鐵路建設檔案管理存在的問題及對策

閆學謙 山東省招遠市鐵路建設服務中心

鐵路建設檔案，是工程建設的真實記錄、質量鑒定與追溯的有力依據。可以說，鐵路建設檔案，主要是在鐵路項目的建設、管理過程中所形成的，其保存價值極高，尤其是進行稽查、審計乃至驗收和養護等方面都能起到重要的作用。伴隨社會經濟的快速發展，鐵路建設任務十分艱巨，隨之而來的鐵路建設檔案問題日益凸顯，在很大程度上影響鐵路的正常運營、維護。因此，在鐵路建設項目之中，加強對鐵路建設檔案的管理，進一步增強鐵路建設檔案管理水平與質量，從而推動鐵路企業的持續、穩定發展。

一、鐵路建設檔案管理存在的問題

（一）管理體系發展緩慢

70年代末鐵路檔案管理工作的重點在于整理并保存機關功能類的文件，也就是所謂的文書檔案。而到了二十世紀八十年代中期，開始集中整合會計檔案，直到九十年代末，鐵路建設檔案管理才開始隨著鐵路建設的發展，逐步走上制度化、規范化的管理道路[1]。但是不難發現，由于鐵路建設檔案管理的相關制度等起步時間晚，正好遇上了鐵路建設高速發展階段，再加上管理機構的變動，導致鐵路建設檔案管理無法真正落實，從而造成鐵路建設檔案管理難以跟上鐵路建設發展的步伐，尤其是高鐵建設節奏的加快需求。

（二）檔案管理不到位

根據國家要求以及檔案局的規定開展工程建設過程中，其文件相關管理作為其管理的重要組成部分，以及質量驗收的重要內容，因此說鐵路建設檔案的管理同樣如此重要。但是由于鐵路建設工程項目，其點多線長、野外作業特點十分突出，加之工期緊、任務重，以及工作條件有限，所以很多時候無法落實相關的要求及規定，造成檔案管理不夠到位，導致其歸檔文件的完整、準確，甚至難以保障及時的移交歸檔。

（三）檔案歸檔標準滯后

對于當前的鐵路建設工程來說，猶如雨后春筍蓬勃的發展，其規模也逐漸的擴大。僅在山東省招遠市境內，目前就有兩條鐵路正在建設當中。其中，大萊龍鐵路的擴能改造其主體工程于年內完成同時2020年以動土開工開展濰煙高鐵的建立，建設工期4年，需要有關鐵路建設管理機構的檔案部門為鐵路建設項目提供全面的、有效的檔案資料，為項目質量的提升打下扎實基礎，但是由目前管理工作來看，從歸檔、實行分類等要素進行分析都沒有給予及時的修訂，導致裝備更新過程中，所出現的全新技術、工藝等以往沒有的文件資料，從而在具體的歸檔和編碼時，無所遵循、漫無目的，勢必發生歸檔的隨意現象，影響歸檔的質量。

二、鐵路建設檔案管理的有效策略

（一）建立檔案管理約束機制

對于鐵路建設檔案管理來說，想要從源頭上確保檔案管理的落實，就需要鐵路單位及各參建單位加強合作，簽訂長期的合同關系，并且借助合同、經濟措施，對各個單位的有關檔案管理工作進行制約，提升工作效率。由此一來，在實際的勘察設計或者委托建立，乃至施工承包合同協議之中，能夠明確檔案工作專款，堅持誰負責文件，誰就負責立卷歸檔這一原則，對設計與建立，還有施工單位等項目資料，進行要求、內容及交接的時間的編制。

首先，對于勘察的設計合同協議簽訂來說，還要明確其單位設計文件的內容，包括分數、交付時間要滿足項目的申報，以及審核批復等規定[2]。其次，對于委托監理合同協議的簽訂，明確建設單位提交的檔案以及專項報告責任制度。同時進一步明確監理單位對施工單位各項文件開展審核工作，如竣工文件、竣工圖等等。這一過程，也是對施工中形成的文件資料完整性，還有竣工與實體是否符合，同時書寫的材料是否規范、文件材料質量是否高等。同時還需要做好隱蔽工程驗收工作，確保質量材料的真實可靠，完善檔案工作與項目工作，將兩者共同開展。最后針對施工承包合同進行簽訂，需以檔案與建設項目工程的進度三個同步，這三個同步指的是技術文件與實體驗工計價同步、竣工檔案與驗收檔案同步、尾款返還和檔案驗收同步。

（二）加強檔案管理業務培訓

檔案管理人員的素養對于檔案管理效率質量產生直接影響，所以開展鐵路建設檔案管理需進一步強化管理人員的培訓工作。比如開工前，對檔案編制要求加以明確，并且組織專家對檔案手冊進行編制，還有制定好表格的模板等，并且將其發放給各個參見單位，以便指導其規范的填寫檔案資料[3]。同時各個參建單位，也要定期、不定位邀請上級的檔案管理人員，進入到本項目中進行業務咨詢加以培訓。另外，還可以派遣檔案人員，去各個省市乃至中國的鐵路總公司、各個鐵路局開展的培訓活動，以此來汲取豐富的管理經驗，進一步增強檔案管理水平。

（三）做好檔案接收把關工作

接收鐵路檔案并不是單純工作程序的接收或看成簡單任務來完成，而是需要把其作為檔案業務知識的再次培訓，以及再交流的途徑，以此來做好檔案接收的關口，提升檔案歸檔文件的質量。首先，相關部門要提前介入到建設單位間開展制度完善工作，構建符合檔案管理工作需求的制度，同時提出整理與收集要求，并明確移交驗收等標準。其次，各個參見單位的檔案管理工作，也要加大其監督與檢查的力度，以便及時的了解到其資料的編制和收集等工作情況。由此一來，通過對鐵路建設檔案的接收，將不符合歸檔要求的文件，堅決阻攔檔案入庫門口，從而真正實現鐵路建設檔案管理各項規范標準的落實。

三、結束語

綜上所述，作為是鐵路建設項目管理中的重要工作之一，其鐵路建設檔案管理工作，會直接關系到鐵路的建設及其運營的質量。因此，要加強鐵路建設檔案的規范化、科學化管理，充分發揮出鐵路建設檔案的價值與作用，更好的為鐵路建設與發展所服務，以此來實現鐵路建設檔案管理水平與效率的明顯提升，從而進一步推動鐵路建設事業的持續、有序發展。