財務數字化轉型的路徑與方向

夏園園 浙江紅蜻蜓鞋業股份有限公司

我們應該如何運用新技術進行財務轉型？以下就商旅平臺、OCR 技術、RPA 技術方面做介紹。

一、商旅共享平臺的應用為價值鏈賦能

大部分企業差旅報銷存在的問題：1.報銷人員的角度：①一次出差一堆發票，開票、保管票、貼票整理費時繁雜；②差旅標準不清晰，員工事后報銷，超額不能報銷；③發票抬頭開錯、假發票等；④報銷審批流程時間過長，資金預支或墊資到賬慢。2.財務的角度：①事后審核，人員職級地域標準不同，全靠人肉，審核工作效率低；②票據不能清晰顯示行程，如出租車票、定額票等；③各種票據價格高低，沒有監督管理的機制，差旅制度執行乏力；③員工備用金管理，預支、催收等工作，時間成本高。

通過商旅平臺的應用，可以達到以下的效果：1.商旅平臺包括酒店、機票、火車、用車，涵蓋了出行的大部分內容，行程數據的系統實時傳送，使行程透明化，可以進行大數據分析。2.費用與企業對公結算，員工個人不需要支付或墊付，不需要找商家開票及保管發票、貼票整理，填寫報銷單，簡化員工報銷流程，員工滿意度提高；3.商旅按月匯總開票給企業，財務按周期（30+30）支付或者充值預付商旅平臺，財務無須和員工一一對接，支付從頻繁的公轉私變為公轉公支付，財務報銷審核、支付工作量都大量的減少；4.做到業財協同，我們說業務發生之后才傳遞信息給財務，這樣的財務永遠是滯后的。通過OA 與商旅平臺系統對接，商旅平臺的交易、訂單信息實時同步企業系統，從事后審批變事前事中管控。5.通過實時系統數據交互，可以與企業費控、預算等對接，進行費控、預算管理，提升管理效能。

差旅是企業費用支出中發生最基礎最頻繁的動作，本人認為商旅平臺的應用，實現事前管控讓行程更透明，新技術融合提升服務水平，是財務數字化轉型的重要一環。目前市場上做的比較成熟的有攜程商旅、阿里商旅等。攜程商旅起步的時間比較早，產品豐富，阿里商旅是在2016 年起步，時間相對晚些，但阿里強大的技術驅動，使用釘釘的企業，由于商旅平臺可以和釘釘的組織架構、員工考勤無縫對接，可以擇優選擇阿里商旅。按月結算商旅平臺會收小比例的服務費，但從管理角度，審核崗、支付崗各個環節工作量減少，人員減少，由于員工行程更加透明，以及管理機制的落實也能節約時間與人力成本。做到數字化轉型的同時，總體不會增加企業費用負擔。企業可以根據自身規模大小及IT 技術能力選擇系統對接或者不對接，小公司IT 能力有限，不做系統對接，也可以直接用商旅平臺，但做系統對接后，從事后控制為事前、事中控制審批，管理效能更突出。

二、OCR 識別及影像處理技術在財務上的應用

發票是整個財務系統中非常重要的部分，發票信息的采集、核驗通過手工錄入需要投入大量的成本和時間，效率低還容易出錯，是讓財務人員非常頭疼的問題。OCR識別及影像處理技術在財務上的應用，主要就是各種票據的識別功能，以及發票的采集、核驗、查重、驗真等。OCR 識別及影像技術的主要應用有①OCR 識別可以提取增值稅專用發票、火車票、機票行程單、定額發票、銀行電子回單等各類票據票面信息，并按照票據類型進行分類匯總供其它業務系統使用，減少員工的手工錄入，提升發票錄入效率，增強員工滿意度。②可以進行發票的查重管理，防止重復報銷。現階段，電子發票的普遍應用，電子發票無紅章，可多次打印，查重管理就變得必不可少。③驗真功能。影像技術科技公司通過與航信、百望金稅科技公司形成與國稅的接口對接，支付一筆很小的費用，進行發票查驗的功能，對發票的真假進行核驗，核驗之后還可以反饋整個票面的信息，生成相應的票據臺賬。④合并展示功能。通過影像系統與企業ERP 系統、資金系統、OA 系統等各系統的交互，實現銀行回單、報賬單原始單據、記賬憑證以及審批業務流的單據合并展示，使整個業務線索清晰明了、精準全面。

三、RPA（機器人流程自動化）技術的在財務上的應用

RPA 不是能夠說話、行走的實體機器人，是一類自動化軟件程序，是基于桌面記錄的自動化軟件，它可以通過理解已有的應用和用戶界面使用，能夠基于明確規則的常規，模擬人機交互工作，并進行自動校驗和流程檢查。更直觀的說，就是模擬人的操作行為，完成在電腦上的大量重復性、定義清晰、有固定邏輯的很少有意外情況的工作，進行跨多平臺多系統的交互工作并自動檢查保證不會發生錯誤。人工一天上班8 個小時，還要節假日休息，人工成本高，而且容易疲勞出錯，RPA 可以7*24H*365 天無間隙工作。RPA 適用于高重復性、邏輯確定并且人工交互頻次相對較低的流程，可以輔助財務人員完成交易量大、重復性高、易于標準化的基礎業務，優化財務流程、提高業務處理效率和質量。財務中使用的場景有智能對賬（銀行對賬單與日記賬核對，并生成余額調節表，發送對賬結果給財務人員郵箱），自動開票，審核報銷，報表、報告生成等各個交易量大而且固定的工作，企業可以根據需求配置多個機器人，并可以自行根據業務需要進行調整。

四、結束語

未來，在新技術驅動下，不可置疑財務將實現數字化轉型。業務模式在變，新技術也在不斷迭代更新，財務人員的工作也在變化。財務基礎的出納支付、會計入賬、簡單報稅、簡單報表生成等標準化、重復性工作將逐漸由機器人代替，轉向投入到財務預算的溝通與協調、稅收籌劃、投融資等更有價值的管理工作中去。智能時代，財務人員需要具備6 方面特長：精通會計準則，進行制度設計；內部控制專家（包括內部控制和外部風險防范）；投融資和并購專家；稅務管理專家，熟悉所在地區的稅務管理；流程管理專家（流程再造，對接業務和財務）；信息化系統的專家，懂人工智能知識。這需要財務人員要站在業務端、全局的角度，打破慣性思維，建立多元化、全局視野，充分利用先進技術和手段，提升財務的整體價值。財務人員必須要有渴望進步、渴望成長的自我動力，不斷的學習、適應和調整，與時代共進步。