管理人員并不是專職崗位，通常為兼職員工，他們本身便有著自己的工作職責，所以并不會去單獨花費時間去了解與掌握大數據，由此便造成電子檔案管理無法和大數據實現高效的融合。還有一些檔案管理人員因為受到年齡的限制，他們對于作為新生產物的電子檔案管理并不會表現出多大的興趣，而在電子檔案管理方面所呈現出的要求更是表現的難以接受。受到上述因素的制約，造成檔案管理團隊存在著能力參差不齊的情況，這就致使電子檔案管理受到了一定的制約，無法發揮出其應有的功效[1]。

（二）電子檔案管理制度有待完善

現今，在一些單位里依舊借助傳統的方式展開檔案管理工作，并沒能夠很好地和大數據技術進行有效的融合，這就使得檔案管理并沒有被優化。這種情況下，便會造成檔案管理機制存在著一定的缺失，比如檔案管理流程呈現出不規范等問題。而在單位管理層方面，則是未能夠對傳統的管理方案展開高效的研究以及處理，這便會造成檔案管理工作顯得相對隨意，未能夠形成管理機制。如次便在檔案管理機制上呈現出不健全有漏洞的情況，勢必將會對所在單位的檔案管理效率造成極大的影響，而且整體的管理質量也會由此下降。致使在檔案管理經過里發生信息遺漏等問題，如若檔案存在丟失或不全的情況，那么則會對整體工作的進行造成負面的影響。

二、大數據背景下強化電子檔案管理的具體措施

（一）提升檔案管理人員的整體能力

第一，應該將側重點放在提升檔案員整體能力方面，只有這樣方可以促使其實現數據信息處理水平的顯著強化，并會由此形成一定的分析能力。還有，應該充分聯合相應的大數據特征展開對應的培訓，由此促使管理員整體能力得以強化。且要將其作為出發點，打造健全的數據庫，這樣在后以后的工作中便會使單數據庫發揮相應的作用。而在這一經過里，在單位管理層方面必須對電子檔案予以足夠的關注，可以將數據庫的維護工作進行外包，由專業的機構負責相應的更新擴展等工作，由此保障電子數據庫能夠實現高效安全的運轉，最終達成支持電子檔案管理的效果。第二，應該充分聯系大數據的具體現實，對檔案管理進行高效的創新，應該充分結合大數據的背景，高效應用大數據數技術實現對檔案管理的改變。應該大力引進可用的先進技術，在進行檔案管理時借助全新的管理理念，從而打造出綜合能力強的檔案管理團隊，促使其能夠更好的掌握所必須具備的專業知識以及技能，并將其作為出發點，持續的強化管理團隊的整體能力，這樣便能夠符合在大數據時代對檔案管理人員所提出的要求。第三，為了能夠保障整個檔案管理工作可以有效進行，在具體工作里必須要結合過去的檔案管理工作對出現的問題展開高效的研判，且對出現的問題進行解決并加以優化，尤其是要完成好創新方面的要求，為整個電子檔案的管理打下扎實的基礎[2]。

（二）增強投入

大數據環境下，如果要實現檔案管理的有效創新，且使得整個檔案管理工作展現出更高的質量，那么在進行具體的管理時則是應該增加相應的設施設備。第一，必須完成好設備的選取工作，由于該項工作的完成通常是借助電腦設施進行，所以必須采購一些存儲功能較好的設施設備。當這項工作結束后，則是應該充分連接檔案管理的具體情況引進相應的電子系統，并將管理系統裝置于電腦設置里，從而給以后所進行的工作打下基礎提供平臺。并且在選取電子系統時，應該從單位的具體實際出發，選取能夠與之相匹配的檔案系統，如果要較好地達成這項工作，則是應該持續強化相應的員工管理，且要聘用一些專業能力強的員工，由此促使電子檔案的效用得以最大程度的發揮。最后，在進行創新工作里應該關注復合型人才的使用，且要聯系大數據背景的相關特點對傳統的方式進行積極的創新，對現有的傳統方式進行持續的優化提升，將創新工作當成著力點，完成好對應的電子檔案管理，并在最大可能上促使該項工作的效率得以提高。

（三）優化以往檔案管理體系

大數據環境下，如果要實現檔案管理質量的提升，則是應該對管理體系進行創新，在具體的工作里應該分階段引入大數據技術，從而打造出全新的電子檔案管理體系。這樣電子檔案管理工作的效率便會得到極大的強化，而如果要對這項工做進行創新則是要在具體的工作里充分聯系所在單位的具體狀況且加以研究，進而打造出能夠滿足所在單位具體要求的管理體系，由此實現檔案管理的規范化作業。

三、結束語

在電子檔案管理方面，其對應的優勢能夠使得檔案保存更加具有效率，且在具體應用時能夠呈現出更好的效率。其存在的不足在于假若管理不當的話，亦或被攻擊，這些都會造成信息出現泄露，造成檔案的安全性大大降低，無法對信息私密性實現有效的保障。所以，在大數據背景下，展開相應的電子檔案管理時，應該選取科學的方式，促使電子檔案管理發揮應有的效用，最終實現檔案管理質量的優化。