淺析核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系優(yōu)化

文/姚彥通

在核電廠建設(shè)與生產(chǎn)運(yùn)行階段，會(huì)產(chǎn)生大量的文件，這些文件在核電廠各項(xiàng)生產(chǎn)活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用，是檔案管理的重要內(nèi)容。作為檔案管理重要內(nèi)容的核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，是文件管理活動(dòng)的“頂層設(shè)計(jì)”和“必要條件”。本文主要以國內(nèi)大型先進(jìn)壓水堆核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理活動(dòng)為對(duì)象，通過梳理和分析，結(jié)合核電廠文件管理實(shí)踐要求，提出應(yīng)該在文件分類體系、基準(zhǔn)文件管理、生產(chǎn)活動(dòng)記錄管理等方面制定幾項(xiàng)文件管理標(biāo)準(zhǔn)的建議，力求為構(gòu)建核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系提供參考

作為傳統(tǒng)文檔管理范疇的檔案管理，相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)很多，標(biāo)準(zhǔn)體系比較完整，能夠滿足和指導(dǎo)核電廠檔案管理的需要。隨著我國核電事業(yè)的發(fā)展，研究如何對(duì)核電廠文件進(jìn)行有效管控，梳理核電生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)核電廠來說是一項(xiàng)具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。分析核電生產(chǎn)運(yùn)行階段文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系，必須基于核電廠生產(chǎn)運(yùn)行的管理實(shí)踐和客觀要求，把文件管理內(nèi)容從檔案管理范疇獨(dú)立出來進(jìn)行思考，如此才能保證建立的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的明確、完整、系統(tǒng)和實(shí)用。

一、文件管理的主要內(nèi)容

結(jié)合核電廠生產(chǎn)運(yùn)行的管理實(shí)踐，確立文件管理活動(dòng)與內(nèi)容：

一是文件管理范圍。對(duì)核電生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系進(jìn)行研究和分析，首先應(yīng)確定和建立文件管理的分類體系。核電生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件總體上可分為上游文件、生產(chǎn)文件、項(xiàng)目文件、綜合職能文件，項(xiàng)目文件在項(xiàng)目竣工后可根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件。

文件的有效控制和規(guī)范管理，是核電廠安全運(yùn)行的有效保障。因此，文件的有效性、規(guī)范性在核電生產(chǎn)運(yùn)行階段顯得特別重要，文件管控也成為文檔工作的主要內(nèi)容，而需要加強(qiáng)文件控制的這部分文件主要指與生產(chǎn)活動(dòng)密切相關(guān)的生產(chǎn)文件。文件體系中的項(xiàng)目文件，指核電生產(chǎn)運(yùn)行階段在基建、科研等項(xiàng)目活動(dòng)中產(chǎn)生的文件，核電項(xiàng)目文件雖然進(jìn)行文件階段的管控，但是主要根據(jù)檔案管理要求進(jìn)行，同生產(chǎn)文件控制有很大的差別。上游文件和綜合職能文件，雖然屬于核電文件分類體系的一部分，但是在文件階段，也不需要同生產(chǎn)文件一樣進(jìn)行文件控制，其主要根據(jù)檔案管理要求進(jìn)行。因此，關(guān)于文件控制標(biāo)準(zhǔn)體系的研究內(nèi)容，主要基于核電生產(chǎn)文件的管理實(shí)踐和控制要求。

圖1 核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段文件分類體系圖

二是文件管理主要活動(dòng)。以國內(nèi)大型先進(jìn)壓水堆核電廠的生產(chǎn)運(yùn)行階段為調(diào)研對(duì)象，可初步確定核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理主要由文件分類體系管理、文件編碼管理、文件收發(fā)管理、電子文件管理、基準(zhǔn)文件管理、生產(chǎn)活動(dòng)記錄管理、生產(chǎn)技術(shù)文件管理、變更文件管理、設(shè)備文件管理、基建項(xiàng)目文件管理、科研項(xiàng)目文件管理、信息項(xiàng)目文件管理、對(duì)外服務(wù)文件管理等13項(xiàng)活動(dòng)構(gòu)成。

二、文件管理標(biāo)準(zhǔn)的適用性分析

眾所周知，核能是我國一大重要的新型能源。作為核能重要的生產(chǎn)單位——核電廠，其科學(xué)安全運(yùn)行是第一要?jiǎng)?wù)。其管控文件管理標(biāo)準(zhǔn)的制定與應(yīng)用，堪稱極為重要。下面對(duì)文件管理標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)用性進(jìn)行一些探索與分析：

一是文件管理標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)狀

在我國各類文檔管理標(biāo)準(zhǔn)中，對(duì)核電生產(chǎn)運(yùn)行階段文件管理體系和具體管控要求涉及的不多，沒有形成具體、完整的文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系。通過梳理和分析，與核電生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理有關(guān)聯(lián)的主要標(biāo)準(zhǔn)列表如表一。

二是文件管理活動(dòng)與現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)應(yīng)關(guān)系

對(duì)核電生產(chǎn)運(yùn)行階段文件管理的各項(xiàng)活動(dòng)與國內(nèi)現(xiàn)有的文件管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的對(duì)應(yīng)關(guān)系進(jìn)行了整理，見表二。

三、文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系分析與建議

通過梳理和分析可以看出，在核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件管理與控制方面缺乏有針對(duì)性的、明確的標(biāo)準(zhǔn)，尤其是對(duì)核電廠生產(chǎn)文件從體系建立、文件編制、升版修訂、使用保管等方面的管理控制，尚不全面也不成體系。如何建立核電廠管理標(biāo)準(zhǔn)體系，筆者通過分析提出以下建議：

建議一，關(guān)于核電廠生產(chǎn)階段文件分類體系與管理要求

核電廠文件數(shù)量巨大，種類繁多，進(jìn)入生產(chǎn)運(yùn)行階段后，文件管理變得更加復(fù)雜，既有大量工程期間形成的“工程文件”，又有生產(chǎn)運(yùn)行期間不斷產(chǎn)生的“生產(chǎn)文件”。對(duì)于核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段文件管理而言，明確文件總體分類體系及管理范圍，明確具體的管理要求，是實(shí)施核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段文件有效管理的前提和基礎(chǔ)。《NB/T20313-2014核電廠運(yùn)行文件體系》，只規(guī)定了核電廠生產(chǎn)文件的種類、編制原則、管理內(nèi)容等，對(duì)項(xiàng)目文件和綜合職能文件的種類、范圍和層級(jí)關(guān)系等沒有規(guī)定，因此，對(duì)于核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段的文件分類體系、管理范圍、層級(jí)關(guān)系、管理要求等有必要制定明確的總體標(biāo)準(zhǔn)——核電廠生產(chǎn)階段文件分類體系與管理要求。

建議二，關(guān)于核電廠基準(zhǔn)文件管理

基準(zhǔn)文件是核電廠加強(qiáng)生產(chǎn)文件控制而產(chǎn)生的一種管理性的文件分類，由上層文件、管理程序、技術(shù)文件三種文件實(shí)體分類組成。基準(zhǔn)文件在核電廠生產(chǎn)運(yùn)行活動(dòng)中長期發(fā)揮職能作用，具有很強(qiáng)的指令性和操作性。基準(zhǔn)文件衍生出的管理概念包括紙質(zhì)受控文件（衛(wèi)星文件）和工作文件。紙質(zhì)受控文件指為方便生產(chǎn)部門實(shí)施現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)活動(dòng)，在核電廠現(xiàn)場(chǎng)指定地點(diǎn)保管的、用于產(chǎn)生工作文件的基準(zhǔn)文件的復(fù)印件。工作文件是用于核電廠運(yùn)行、試驗(yàn)、維修等作業(yè)過程的文件。基準(zhǔn)文件、紙質(zhì)受控文件、工作文件都是為滿足核電廠生產(chǎn)活動(dòng)需要而對(duì)生產(chǎn)文件進(jìn)行的一種管理性的、控制性的分類。

《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》，只對(duì)核電文件的管理職責(zé)、質(zhì)量要求、形成收集進(jìn)行了總體的規(guī)定，缺少對(duì)基準(zhǔn)文件管理的要求。因此，鑒于基準(zhǔn)文件的管理特點(diǎn)和重要作用，有必要制定核電廠基準(zhǔn)文件管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)基準(zhǔn)文件的管理范圍、管理要求、利用方式進(jìn)行具體的規(guī)定和明確。

表一

表二

建議三，關(guān)于核電廠生產(chǎn)活動(dòng)記錄管理

生產(chǎn)活動(dòng)記錄是核電廠生產(chǎn)活動(dòng)過程中產(chǎn)生的事務(wù)性文件、生產(chǎn)記錄和報(bào)告。事務(wù)性文件包括信函、會(huì)議紀(jì)要、商務(wù)文件。生產(chǎn)記錄指核電廠儀器設(shè)備根據(jù)系統(tǒng)設(shè)備運(yùn)行自動(dòng)記錄的原始信息和電站人員對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行的直接真實(shí)記載的信息。報(bào)告包括管理報(bào)告和技術(shù)報(bào)告，是指對(duì)原始記錄或生產(chǎn)管理工作加以分析總結(jié)，給出評(píng)價(jià)性的、結(jié)論性的總結(jié)信息，是記錄的一種表達(dá)方式。

核電廠生產(chǎn)活動(dòng)記錄，在電站生產(chǎn)運(yùn)行活動(dòng)中發(fā)揮重要的憑證和查考價(jià)值作用，記錄著生產(chǎn)活動(dòng)的意圖、思想、數(shù)據(jù)、經(jīng)驗(yàn)，是核電廠生產(chǎn)運(yùn)行活動(dòng)留下的信息財(cái)富和真實(shí)寫照。對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)記錄進(jìn)行完整的收集和系統(tǒng)的管理，能夠?yàn)楹穗娬镜陌踩a(chǎn)和創(chuàng)新發(fā)展提供證據(jù)和依據(jù)，是我國發(fā)展核電技術(shù)的原始材料，具有重要的戰(zhàn)略意義。核電廠對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)記錄采用文檔一體化的管理模式，其管理特點(diǎn)是在文件階段進(jìn)行一定的文件控制，最終又進(jìn)行歸檔管理形成檔案，管理重點(diǎn)是要保證文件的真實(shí)和完整，注重文件的收集、整理和歸檔。

《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》，缺少對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)記錄管理的具體要求。因此，為提升核電廠生產(chǎn)活動(dòng)記錄的管理水平，有必要制定核電廠生產(chǎn)活動(dòng)記錄管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)生產(chǎn)活動(dòng)記錄的分類體系、管理要求、利用方式進(jìn)行規(guī)定和明確。

建議四，核電廠生產(chǎn)技術(shù)文件管理

核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段技術(shù)活動(dòng)產(chǎn)生的技術(shù)文件，特點(diǎn)是指導(dǎo)電站安全可靠運(yùn)行的所有技術(shù)活動(dòng)，對(duì)技術(shù)路線、技術(shù)方法及總的技術(shù)要求進(jìn)行明確。技術(shù)文件從內(nèi)容上講，一部分由工程技術(shù)文件轉(zhuǎn)化而來，一部分是根據(jù)生產(chǎn)運(yùn)行活動(dòng)需要而由核電運(yùn)營者編寫。

核電廠生產(chǎn)技術(shù)文件，需要對(duì)文件的規(guī)劃形成到生效發(fā)布直至失效作廢的全生命周期進(jìn)行管理，需要對(duì)文件分類、編碼、模板、審批發(fā)布、利用等各管理環(huán)節(jié)進(jìn)行控制。當(dāng)前，我國核電行業(yè)對(duì)生產(chǎn)技術(shù)文件進(jìn)行先進(jìn)性的管理控制，主要依靠文件控制系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)去實(shí)現(xiàn)。文件控制系統(tǒng)嵌入在核電廠生產(chǎn)管理系統(tǒng)之中，能實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)技術(shù)文件“從生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中來，到生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中去”，能最大限度地滿足核電廠對(duì)技術(shù)文件的需求，從文檔管理角度講，能實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的前端控制和全程管理。生產(chǎn)技術(shù)文件歸檔后又轉(zhuǎn)至檔案管理系統(tǒng)，這樣方能保證核電廠文檔管理體系和利用體系的完整性。

《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》缺少對(duì)生產(chǎn)技術(shù)文件管理的具體要求。因此，鑒于生產(chǎn)技術(shù)文件的重要性，有必要制定核電廠生產(chǎn)技術(shù)文件管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其形成、分類、編碼、審批、利用等管理提出具體管控要求，并明確如何通過管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文件的前端控制和全程管理。

建議五，核電廠運(yùn)行階段設(shè)備文件管理

核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段在基建項(xiàng)目、設(shè)備采購、變更管理、信息系統(tǒng)建設(shè)等活動(dòng)中產(chǎn)生的項(xiàng)目文件，在項(xiàng)目結(jié)束后可根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件，而對(duì)于設(shè)備采購中產(chǎn)生設(shè)備文件，這種特點(diǎn)尤為明顯。設(shè)備文件指在設(shè)備設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收過程中形成的與設(shè)備實(shí)體一致的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、照片等各種形式載體的文件材料。主要由設(shè)備設(shè)計(jì)文件、設(shè)備制造完工文件、設(shè)備安裝及調(diào)試文件、監(jiān)造文件、開箱檢驗(yàn)文件等組成。

設(shè)備文件在管理分類上屬于項(xiàng)目文件，主要依據(jù)檔案管理要求按照項(xiàng)目文件的管理方式進(jìn)行管理，在內(nèi)容屬性上，項(xiàng)目結(jié)束后設(shè)備文件可根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件，內(nèi)容上又納入在生產(chǎn)文件中進(jìn)行管理。和生產(chǎn)活動(dòng)的密切相關(guān)，內(nèi)容上又具備生產(chǎn)文件屬性，決定設(shè)備文件單純依據(jù)檔案管理要求進(jìn)行管理無法充分滿足核電廠對(duì)設(shè)備文件的管理和利用需求。

《GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《DA/T28-2018建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》三份標(biāo)準(zhǔn)，只規(guī)定了設(shè)備文件作為項(xiàng)目文件屬性的管理要求，缺少其作為生產(chǎn)文件屬性的管理規(guī)定。因此，鑒于設(shè)備文件的重要性和復(fù)雜性，有必要制定核電廠運(yùn)行階段設(shè)備文件管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其管理內(nèi)容、要求、方法在生產(chǎn)文件屬性方面進(jìn)行規(guī)定和明確。

建議六，核電廠運(yùn)行階段變更文件管理

對(duì)于核電生產(chǎn)運(yùn)行階段變更管理活動(dòng)中產(chǎn)生的變更文件，在項(xiàng)目結(jié)束后也可根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件。為加強(qiáng)核電廠機(jī)組生產(chǎn)運(yùn)行性能，必須不斷地對(duì)核電機(jī)組的構(gòu)筑物、系統(tǒng)、設(shè)備部件等進(jìn)行實(shí)體或功能上的改變，從變更改造的申請(qǐng)、設(shè)計(jì)、實(shí)施到竣工關(guān)閉整個(gè)管理過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的管理性文件、影響性文件和結(jié)果性文件，統(tǒng)稱為變更文件。

變更文件在管理分類上屬于項(xiàng)目文件，主要依據(jù)檔案管理要求按照項(xiàng)目文件的管理方式進(jìn)行管理，在內(nèi)容屬性上，項(xiàng)目結(jié)束后變更文件可根據(jù)生產(chǎn)活動(dòng)需要轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)文件，內(nèi)容上又納入在生產(chǎn)文件中進(jìn)行管理。和生產(chǎn)活動(dòng)的密切相關(guān)，內(nèi)容上又具備生產(chǎn)文件屬性，決定了變更文件單純依據(jù)檔案管理要求進(jìn)行管理無法滿足核電廠對(duì)變更文件的管理和利用需求。

《GB/T11822-2008科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》《DA/T28-2018建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《EJ-T1225-2008核電文件檔案管理要求》三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，只規(guī)定了變更文件作為項(xiàng)目文件屬性的管理要求，缺少作為生產(chǎn)文件屬性的管理規(guī)定。因此，為提升核電廠生產(chǎn)階段變更文件的管理水平，有必要制定核電廠運(yùn)行階段變更文件管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)其管理內(nèi)容、要求、方法在生產(chǎn)文件屬性方面進(jìn)行規(guī)定和明確。

總之，核電廠生產(chǎn)運(yùn)行階段文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)是一項(xiàng)長期的工作，是文件管理努力的重要方向。通過對(duì)文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的完善和構(gòu)建，以實(shí)現(xiàn)對(duì)核電廠文件管理活動(dòng)的指導(dǎo)，強(qiáng)化文檔管理工作的價(jià)值，促使核電廠科學(xué)、安全、文明、有序的運(yùn)行，為我國的核能源事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。