物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用研究

陳麗 山東省菏澤市單縣應(yīng)急管理局

物聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)⑿畔鬏斣O(shè)備與物體相連接，之后對(duì)其進(jìn)行信息通信和交換，實(shí)現(xiàn)智能化的定位、識(shí)別、跟蹤和管理。將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理中，可以提高檔案資源的利用效率，提高檔案管理的智能化水平，且能夠解決檔案安全問(wèn)題，使檔案管理能夠?yàn)橛脩籼峁└觾?yōu)質(zhì)的服務(wù)。通過(guò)深入分析物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用，有利于提高工作人員對(duì)檔案管理中應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)的認(rèn)識(shí)，促進(jìn)檔案管理朝著現(xiàn)代化、智能化的方向不斷發(fā)展。

一、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用意義分析

（一）提高檔案的查詢利用效率

就當(dāng)前檔案管理工作情況來(lái)看，檔案室針對(duì)檔案查詢和借閱制定了相應(yīng)的規(guī)章制度，可以按照制度的要求完成檔案查閱的相關(guān)操作，整個(gè)過(guò)程存在較大的煩瑣性，難以保證檔案管理的工作效率。比如在檔案查詢的時(shí)候，需要出示證件才能夠?qū)﹂_(kāi)放性的檔案進(jìn)行查詢，而其他檔案的查閱則要出示身份證或工作證。同時(shí)，在檔案查詢的時(shí)候，必須填好檔案登記表，在指定的檔案閱覽室進(jìn)行檔案查閱，以此保證檔案查詢的準(zhǔn)確性及安全性。然而這一方法對(duì)檔案利用的效率產(chǎn)生較大的不利影響，而物聯(lián)網(wǎng)能夠解決這一問(wèn)題，使檔案的查詢利用效率得以有效提升[1]。

（二）提高庫(kù)房管理的智能化水平

在檔案管理的智能化發(fā)展中，庫(kù)房管理的智能化水平不斷提升，有助于檔案庫(kù)房的八防達(dá)到要求。第一，借助相關(guān)設(shè)備對(duì)庫(kù)房的溫度及濕度等數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，將信息傳輸傳遞給控制微機(jī)，之后下達(dá)合理的控制指令，比如關(guān)閉除濕設(shè)備、打開(kāi)除濕設(shè)備等等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案庫(kù)房的有效管理。就目前的庫(kù)房管理情況來(lái)看，系統(tǒng)對(duì)環(huán)境的感知存在不足，無(wú)法及時(shí)察覺(jué)環(huán)境的異常變化，且無(wú)法實(shí)現(xiàn)人與現(xiàn)實(shí)的通信功能，不能生成庫(kù)房管理需要的分析報(bào)告，而物聯(lián)網(wǎng)能夠解決這一問(wèn)題，使庫(kù)房管理的智能化水平得以提升。

（三）強(qiáng)化檔案的安全防盜功能

在傳統(tǒng)的檔案管理中，其檔案安全防盜包括了視頻監(jiān)控、自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、電子門(mén)禁等幾個(gè)部分。其中視頻監(jiān)控就是在庫(kù)房安裝紅外攝像頭，以便能夠充分掌握庫(kù)房的實(shí)際情況，其中自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)就是在庫(kù)房安裝煙感探測(cè)器、溫度探測(cè)器等等，還可以在樓梯的走廊及出口安裝聲光報(bào)警器，使其能夠及時(shí)發(fā)出警報(bào)，幫助工作人員掌握庫(kù)房的情況；其中電子門(mén)禁就是在完成身份識(shí)別之后，才能夠進(jìn)入檔案庫(kù)房，若是未經(jīng)許可出入庫(kù)房或帶出檔案，則及時(shí)發(fā)出警報(bào)，使得檔案安全得到保障[2]。雖然這些技術(shù)具有一定的安全防盜效果，但是能夠起到的效果有限，難以滿足檔案管理的需求，比如視頻監(jiān)控的范圍有限，再加上磁場(chǎng)的干擾，很容易做出錯(cuò)誤的報(bào)警，而物聯(lián)網(wǎng)能夠解決這一問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案安全防盜技術(shù)的有效創(chuàng)新。

二、物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中的應(yīng)用前景分析

（一）實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案入庫(kù)

檔案入庫(kù)是檔案管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，借助物聯(lián)網(wǎng)能夠?qū)n案進(jìn)行自動(dòng)化入庫(kù)，使檔案管理的工作效率得以提升。在以往檔案管理中，檔案自動(dòng)化入庫(kù)的方式存在一定不足，主要選擇人工條碼的方式進(jìn)行識(shí)別，其自動(dòng)化程度不足，許多工作需要由人工操作完成，且很容易出現(xiàn)各種誤差。但是將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理中，能夠改善檔案自動(dòng)入庫(kù)的功能，可以利用電子標(biāo)簽的形式對(duì)檔案進(jìn)行管理，每一個(gè)電子標(biāo)簽都具有自身的標(biāo)志碼，那么在檔案入庫(kù)的過(guò)程中，能夠及時(shí)得到檔案相關(guān)的原始信息，且能夠自動(dòng)形成檔案入庫(kù)清單，為檔案管理提供可靠的信息依據(jù)。同時(shí)，通過(guò)發(fā)揮射頻技術(shù)在物聯(lián)網(wǎng)中的作用，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的物品識(shí)別和信息采集，使得檔案入庫(kù)的自動(dòng)化程度得以提升，從而保證檔案管理工作的整體效率及質(zhì)量[3]。

（二）實(shí)現(xiàn)庫(kù)房環(huán)境的智能化調(diào)節(jié)

在應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，可以在檔案庫(kù)房安裝各種感知芯片，且這些芯片具有事前設(shè)定好的信息，可以對(duì)檔案庫(kù)房的環(huán)境進(jìn)行有效感知，還可以進(jìn)行自我調(diào)控，及時(shí)做出防火報(bào)警和防盜報(bào)警等等，使檔案庫(kù)房的環(huán)境得到及時(shí)調(diào)節(jié)。為掌握檔案庫(kù)房的環(huán)境變化，需要保證感知系統(tǒng)一直處于有電的狀態(tài)，若是檔案庫(kù)房的環(huán)境與規(guī)定的環(huán)境不符，那么該系統(tǒng)則會(huì)自動(dòng)進(jìn)行調(diào)節(jié)，使檔案庫(kù)房的溫度、濕度等各方面的環(huán)境參數(shù)達(dá)到要求。若是檔案庫(kù)房出現(xiàn)了安全問(wèn)題，則及時(shí)作出報(bào)警，使工作人員能夠及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，從而保證檔案資源的安全性[4]。

（三）簡(jiǎn)化檔案查閱及調(diào)取的操作流程

將物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用于檔案管理，檔案查閱及調(diào)取的操作流程將得到簡(jiǎn)化，在借閱設(shè)備上放好需要借閱的檔案和個(gè)人的借閱卡，那么系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)識(shí)別個(gè)人信息及檔案標(biāo)簽信息。在完成檔案借閱之后，打印機(jī)可以自動(dòng)打印借閱清單，方便借閱者能夠保存好個(gè)人的借閱信息。在檔案歸還的時(shí)候，在相關(guān)設(shè)備上放好需要?dú)w還的檔案，那么設(shè)備就會(huì)進(jìn)行自動(dòng)化的掃描，獲取檔案的信息。通過(guò)這一技術(shù)能夠?qū)n案信息的核對(duì)過(guò)程進(jìn)行簡(jiǎn)化，且可以保證信息核對(duì)的準(zhǔn)確性，整個(gè)過(guò)程不再需要采用人工的方法進(jìn)行檔案查詢，也不再需要親自將檔案放在原來(lái)的地方，能夠有效提高檔案管理的效率。與傳統(tǒng)的技術(shù)手段相比，借助電子標(biāo)簽?zāi)軌蚣皶r(shí)找出檔案的位置，縮短借閱過(guò)程的時(shí)間消耗，且能夠降低檔案人員的工作量，提高檔案服務(wù)的水平。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，物聯(lián)網(wǎng)在檔案管理中體現(xiàn)出較高的應(yīng)用價(jià)值，能夠提高檔案查閱利用效率、提高庫(kù)房管理的智能化水平、強(qiáng)化安全防盜功能，使檔案管理的工作水平得以有效提升。對(duì)于物聯(lián)網(wǎng)的實(shí)際應(yīng)用，可以將其合理應(yīng)用于檔案自動(dòng)入庫(kù)、庫(kù)房環(huán)境的智能化調(diào)節(jié)、簡(jiǎn)化檔案查閱及調(diào)取操作流程等各個(gè)方面，從而促進(jìn)檔案管理的不斷發(fā)展。