以工程檔案依法管理保障武都引水工程建設管理

雷 強

(四川省綿陽武都引水工程建設管理局，四川 綿陽，621000)

1 工程檔案依法管理的意義

水利工程建設作為國家基礎設施建設的重要內容之一，是國家戰略基礎投入，在改善水生態環境、提高水資源利用效率和水平、促進工農業生產和調節區域水資源平衡等方面具有重要作用。水利工程建設是一項長期復雜系統工程，建設周期長，投資大，涉及范圍廣。工程檔案的依法收集整編和依法管理不單關系工程按照設計規范和要求完成竣工驗收、投入正式運行，更關系工程后期運行維護、依法管理維權等。因此，工程檔案的依法管理是水利工程依法管理的保障和基礎。

2 工程檔案依法管理工作實踐

武都引水工程，是四川省第二大灌溉水利工程，四川“五橫六縱”調水規劃的大型骨干水利工程，以防洪、灌溉為主，兼有城鄉供水、生態環保等功能。工程控灌綿陽、遂寧、廣元和南充4市11縣(區市)，灌面30.65hm2，受益人口700余萬。工程1988年全面開工建設至今，工程檔案與工程建設同步，現存有文書檔案6838卷，共計17671件；工程航測圖4500張；會計檔案共計3672卷；一期工程竣工檔案939卷，科技檔案1662卷，底圖2794張；下屬武都水庫管理中心存有武都水庫工程檔案10748卷，2018年通過竣工檔案專項驗收。二期灌區在建期間工程檔案由現場項目部負責收集，實行年度檢查審核制度；一期灌區各管理單位設檔案室負責本單位文書及零星工程檔案管理，接受局檔案室指導監督。根據實際需要，我單位機關檔案室面積近600m2，按照專業分級設置文書、會計、工程檔案分類保存，實行紙質、電子同步錄入存檔、查詢和統計。目前，管理局檔案管理和下屬沉抗水庫管理處達到省一級標準，渠首處達到省二級標準。

2.1 重視檔案管理法律法規執行

工程檔案管理政策性強，要求高，規范性強，武引檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》和各級檔案行政主管部門制定的工作規范、條例。在四川范圍內，依據《四川省檔案工作規范化管理辦法(試行)》《四川省機關檔案工作規范化管理標準》《四川省企業、科技事業單位檔案工作規范化管理標準》和《四川省各級檔案館工作規范化管理標準》。除上述法規外，水利部專門就水利工程檔案管理制定行業規定，有《水利檔案工作規定》和《水利工程建設項目檔案管理規定》。按照上級檔案管理法律法規，我單位通過制定了《檔案管理辦法》《工程檔案收集整理規定》《武引工程檔案工作規定》《武引檔案管理制度》等規范文件，確保了武引工程檔案管理的規范化。

2.2 重視檔案業務人員培訓培養

檔案管理的重要抓手在于人才隊伍建設，建立符合工作需要的檔案專業技術隊伍。在具體工作中，我單位一是堅持人員培訓培養“向前看”，即在工程建設期間即重視檔案人員培養，從年輕職工中選拔優秀人員全程參與工程建設檔案資料收集，在工程現場組建資料室，作為檔案人員培養的第一站，為后期工程竣工檔案整編奠定人才基礎；二是堅持人員培訓培養“向外走”，建立與省、市檔案部門長期業務聯系合作，定期組織內部業務培訓，選派檔案人員參加國家、省、市舉辦的各類檔案專題培訓班、研討會和現場實踐，使檔案人員了解和熟悉行業動態，為全面高效開展工作打下堅實基礎；三是堅持人員培訓培養“向內看”，充分整合檔案專業技術人才優勢資源，開展有效的“傳幫帶教”工作，每年定期組織在系統內開展業務工作指導、交流檢查，每年下屬單位檔案管理人員集中到機關檔案室開展業務突擊，在具體操作過程中提升業務能力。與此同時，機關檔案室認真組織各單位橫向交流，通過集中辦公、集中檔案整編等，既做到了練兵，又加強了業務知識傳授，確保了業務人才的持續穩定。

2.3 重視檔案管理規范化建設

依照《檔案法》《檔案法實施辦法》和《四川省檔案管理條例》等法律、法規，不斷強化機關檔案工作，加大對下屬單位和工程建設管理單位檔案業務指導和監督力度，開展文書立卷“當年清”工作，對上年度形成的各類有保存價值的文件材料全部整理歸檔。在做好文書檔案工作的同時，我們還注重了聲像、照片、電子文件等檔案的收集整理，從源頭上確保檔案資源在載體和門類上的齊全完整。結合實際，制定了《武引局檔案管理制度》，指定專人負責管理，做到隨辦隨歸，開口管理。制度管理上做到了嚴格管理，規范使用，保證了檔案管理工作的正常運轉。武引對各類檔案的建立，堅持“四個統一”，即明確統一的檔案盒、統一的檔案袋、統一編碼和代碼、統一檔案柜。為了依法、規范、有序地整合檔案資源建設，對檔案的收集，武引確定專人嚴格按照業務規范標準進行核查把關，凡不符合規定要求的檔案一律不得歸檔，并按規范標準進行重新整理；凡符合規范標準歸檔的檔案，按檔案類別規范標準注冊、編目，及時入庫上架。管理局對所有的信息檔案經整理后，以電子文檔的形式歸檔，極大地提高了檢索速度和檔案的質量。在調檔、更新、歸檔過程中，都使用計算機查詢，按照提示信息查閱，工作效率明顯提升。

2.4 重視檔案資料依法利用

檔案管理工作最終目的不是收集存檔，而是充分利用其服務性的特點，為工程建設服務。近年來，特別是工程建設后期，檔案的服務性體現的尤為明顯，為我單位工程建設管理、精神文明建設、土地確權劃界、房屋產權核定、法律訴訟等方面提供了可靠、有效的依據和憑證，獲得了巨大的經濟和社會效益。在檔案利用服務上，我單位建立完善借查閱制度，出臺規范文件明確借查閱審批流程、時限、范圍等，杜絕了檔案資料流失、損壞，確保了檔案充分利用。在利用服務上，我單位堅持檔案服從服務工作大局原則，做到準確完整提供，確保了武引工程建設和管理工作順利進行。2020年武引二期灌區江油中小工程境內發生隧洞垮塌，時稱“5.22”事故，經7天8小時救援，3名被困人員成功獲救。事后相關單位和人員受到不同程度追責問責。因我單位在事故處置和調查階段檔案資料準確完整提供，特別是涉及安全生產監管方面檔案完備，故最后免于追責問責；在沉抗水庫移民集體上訪問題處置中，通過完整利用檔案資料，揭示出移民全流程工作，妥善化解群眾疑慮，信訪問題得到妥善處置；在工程重大設計變更審批中，武引工程檔案完整提供設計、施工、監理和現場檔案資料，為專家評審和上級審批提供了有力支撐，解決了武都水庫調概、移民資金使用、二期灌區重大項目設計變更等諸多問題。

2.5 重視檔案信息化建設

為適應現代化辦公的需要，我單位在緊密結合日常辦公需求的基礎上，對武引工程網辦公系統功能進行了改進，增設了信息上報系統、公務交辦系統、督辦系統、緊急公文系統、資料管理系統、郵件系統等，全方位保障了各項工作的有效開展。同時，預留各單位靈活配置的空間，可根據單位的需求對流程和事務進行定制，開發適合本單位需求的業務流程。為保證公務辦理中信息的安全和保密的要求，新平臺采用專網運行的方式，要求統一接武引工程網，實行專人專機管理，并與互聯網和電子政務網進行嚴格的物理隔離，杜絕計算機在內外網之間交叉使用，從技術上保證了系統運行的安全性，避免了泄密和安全事故的發生。

3 推進工程檔案依法管理的思考

3.1 樹立法治意識是前提

堅持依法治水管水的前提，就是必須堅持依法加強檔案管理。必須嚴格執行《中華人民共和國檔案法》和《水利檔案工作規定》，做好工程檔案前置，即在合同中向中標單位約定檔案驗收、移交義務，在工程開工前落實檔案收集整理管理辦法和要求；做好工程檔案過程監管，即對合同、變更協議、證照等實行上交備案制度，對年度檔案整理情況斗硬考核檢查；做好工程檔案驗收，即按規定組織工程檔案驗收，進行專項移交及存檔保管。

3.2 強化組織領導是核心

檔案管理在于常態化，大量工作在平時。要建立完善工作組織領導體系，明確責任和職責，做到有人負責，有人管理；實行檔案工作目標考核，納入年度工作目標同部署、同檢查、同考核，杜絕重建設推進、輕檔案管理；切實加大人員、設備和管理投入，組織抓好人員日常培訓和檔案法規、保密制度教育，強化管理工作達標驗收，按規范抓好檔案管理。

3.3 加強隊伍建設是基礎

鼓勵檔案管理人員加強業務培訓和專業提高，多提供檔案管理人員參與全局性工作的機會，采取對外交流、對上學習、對下培訓的方式選拔提高管理人員職業能力。每年，我單位均組織安排、聘請檔案專家對武引系統檔案人員進行系統培訓，積極派出檔案管理人員參加省、市業務主管單位組織的各類業務學習，支持檔案室人員與上級業務主管單位的專家老師進行聯系溝通。

3.4 嚴格制度執行是保障

我單位檔案嚴格按照“三同步”(工程設計與檔案工作同步；工程施工與檔案工作同步；工程竣工驗收與檔案工作交付驗收同步)要求，實行全過程跟蹤管理。局檔案室按要求建立健全了檔案保密、利用、保管、借查閱等制度，做到檔案制度上墻管理。針對外單位人員如監理、施工等單位人員前來借查閱相關項目檔案，必須嚴格履行借閱手續。

3.5 創新檔案管理載體是舉措

隨著科學技術不斷進步，我單位檔案工作除做好常規化管理之外，不斷加快數字化檔案建設。2012年開始，我單位文書檔案實現全數字化管理，項目檔案通過計算機系統實現過程處理全部程序化，針對目前在建的武引二期灌區金峰水庫工程，我單位投入資金十幾萬，購入全數字高清視頻監控系統，對施工全過程實現24h監控，監控數據刻錄成碟，以此作為電子檔案的一項重要內容永久保存，不僅多形式多角度地監督了工程建設過程，還進一步確保了項目實物檔案和數字化檔案同步建設。

4 結語

工程建設單位工程檔案、文書檔案和會計檔案等的依法管理，是工程建設和運行管理依法進行的重要保障。只有嚴格執行項目建設檔案法律法規，從根本上落實依法建檔歸檔制度措施，并切實加強后期檔案依法管理和利用，才能有力維護項目建設的嚴肅性、規范性，促進項目和工程依法建設、依法運行、依法管理。