如何做好國有企業(yè)密級檔案的管理工作

文/劉 葭

國有企業(yè)密級檔案是檔案的重要資源。如何做好國有企業(yè)密級檔案的管理，確保其安全與有效利用，實為企業(yè)保密和檔案管理工作的重要內(nèi)容。本文從分析國有企業(yè)密級檔案管理現(xiàn)狀入手，提出了搞好國有企業(yè)密級檔案管理的舉措

國有企業(yè)密級檔案是國企在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，形成的涉及一些企業(yè)或者國家秘密的具有保存和參考價值的資料，涉密檔案的安全，涉及國有企業(yè)經(jīng)濟信息和商業(yè)機密，事關(guān)企業(yè)的生存與發(fā)展。因此，做好國有企業(yè)密級檔案的管理，確保企業(yè)和國家密級信息的安全，是企業(yè)保密和檔案管理工作的重要內(nèi)容，萬萬不可掉以輕心。

一、國有企業(yè)密級檔案管理現(xiàn)狀

近些年來，特別是黨的十八大以來，國有企業(yè)密級檔案的管理，隨著檔案事業(yè)的發(fā)展，總體來講，其管理水平有了長足的進步與提升。然而當(dāng)前，面對新時代、新形勢、新任務(wù)的總體要求，國有企業(yè)密級檔案管理的現(xiàn)狀尚不盡人意，其問題主要表現(xiàn)在：

一是國有企業(yè)對密級檔案管理重視程度不夠。企業(yè)所處的競爭環(huán)境，在生產(chǎn)和經(jīng)營發(fā)展過程中，重發(fā)展和經(jīng)濟效益，輕檔案管理和安全保密的現(xiàn)象較為普遍，從企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者到普通工作人員，甚至是檔案管理人員對密級檔案的重視程度不夠、保密意識不強，認為密級檔案與普通檔案一起保管即可；有的一般工作人員認為密級檔案的保管是檔案管理人員的事情，與自己沒有關(guān)系；有的員工甚至對檔案內(nèi)容比較感興趣，對所了解到的敏感信息缺乏保密意識，在不經(jīng)意間泄露。泄密事件大多發(fā)生在無意之中，分析原因大多數(shù)都是與涉密者缺乏保密意識有關(guān)，如在使用U盤或談話中，不經(jīng)意外泄秘密信息，給企業(yè)、甚至給國家造成損失。

二是國有企業(yè)密級檔案管理硬件投入不夠。根據(jù)國家相關(guān)法律規(guī)定，各單位必須建設(shè)獨立的檔案庫房，作為維護檔案安全的物理屏障。檔案庫房的管理，是密級檔案管理的重點，但是現(xiàn)階段多數(shù)企業(yè)并沒有重視檔案庫房的管理，甚至以地域限制，辦公場所不夠為由，沒有設(shè)立專門的檔案庫房，還有的單位將檔案資料直接存于檔案管理人員辦公室，或者將檔案庫房和閱覽室、辦公室“三室合一”使用，保證檔案存儲安全應(yīng)該配備的“八防”設(shè)施配備不齊全，或干脆沒有，大大降低了檔案管理的安全性，增加了密級檔案的泄密風(fēng)險。

三是國有企業(yè)密級檔案管理制度不健全。國有企業(yè)一般涉密檔案數(shù)量不多，對涉密檔案的重視程度不夠，密級檔案管理制度不完善，甚至沒有相應(yīng)的管理制度，使工作人員對涉密文件和涉密檔案在流轉(zhuǎn)和管理方面沒有標(biāo)準(zhǔn)可參考，沒有制度可遵守，對于涉密文件和涉密檔案的管理自然就比較松散，不僅沒有獨立的保險柜存放，和普通文件、檔案放在一起保管，甚至可以不經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，隨意拿出來使用，這樣的管理方式，大大增加了涉密信息外泄的可能性，對企業(yè)和國家在信息保密方面都存在安全隱患。

四是國有企業(yè)內(nèi)部各部門協(xié)調(diào)配合不到位。涉密文件材料從收文流轉(zhuǎn)到歸檔管理，并不僅僅只在某一個部門，有時會涉及兩個或多個部門。這樣在管理檔案工作中，就可能存在部門之間不協(xié)調(diào)、不配合的情況，如，個別部門出于方便使用，將涉密文件材料留存于手邊不整理歸檔；以工作繁忙為由，不及時整理歸檔，將文書檔案歸檔長時間拖延；調(diào)閱檔案資料時，以緊急為由，不履行調(diào)閱手續(xù)；還有借閱檔案不按時歸還等等，這些現(xiàn)象都是違反檔案管理規(guī)定的，不利于檔案資料的安全和保密。

二、做好國有企業(yè)密級檔案管理工作的措施

客觀現(xiàn)實表明，做好國有企業(yè)密級檔案管理工作無論對企業(yè)的發(fā)展，還是對檔案管理水平的提升都非常重要。為此，提出以下有效措施：

一是加強密級檔案保密宣傳工作，提升員工保密意識。企業(yè)管理人員要不斷增強做好密級檔案管理工作的責(zé)任感和使命感，加強檔案保密宣傳工作的力度，積極組織企業(yè)員工學(xué)習(xí)《保密法》《檔案法》《公司法》等相關(guān)法律法規(guī)，尤其是檔案和保密業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)。多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，是加強檔案保密建設(shè)的客觀要求，要將檔案保密教育工作常態(tài)化，經(jīng)常在各種會議，不同場合，強調(diào)檔案保密工作，宣講保密法律法規(guī)，告誡每位員工檔案保密的重要性，講明泄密的危害和后果，增強每位員工的檔案保密意識，堅決防止和克服僥幸心理，杜絕無意識泄密，只有從思想上和行動上都高度重視，才能做好密級檔案管理工作。

二是完善密級檔案管理制度建設(shè)，將保密責(zé)任落到實處。密級檔案的管理對于國有企業(yè)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，國有企業(yè)必須建立完整的密級檔案管理制度，以確保密級檔案管理工作有章可循。如：“密級檔案管理辦法”“總部檔案室保密管理制度”“密級檔案調(diào)閱制度”等管理制度，密級檔案管理制度應(yīng)嚴密而簡明，便于執(zhí)行。企業(yè)還要制定“企業(yè)員工保密守則”，從領(lǐng)導(dǎo)到員工均應(yīng)簽訂保密責(zé)任書，明確各級領(lǐng)導(dǎo)、員工的保密責(zé)任，企業(yè)負有監(jiān)督、考核和追究的責(zé)任，確保涉密檔案從產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)到歸檔移交各個環(huán)節(jié)操作規(guī)范，保證密級檔案安全不泄密。如筆者所在的陜西地礦集團有限公司將集團總部可能接觸到密級文件和檔案的領(lǐng)導(dǎo)、員工，根據(jù)接觸密級文件、檔案程度的不同，劃分不同的涉密等級，并簽訂保密責(zé)任書，明確保密責(zé)任擔(dān)當(dāng)，確保密級文件和檔案的安全，這種做法很好，應(yīng)予堅持與效仿。

三是規(guī)范密級文件流轉(zhuǎn)程序，為密級檔案管理打好基礎(chǔ)。根據(jù)筆者多年管理文書檔案的經(jīng)驗，深感文件材料前期的收文流轉(zhuǎn)工作對文件材料的收集整理歸檔工作的重要性，如果文件材料前期流轉(zhuǎn)比較混亂，后期收集整理歸檔文件材料，將會遇到收發(fā)文不在一個部門、有請示找不到批復(fù)、有報告找不到通知等一系列問題，致使檔案收集不全，影響檔案的完整性，從而降低檔案的利用價值。而密級文件，因其本身的特殊性，更需要做好前期的收文流轉(zhuǎn)工作，才不會導(dǎo)致密級文件在流轉(zhuǎn)、辦理、整理歸檔階段，發(fā)生遺漏和泄密情況。筆者所在的陜西地礦集團有限公司為了更好的加強密級文件的管理工作，規(guī)定密級文件只能從行政文書和黨委文書兩個渠道收文流轉(zhuǎn)，如遇到需要辦理的密級文件，則將密級文件暫簽主辦部門，由主辦部門負責(zé)保管承辦該密級文件，待辦理完成后，將密級文件和辦理件一并歸還收文部門，由行政或黨委部門立卷人員保管，待第二年歸檔季一并整理歸檔。這樣的流轉(zhuǎn)方式，確保密級文件從收文到歸檔的過程中，不會發(fā)生遺漏、丟失、泄密等情況；并且每一步都有明確的責(zé)任者，此種做法簡潔有效，責(zé)任分明，步步到位，環(huán)環(huán)緊扣，這樣對密級文件的保護十分有利。

四是加強密級檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為密級檔案管理提供保障。檔案庫房管理是密級檔案管理的重點，要管理好涉密檔案，必須建設(shè)符合國家標(biāo)準(zhǔn)的檔案庫房，才能為密級檔案提供重要的基礎(chǔ)保障。檔案庫房首先要按國家規(guī)定獨立設(shè)立，與辦公室、閱覽室完全區(qū)分開，面積要結(jié)合企業(yè)發(fā)展需要，滿足檔案儲備的增加需求，并且要配備完整“八防”設(shè)備，保證檔案有最適合的存放條件，確保檔案能得到有效防護；其次，制定嚴格的庫房管理制度，配備專人管理，禁止無關(guān)人員入內(nèi)，才能確保檔案保密工作有效進行；再次，在檔案庫房內(nèi)要將密級檔案和非涉密檔案分開保管，按國家規(guī)定，配備帶鎖的移動密集檔案架，或帶密碼鎖的鐵質(zhì)保險柜，單獨存放密級檔案，確保密級檔案的安全；最后，要定期清點核對密級檔案的數(shù)量，及時發(fā)現(xiàn)和清除檔案庫房中的安全隱患，確保密級檔案的安全。

五是提升檔案管理人員素質(zhì)，確保密級檔案管理安全可靠。檔案管理人員作為密級檔案管理的主體，其政治素質(zhì)和管理能力是保證密級檔案安全的關(guān)鍵。首先，檔案管理人員要有高度的政治素質(zhì)和保密意識，密級檔案涉及企業(yè)和國家秘密，企業(yè)檔案管理人員可以接觸到最核心的密級檔案，他們的保密意識強弱和政治責(zé)任感，直接決定密級檔案的安全程度；其次，檔案管理人員要有過硬的專業(yè)素質(zhì)，熟悉密級檔案管理工作的各項法規(guī)和規(guī)定，熟悉檔案管理工作業(yè)務(wù)知識，嚴格執(zhí)行符合本企業(yè)情況的密級檔案管理制度，確保企業(yè)密級檔案的安全；最后，保證檔案管理人員的相對穩(wěn)定性，檔案管理人員是密級檔案的最直接接觸者，如果頻繁更換檔案管理人員，等于增加密級檔案閱覽率和泄密風(fēng)險，所以企業(yè)密級檔案管理人員應(yīng)該保持相對穩(wěn)定，如簽訂最低服務(wù)年限，最大限度的保證管理人員的穩(wěn)定，有利于密級檔案安全。

綜上所述，國有企業(yè)密級檔案的管理工作非常重要。可是時下仍存在一定的問題，為確保國有企業(yè)又快又好的發(fā)展，必須高度重視密級檔案管理工作，采取有效措施提升密級檔案管理水平，使企業(yè)、國家機密得到有效保護，方能為國有企業(yè)的安全穩(wěn)步發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。