淺論人事檔案服務改革在人才合理流動中的保障作用

云海昆 唐山市人才市場有限責任公司

當前處于經濟全球化環境下，人事檔案服務、人才流動整體形勢也隨之發生變化，按照現行法律法規，人事檔案服務改革開始深入執行，成為人才合理流動的保障。實際上人事檔案服務改革和市場經濟發展的適應性非常重要，應該立足于改革觀念、人才檔案體制與機制、產業環境、人才培養與引進等方面綜合分析，發揮人才合理流動的作用，助推市場經濟發展。

人事檔案是所有工作人員職業資料的整合，其中涉及一些基礎的個人信息，例如學歷、工作經驗，關系到工作人員薪資待遇、享受社會勞動保障、組織關系，而且具有法律效力，為人才培養提供了參考的依據。當企事業單位規模擴大，工作人員結構也越來越復雜，導致人才流動過于頻繁，人事管理制度規范性也需要進一步提升，甚至阻礙了人事管理工作的開展。另外，在信息化時代下企事業單位人事檔案服務和信息技術實現了整合，切實加強人事檔案管理規范性、有效性，為人才合理流動以及人事檔案服務效用最大化的實現提供了保障。

一、人才流動與人才合理流動

所謂人才流動，即專業技術人員所在服務單位、服務對象，在本人意愿發生改變之后作出的一系列行為，是常見的社會現象，在人事管理領域也是人員調配的常見形式，本質上可以優化人才社會結構，挖掘人才潛力。一方面可以理解為專業技術人員為了使隸屬關系發生變化進行的流動現象，另一方面也屬于保持隸屬關系基礎上的智力流動，一般是指人力資源借用、兼職等[1]。

從黨的十一屆三中全會開始，經濟體制改革在我國開始全面、深入地展開，促使農村、城市的經濟結構出現改變。立足于客觀層面，人才所在地區、單位、部門分布出現了一些變化。因為人力資源是社會生產必不可少的一種資源，務必要保證流動有序性。當人才開始流動之后，方可實現人力資源在各個領域的合理配置，提高人力資源利用率。在此基礎上延伸出人才合理流動的概念，在常規人才流動基礎上增添了“合理性”[2]。人才合理流動對于員工本身是有效的激勵形式，在企事業單位內始終保持人才流動性，工作崗位經過良性競爭之后安排給相應的工作人員。為了免遭淘汰，工作人員必須快速提高專業能力，挖掘自身潛力，從而營造積極向上的氛圍。

二、人才合理流動原則

因為企事業單位、人才之間必須要解決適應、不適應這兩點問題，其間必然會導致人才流動。若企事業單位中的一些工作崗位始終安排給不適應的人才，沒有及時展開人才合理流動，反而會不利于人才成長。基于此，人才合理流動在企事業單位中是必須遵循的客觀規律。要想推動人才合理流動，要注意到以下四點原則：

（1）系統原則。即為整體性原則。立足于全局調整人才流動方向與結構，做到實時跟蹤系統變化情況，通過持續性的調整優化人才系統。（2）協調性原則。即為互補原則，根據人才組合群體結構這一基本原理，在人才實際應用、管理期間，既要對人才個體能級對應情況予以考慮，又要了解人才群體能級組合協調性。（3）擇優原則。即為人所長原則，在能級原則基礎上的一種人才流動原則。遵循擇優原則，要求無論是人才培養、使用還是管理，均要以人才最佳成長方向為目標，合理選拔人才，促進人才在行業領域中的發展[3]。這里提到的擇優即要保證最終選擇的正確性，確保所有人在工作崗位中都可以發揮出自己的長處、優勢，開發潛在能力。尤其是人事檔案服務改革背景下，越來越多的人才選擇企事業單位，都將“能否促進個人發展”作為關鍵指標，隨后才是薪資待遇。基于此，要想全面發揮出人才優勢，務必要遵循擇優原則。（4）約束性原則。考慮到人事檔案服務改革要求，人才合理流動不僅要加強人才責任感，還必須遵循約束性原則，根據約束機制要求簽訂勞動合同，詳細指出企事業單位、人才分別要承擔的權利及義務。在此基礎上強化法制建設，特別是知識產權保護，合理配置人才，真正做到“人盡其才，人盡其用，才有所得”，方可促進人事檔案服務改革[4]。

三、人事檔案服務改革現狀

如果企事業單位中的人員發生流動，對于這一部分人員的人事檔案，一般享有公共服務，包括：（1）檔案接收、轉遞。（2）檔案材料采集、識別、歸檔。（3）檔案整理與管理。（4）檔案查（借）閱。（5）按照檔案記載信息，為有需要的企事業單位或個人出具存檔、經歷、親屬關系證明。（6）企事業單位入黨、參軍、錄用與出國（境）等的政審（考察）服務提供依據。（7）接轉黨員組織關系。（8）評審職稱。結合人才合理流動基本情況，發現其與人事檔案服務改革之間有非常密切的關系。為了充分發揮出人事檔案服務改革對于人才合理流動的保障作用，必須要了解當前改革工作實施存在問題[5]。

（一）檔案服務意識不強

在經濟發展、人事改革的推動作用下，要想加強流動人員管理規范性、科學性，應該加強流動人員的人事檔案管理，而且在改革過程中轉變檔案觀念。當前在人事檔案服務這一層面存在諸多問題，主要表現在以下兩個方面：第一，一些人才流動服務機構不是非常關注流動人員的人事檔案管理，尤其是人事檔案管理相對繁瑣，所以流動人員相對應的人事檔案管理人員，在態度上不夠積極、主動，人事檔案服務也缺乏創新性。采集檔案資料時存在滯后且管理不夠規范的問題，給人事檔案價值的體現帶來阻礙。第二，流動人員群體沒有形成個人檔案重要性觀念，個人檔案作用缺少重要認知，甚至有部分人員認為體制外的企事業單位不會涉及檔案問題，所以在畢業之后“棄之不理”，導致出現“棄檔”現象，這也是流動人員人事檔案服務改革的關鍵影響因素[6]。

（二）人事檔案管理制度內容不夠完善

盡管針對流動人員的人事檔案管理有相應的制度，可以解決流動人員人事檔案管理、轉遞與采集等問題，但是制度內容整體來說還需要完善，而且也與當前市場經濟發展情況、人事檔案服務改革要求不完全適應。新時代環境下人才合理流動涉及的人事檔案服務逐漸出現新問題，需要有更加完善的管理制度將其解決。例如人才發生流動之后，人事檔案管理機構按照管理要求對其檔案進行處理，但實際上有權處理流動人員檔案的機構比較有限，對人事檔案是否認定為流動人員人事檔案的判斷也成為待解決的問題。另外，流動人員人事檔案進行轉遞時，轉遞流程規范性不強，部分人事檔案保管權限的機構，面對已經離職的工作人員人事檔案，沒有及時按照規定轉遞至相應的人才流動服務機構，還有一些人事檔案轉遞過程中沒有嚴格履行轉遞規范手續，導致人事檔案轉遞期間存在管理疏忽，最終人事檔案遺失或是材料缺失。

企事業單位人才合理流動之后，采集到的人事檔案資料比較有限，而且相對應的檔案資料采集與整理制度不夠完善，有很多檔案甚至成為死檔，對應材料的補充、更新不及時，人才、用人單位均會因此而出現一些問題，必須以人才合理流動為前提加強人事檔案服務改革，建設完善的檔案管理機制，加強人事檔案管理規范性。

（三）檔案管理設備老舊

為了深入推進人事檔案服務改革，需要對一些基礎設置及時更新，這就需要源源不斷地投入資金，給基礎設施與設備更新換代。在此前提下一些基層的人才流動服務機構資金有限，人事檔案改革受財政經費的影響比較深，再加上人力、物力、財力資源不足，導致人事檔案管理的設備嚴重滯后，一些檔案存儲保管設備老舊。一旦檔案設備出現問題，便會對人事檔案安全性帶來威脅。特別是在大數據與云計算普及的當下，針對流動人員的人事檔案服務更應該與時俱進，以人工智能、大數據、云計算為基礎，完善人事檔案基礎設施，方可實現現代技術和人事檔案服務的深度融合。

（四）檔案信息資源開發與利用不到位

在人事檔案服務改革中，有時會出現行政意識僵化、過度關注檔案保密性、推卸責任的現象，以上問題均會引發流動人員人事檔案開發、利用方面的問題，從而制約人事檔案價值的體現。主、客觀條件與信息技術等的應用是存在的現實問題，信息化技術在人事檔案開發、利用中的利用不夠深入，嚴重影響了檔案信息資源共享，這也是限制人事檔案服務改革對人才合理流動保障作用的重要因素。

（五）缺少人事檔案服務的人才

人才流動服務機構中對于人事檔案服務的改革，有時會因為缺乏重視、資金與人力資源不足，降低了人事檔案服務水平。一方面檔案理論、實踐經驗比較有限，另一方面缺少自我發展內驅力，導致管理業務的創新不足，還會降低人事檔案服務質量。

四、人事檔案服務改革的建議

（一）樹立信息化檔案管理觀念

人才合理流動必然要對檔案管理工作有全新的認知，特別是作為人才流動服務機構，需要了解到流動人員人事檔案管理的重要性，即在國家人才管理、企事業單位用人管理和個人職業發展三個方面的促進作用。建議加大投入，在人才網平臺上加大宣傳、推廣力度，流動人員尤其要重視人事檔案，幫助檔案管理機構及時轉接、補充材料，只有如此才能夠更好地維護個人利益。例如將流動人員人事檔案存放在檔案管理服務機構，包括公共就業服務機構和公共人才服務機構，存檔人員身份不能因為不同的檔案管理服務機構發生變化。當勞動人員和用人單位解除了勞動關系之后，憑借和原單位解除勞動關系證明以及新單位接收證明，及時完成檔案轉遞。另外，在信息化時代下進行人事檔案服務改革，必須樹立信息化管理意識，加強信息化建設，全面實現檔案信息在全國范圍內的聯通，檔案數據資源向上集中，達到資源共享、異地查閱、線上申請轉遞與異地通辦等目的。

（二）完善流動人員檔案管理制度

為了適應人才合理流動需求，對于流動人員的人事檔案管理應該加強定制設計，結合現階段經濟發展、人事改革趨勢，完善流動人員檔案管理制度，專門解決流動人員人事檔案服務的有關問題。

第一，優化人事檔案管理結構。按照當前形勢、流動人員數量以及其對企事業單位與國家經濟發展的影響，調整人事檔案管理機構與崗位設置。第二，從人事檔案管理全過程著手，制定配套的管理制度，加強人事檔案轉遞、資料補充等環節規范性，保證流動人員人事檔案的安全性，嚴禁杜絕檔案丟失、遺漏、資料缺失等問題。第三，做好流動人員檔案材料歸檔工作，定期檢查流動人員的人事檔案材料完整性，如果發現缺失應該馬上補充、更新。第四，增加服務項目。人事檔案管理機構可以在工作日的中午、下午適當增加延時服務，有利于提高辦事效率、縮短服務時限。在大學生畢業季這種業務辦理高峰期，為了提高檔案管理效率，以免出現排隊扎堆問題，建議實施彈性排班制度。除此之外還可以增加預約服務，在業務辦理高峰期支持提前預約，認識檔案管理機構按照預約情況做好排班，以免因為業務過于集中而降低檔案服務效率。

（三）積極完善與更新檔案服務基礎設施

完善人事檔案服務設施，是非常重要的物質保障，有利于促進人才合理流動。作為人才流動服務機構，所有檔案管理人員要樹立創新思維，在信息化時代下提高人事檔案服務效率，更加適應人才合理流動需求。根據人事檔案保管要求，需要完善庫房基礎設施，配置完善的檔案管理設備，保證所有人事檔案資料的安全性。線上人事檔案管理系統應該定期檢查軟硬件配置，例如系統運行檢查，及時解決漏洞，實現檔案信息數字化存儲。

（四）提高人事檔案信息開發與利用率

基于人才合理流動的人事檔案服務工作，檔案資源的合理利用需要充分體現出檔案所具備的價值、擴大影響力。最為重要的是創新檔案管理觀念，檔案保管、利用應該雙管齊下，不斷提高流動人員人事檔案的開發、利用率，實現人事檔案的優化配置。信息化時代下檔案管理與服務更加注重多元化，流動人員檔案管理也是如此。檔案信息利用形式實現多樣化轉型，如果檔案管理機構條件允許，還可以引入人工智能技術，全面提高檔案資源率，在遠程技術支持下發揮出人事檔案的實際價值。另外，應用大數據挖掘技術，全面且深入地挖掘人事檔案信息數據，將有實際應用價值的信息加以提煉、整合，在人力資源管理、人才合理流動中加以利用，為人力資源開發、企事業單位人才配置提供參考。

（五）組建高素質檔案服務團隊

當前形勢下要求人事檔案服務全面實現信息化建設，創新流動人員人事檔案管理形式，這就必須要有素質高、專業性強的檔案管理團隊。全面分析、采集人才素質需求，逐漸專門針對流動人員的人事檔案素質模型，設置從業條件，再以任職條件為依據招聘檔案管理人員，嚴把人員入口。對于所有檔案管理人員的培訓，建議采用多樣化培訓形式，提升人事檔案管理與服務人員的專業素質。尤其要重視崗前培訓，可以將流動人員人事檔案管理問題解決，加強檔案管理人員責任感，樹立檔案資料保密意識。各個工作崗位都應該定期組織實踐培訓，采用以老帶新方法，新入職人員接受老員工的指導，使其可以快速融入工作崗位中。人事檔案管理人員的考核要與獎罰制度掛鉤，最終考核結果還要與薪酬、職位晉升掛鉤，使其在工作中更具有積極性。

五、人事檔案服務改革對人才合理流動的作用

根據上述分析，發現人事檔案服務改革對于人才合理流動具有保障作用。勞動力、人才社會性流動體制機制在深入改革進程中，更加關注民生檔案服務對勞動力、人才社會性流動的可行方法。加強流動渠道流暢性，為社會性流動注入活力。對于勞動力、人才社會性流動存在的一些問題，例如戶籍、檔案和培訓成本等，需要及時處理，發揮公共服務改革在區域流動的作用、用人制度改革在單位之間的流動作用、檔案服務改革在職業轉換層面的作用，促使人才在各個區域、企事業單位中的合理流動。

基于經濟高質量發展環境，社會性流動夯實基礎，提高了行政程序規范性，行政行為、自由裁量權等，有利于創建高效、公平、公開的行業環境，將企事業單位開辦時間縮短，也充分體現出銀行、小額貸款公司等融資途徑的優勢，加強民營企業、中小微企業在融資方面的可獲得性，為不同所有制的發展奠定基礎。推動人才合理流動，本身具有系統性、戰略性，而且同時涉及體制、機制、政策、環境等各項問題。在經濟全球化環境下充分融合市場經濟發展趨勢，立足于觀念、體制機制、政策環境等各個方面提出改革措施，促使人才培養、引進、使用、配置等更加合理，真正發揮出人事檔案服務改革在人才合理流動中的保障作用。

六、結束語

綜上所述，實現人才合理流動，對于企事業單位而言可以調整人力資源組合，因為執行的人才標準、薪資標準之間具有聯動關系，所以當“人力資源”和企事業單位建立關系，便隨即產生了純粹經濟關系。站在企事業單位角度，還需解決承受力方面的問題，一旦承受力無法滿足人才提出的加薪、升職要求，就會面臨人才流動的現象。當人才流向市場后需要重新選拔、配置，為各個工作崗位選擇適合的人選，保證企事業單位人力資源組合始終為最佳狀態。此外，通過人事檔案服務改革，為解決流動人員檔案管理問題也拓展了方向，從而帶動行業創新，實現檔案管理與服務的數字化、信息化、現代化、智能化。