物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用研究

陳麗 山東省菏澤市單縣應急管理局

物聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)⑿畔鬏斣O(shè)備與物體相連接，之后對其進行信息通信和交換，實現(xiàn)智能化的定位、識別、跟蹤和管理。將物聯(lián)網(wǎng)應用于檔案管理中，可以提高檔案資源的利用效率，提高檔案管理的智能化水平，且能夠解決檔案安全問題，使檔案管理能夠為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務。通過深入分析物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用，有利于提高工作人員對檔案管理中應用物聯(lián)網(wǎng)的認識，促進檔案管理朝著現(xiàn)代化、智能化的方向不斷發(fā)展。

一、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用意義分析

（一）提高檔案的查詢利用效率

就當前檔案管理工作情況來看，檔案室針對檔案查詢和借閱制定了相應的規(guī)章制度，可以按照制度的要求完成檔案查閱的相關(guān)操作，整個過程存在較大的煩瑣性，難以保證檔案管理的工作效率。比如在檔案查詢的時候，需要出示證件才能夠?qū)﹂_放性的檔案進行查詢，而其他檔案的查閱則要出示身份證或工作證。同時，在檔案查詢的時候，必須填好檔案登記表，在指定的檔案閱覽室進行檔案查閱，以此保證檔案查詢的準確性及安全性。然而這一方法對檔案利用的效率產(chǎn)生較大的不利影響，而物聯(lián)網(wǎng)能夠解決這一問題，使檔案的查詢利用效率得以有效提升[1]。

（二）提高庫房管理的智能化水平

在檔案管理的智能化發(fā)展中，庫房管理的智能化水平不斷提升，有助于檔案庫房的八防達到要求。第一，借助相關(guān)設(shè)備對庫房的溫度及濕度等數(shù)據(jù)進行采集，將信息傳輸傳遞給控制微機，之后下達合理的控制指令，比如關(guān)閉除濕設(shè)備、打開除濕設(shè)備等等，實現(xiàn)對檔案庫房的有效管理。就目前的庫房管理情況來看，系統(tǒng)對環(huán)境的感知存在不足，無法及時察覺環(huán)境的異常變化，且無法實現(xiàn)人與現(xiàn)實的通信功能，不能生成庫房管理需要的分析報告，而物聯(lián)網(wǎng)能夠解決這一問題，使庫房管理的智能化水平得以提升。

（三）強化檔案的安全防盜功能

在傳統(tǒng)的檔案管理中，其檔案安全防盜包括了視頻監(jiān)控、自動報警系統(tǒng)、電子門禁等幾個部分。其中視頻監(jiān)控就是在庫房安裝紅外攝像頭，以便能夠充分掌握庫房的實際情況，其中自動報警系統(tǒng)就是在庫房安裝煙感探測器、溫度探測器等等，還可以在樓梯的走廊及出口安裝聲光報警器，使其能夠及時發(fā)出警報，幫助工作人員掌握庫房的情況；其中電子門禁就是在完成身份識別之后，才能夠進入檔案庫房，若是未經(jīng)許可出入庫房或帶出檔案，則及時發(fā)出警報，使得檔案安全得到保障[2]。雖然這些技術(shù)具有一定的安全防盜效果，但是能夠起到的效果有限，難以滿足檔案管理的需求，比如視頻監(jiān)控的范圍有限，再加上磁場的干擾，很容易做出錯誤的報警，而物聯(lián)網(wǎng)能夠解決這一問題，實現(xiàn)對檔案安全防盜技術(shù)的有效創(chuàng)新。

二、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應用前景分析

（一）實現(xiàn)自動化的檔案入庫

檔案入庫是檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，借助物聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)n案進行自動化入庫，使檔案管理的工作效率得以提升。在以往檔案管理中，檔案自動化入庫的方式存在一定不足，主要選擇人工條碼的方式進行識別，其自動化程度不足，許多工作需要由人工操作完成，且很容易出現(xiàn)各種誤差。但是將物聯(lián)網(wǎng)應用于檔案管理中，能夠改善檔案自動入庫的功能，可以利用電子標簽的形式對檔案進行管理，每一個電子標簽都具有自身的標志碼，那么在檔案入庫的過程中，能夠及時得到檔案相關(guān)的原始信息，且能夠自動形成檔案入庫清單，為檔案管理提供可靠的信息依據(jù)。同時，通過發(fā)揮射頻技術(shù)在物聯(lián)網(wǎng)中的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)自動化的物品識別和信息采集，使得檔案入庫的自動化程度得以提升，從而保證檔案管理工作的整體效率及質(zhì)量[3]。

（二）實現(xiàn)庫房環(huán)境的智能化調(diào)節(jié)

在應用物聯(lián)網(wǎng)進行檔案管理的時候，可以在檔案庫房安裝各種感知芯片，且這些芯片具有事前設(shè)定好的信息，可以對檔案庫房的環(huán)境進行有效感知，還可以進行自我調(diào)控，及時做出防火報警和防盜報警等等，使檔案庫房的環(huán)境得到及時調(diào)節(jié)。為掌握檔案庫房的環(huán)境變化，需要保證感知系統(tǒng)一直處于有電的狀態(tài)，若是檔案庫房的環(huán)境與規(guī)定的環(huán)境不符，那么該系統(tǒng)則會自動進行調(diào)節(jié)，使檔案庫房的溫度、濕度等各方面的環(huán)境參數(shù)達到要求。若是檔案庫房出現(xiàn)了安全問題，則及時作出報警，使工作人員能夠及時采取措施進行處理，從而保證檔案資源的安全性[4]。

（三）簡化檔案查閱及調(diào)取的操作流程

將物聯(lián)網(wǎng)應用于檔案管理，檔案查閱及調(diào)取的操作流程將得到簡化，在借閱設(shè)備上放好需要借閱的檔案和個人的借閱卡，那么系統(tǒng)就會自動識別個人信息及檔案標簽信息。在完成檔案借閱之后，打印機可以自動打印借閱清單，方便借閱者能夠保存好個人的借閱信息。在檔案歸還的時候，在相關(guān)設(shè)備上放好需要歸還的檔案，那么設(shè)備就會進行自動化的掃描，獲取檔案的信息。通過這一技術(shù)能夠?qū)n案信息的核對過程進行簡化，且可以保證信息核對的準確性，整個過程不再需要采用人工的方法進行檔案查詢，也不再需要親自將檔案放在原來的地方，能夠有效提高檔案管理的效率。與傳統(tǒng)的技術(shù)手段相比，借助電子標簽能夠及時找出檔案的位置，縮短借閱過程的時間消耗，且能夠降低檔案人員的工作量，提高檔案服務的水平。

三、結(jié)語

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中體現(xiàn)出較高的應用價值，能夠提高檔案查閱利用效率、提高庫房管理的智能化水平、強化安全防盜功能，使檔案管理的工作水平得以有效提升。對于物聯(lián)網(wǎng)的實際應用，可以將其合理應用于檔案自動入庫、庫房環(huán)境的智能化調(diào)節(jié)、簡化檔案查閱及調(diào)取操作流程等各個方面，從而促進檔案管理的不斷發(fā)展。