大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新研究

鄧國軍 孫進 揚州廣源實業(yè)投資有限公司 陸馨 揚州對外人才開發(fā)服務(wù)有限公司

在大數(shù)據(jù)時代下，企業(yè)檔案是企業(yè)決策、管理等工作的依據(jù)，為企業(yè)提供了相應(yīng)的信息和資源，是企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)過程中不可或缺的部分。要想提高企業(yè)的發(fā)展水平，一定要重視對企業(yè)檔案的管理，確保管理工作能夠落實到位。我國當(dāng)前經(jīng)濟形勢不斷變化，企業(yè)在獲得很多發(fā)展機會的同時，也遇見了非常多的挑戰(zhàn)，這都需要企業(yè)對自身工作進行不斷革新，來適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟發(fā)展。檔案管理對企業(yè)的發(fā)展至關(guān)重要。新時期，企業(yè)檔案管理部門的工作人員應(yīng)積極應(yīng)用信息技術(shù)等改進檔案管理工作，通過合理、科學(xué)地規(guī)整文檔，為企業(yè)今后發(fā)展提供重要的參考依據(jù)，并為領(lǐng)導(dǎo)層決策提供更多的信息與資料。在企業(yè)檔案管理工作中，要積極進行探索，找到高效的管理方法。檔案管理是企業(yè)管理的一項基礎(chǔ)性工作，直接關(guān)系到企業(yè)管理的質(zhì)量和效益。國有企業(yè)應(yīng)強化和創(chuàng)新檔案管理工作，為企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供保障，為國有企業(yè)做強做優(yōu)做大提供檔案管理支撐。新形勢下國有企業(yè)要重視檔案管理工作，發(fā)掘檔案的價值，積極利用檔案管理防范企業(yè)經(jīng)營管理風(fēng)險，同時還要引入新機制、新方法、載體推動檔案管理工作的不斷創(chuàng)新，為檔案管理工作注入新的活力。而使用知識管理的模式來對企業(yè)檔案進行管理，能夠讓工作更加規(guī)范化、現(xiàn)代化，解決工作當(dāng)中出現(xiàn)的一些問題，提高工作的效率。

一、大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中，為了實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，管理層及相關(guān)工作人員應(yīng)注重企業(yè)檔案管理工作。實際上，一個企業(yè)要想獲得經(jīng)濟增長，只關(guān)注利潤收入是遠遠不夠的，應(yīng)采取多種手段做好檔案管理工作，為企業(yè)下一步生產(chǎn)及決策提供參考。此外，檔案管理水平也是衡量目前企業(yè)管理水平的指標之一，通過實施科學(xué)、有規(guī)劃性的檔案管理工作，能夠較好地記錄企業(yè)發(fā)展和歷史情況，為企業(yè)后期決策提供重要參考。在當(dāng)今大數(shù)據(jù)時代下，應(yīng)當(dāng)通過大數(shù)據(jù)等手段抓取經(jīng)營管理數(shù)據(jù)，通過有序的檔案管理為企業(yè)的生產(chǎn)及經(jīng)營活動提供信息支撐。與此同時，檔案部門管理人員應(yīng)充分把握檔案管理工作的規(guī)律和特點，并根據(jù)工作性質(zhì)的不同進行優(yōu)化整理與歸納，真正做到讓企業(yè)檔案管理為企業(yè)后續(xù)生產(chǎn)經(jīng)營活動服務(wù)。此外，工作人員要積極采取自動化、無紙化等手段創(chuàng)新檔案管理方式，做好文件的修改、歸檔工作，高效、有序地開展企業(yè)檔案管理工作。企業(yè)檔案管理部門的工作者要選取合理方式開展檔案管理，并能夠不斷反思當(dāng)前企業(yè)檔案管理機制當(dāng)中暴露的弊端，進一步優(yōu)化與改進，進而將先進的管理思想與手段吸納進來，切實改善企業(yè)檔案管理環(huán)境，真正發(fā)揮檔案管理的重要作用。

二、企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新現(xiàn)狀

（一）檔案管理方式滯后

在新時代信息數(shù)據(jù)化背景下，逐漸突出了企業(yè)檔案數(shù)據(jù)化的重要性，企業(yè)在日常經(jīng)營生產(chǎn)中會不斷出現(xiàn)各種數(shù)據(jù)化信息資源，在實際利用當(dāng)前的檔案管理模式中，因為數(shù)字化建設(shè)工作具有滯后性，無法滿足時代發(fā)展的需求。歸根到底還是由于企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案歸檔及管理不健全所致，使許多工作人員有意無意泄露自己所在企業(yè)的檔案，并且沒有制止出現(xiàn)這種情況，因為企業(yè)并沒有采取足夠的懲罰措施。一些企業(yè)雖然建立了自動化辦公模式，但是因為企業(yè)檔案管理工作具備保密性，再加上企業(yè)檔案管理工作并不會直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此一些企業(yè)并沒有構(gòu)建專業(yè)化的檔案管理信息化平臺，沒有及時歸檔電子檔案，無法完整的存儲企業(yè)檔案信息。

（二）檔案信息資源分散

企業(yè)檔案包括了非常多的內(nèi)容：主要指企業(yè)生產(chǎn)規(guī)劃、人力資源、經(jīng)營管理等等方面。所涉及的范圍較廣，內(nèi)容較多。有的企業(yè)將資料交由各個相關(guān)部門進行分類管理，甚至有的會交由員工進行自行管理。導(dǎo)致工作沒有做到系統(tǒng)化、標準化，較為零散，不能將相關(guān)的信息和資源進行整合，甚至?xí)绊懼蟮臎Q策、管理等工作。雖然有的企業(yè)在檔案管理工作方面進行了大量的準備，甚至建立了相關(guān)的信息中心，但是這項工作不能真正地落實到位，呈現(xiàn)出形式化的局面，無法為企業(yè)的決策、組織和核算等工作提供服務(wù)。舉個例子：在進入企業(yè)后，首先要做的是熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)，并掌握好企業(yè)的情況，但是在這個過程當(dāng)中，如果檔案工作沒有做好，員工只能向老員工進行學(xué)習(xí)，不能利用相關(guān)的資源信息來自主學(xué)習(xí)，這就影響了工作的效率。

（三）檔案管理者的專業(yè)能力存在參差不齊現(xiàn)象

部分檔案人員和負責(zé)記錄檔案的成員思想道德水平較低，對歸檔管理工作糊弄了事，缺乏職業(yè)心理和責(zé)任感。目前部分檔案工作人員自認為他們的經(jīng)濟收入、物質(zhì)條件和社會地位與某些行業(yè)有很大的不同，從而對工作產(chǎn)生怨恨情緒，思想上誤入歧途，道德也發(fā)生了搖動，導(dǎo)致事業(yè)不強、職業(yè)感淡薄、奉獻心和敬業(yè)精神缺乏，不注意提高職業(yè)道德修養(yǎng)，不注意精益求精，不注重主動學(xué)習(xí)和自覺提高，從而影響檔案管理水平的提高。部分檔案工作者專業(yè)知識缺乏，職業(yè)素質(zhì)較差。近幾年來，檔案管理部門的本科以上學(xué)歷人員不斷增加，但真正擁有檔案專業(yè)學(xué)歷，接受過系統(tǒng)教育和培訓(xùn)的人很少，大多是“半路出家”，通過自學(xué)及一定工作經(jīng)驗，就認為自己了解了檔案專業(yè)知識，不少企業(yè)檔案管理者中，具有高級職稱的員工占比較低。檔案工作者素質(zhì)欠缺，直接影響到檔案管理工作中新技術(shù)和新方法的使用與推廣，極大地阻礙了科技檔案事業(yè)的繼續(xù)發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新

（一）緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念

在企業(yè)運轉(zhuǎn)和發(fā)展的過程中，會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，不論是工程項目信息，還是人事檔案信息，這些信息都是一個企業(yè)最寶貴的財富，對于企業(yè)的持續(xù)發(fā)展具有至關(guān)重要的意義。而傳統(tǒng)檔案管理模式，大都采用紙質(zhì)材料、檔案盒和檔案柜的組合進行保存，這樣的方式雖然可以起到一定的保存效果，但是場次以往并不能保障信息的安全與穩(wěn)定。檔案管理人員需要主動分析信息技術(shù)的作用，重視信息數(shù)據(jù)資源，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息為信息數(shù)據(jù)形式，根據(jù)企業(yè)實際需求綜合分析檔案管理過程，及時分析檔案信息，便利性的查詢企業(yè)檔案信息。并且，當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代的不斷深入，數(shù)據(jù)信息儲存的安全性、穩(wěn)定性、動態(tài)化、便捷化的優(yōu)勢，對于企業(yè)檔案管理工作來說是尤為關(guān)鍵的，不僅可以有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，還可以提升企業(yè)檔案管理的服務(wù)性能。但是在實際應(yīng)用過程中，大部分企業(yè)還未能轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)的檔案管理觀念，大都延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理模式進行，使得企業(yè)檔案管理過程中存在很多弊端，對于企業(yè)檔案管理的效率和水平影響極大。因此，在實際對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新思路進行研究時，可以針對這一問題，通過緊跟時代潮流，改善自身檔案管理觀念的方式，進而在提高檔案管理效率的同時，有效促進企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和發(fā)展。

（二）充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代優(yōu)勢，改善傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的不足

傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理模式，一般都是利用材料的梳理、整理和打印，利用檔案盒進行收集，在根據(jù)時間和類型進行分類后，存放到對應(yīng)的檔案柜之中進行儲存。這樣的管理模式，雖然具有一定收錄和保存的性能，但是效率和效果都不是很好，其缺陷主要表現(xiàn)在兩個方面，一方面，是效率低，在進行企業(yè)檔案管理工作時，由于紙質(zhì)版檔案的管理模式限制，需要經(jīng)過打印、整理、收錄等復(fù)雜工序，使得企業(yè)檔案管理的效率非常低；另一方面，是安全性能低，受紙質(zhì)版檔案管理模式的限制，大部分的檔案都是單一保存或統(tǒng)一保存，當(dāng)發(fā)生突發(fā)事件時，如火災(zāi)、鼠災(zāi)等災(zāi)害時，檔案很難進行找回，并且檔案盒和檔案柜自身特點的影響，檔案信息還存在泄漏的危險，使得檔案數(shù)據(jù)信息的安全性比較低。因此，在實際對大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理工作的創(chuàng)新研究進行分析時，還可以針對以上問題，通過發(fā)揮大數(shù)據(jù)時代數(shù)據(jù)信息的優(yōu)勢作用，有效改善創(chuàng)痛檔案數(shù)據(jù)中存在的不足，進而有效促進企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)化和升級。

（三）加強檔案技術(shù)運用，創(chuàng)新檔案服務(wù)能力

在大數(shù)據(jù)時代下的今天，企業(yè)檔案管理工作必須要開拓創(chuàng)新，在進行各項檔案管理工作過程中，充分融入新觀念和新方式，更好地服務(wù)于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。一是要樹立檔案工作服務(wù)大局的認識觀。這要求企業(yè)檔案管理工作要以促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展為工作重點，要以服務(wù)大局為檔案工作的基本定位，對檔案信息資源進行有效開發(fā)與利用，全面系統(tǒng)地為企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展和長效發(fā)展作出貢獻。二是要改革傳統(tǒng)的檔案管理思想。創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作，加大對檔案工作的改革力度，建立一個與市場經(jīng)濟相適應(yīng)，并符合企業(yè)檔案管理自身發(fā)展的運行管理機制。并且在做好安全保密的前提下，可以適當(dāng)擴大企業(yè)檔案管理工作的開放范圍，使企業(yè)檔案工作能走進企業(yè)內(nèi)部工作人員實際工作中，這不僅使檔案的社會服務(wù)化功能可以充分發(fā)揮，還能夠增強檔案管理在企業(yè)管理中的影響力。三是要對檔案信息服務(wù)能力進行創(chuàng)新。要求對檔案信息資源進行主動開發(fā)，對于檔案服務(wù)項目和專題服務(wù)可做到超前策劃。其中在主動提供檔案信息服務(wù)時，要清楚檔案的家底，還要有精準的服務(wù)方向，要了解自己企業(yè)需要的檔案信息服務(wù)屬于什么類型，而檔案部門能提供什么類型的信息服務(wù)。此外還要積極研究、加工和開發(fā)檔案信息，可以主動為企業(yè)內(nèi)部各單位提供經(jīng)過提煉的、深層次和高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)信息；并根據(jù)企業(yè)內(nèi)部員工需求和社會需求，對檔案文化產(chǎn)品進行精心策劃。

（四）完善企業(yè)檔案管理規(guī)章制度

夯實檔案管理基礎(chǔ)新時期，企業(yè)檔案管理制度得到了較大的革新，以往傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)跟不上時代要求。現(xiàn)階段，我們已經(jīng)置身于數(shù)字化時代之中，已經(jīng)由紙質(zhì)保存檔案的管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛呻娔X等媒體保存的虛擬檔案。新時期的檔案管理機制得到較大優(yōu)化，為了真正做好企業(yè)檔案管理工作，首先，應(yīng)建設(shè)更加完備的管理機制夯實檔案管理基礎(chǔ)。基于當(dāng)前數(shù)字化時代背景，電子化處理手段成為當(dāng)前企業(yè)管理檔案的通用手段，企業(yè)應(yīng)進一步更新與完善檔案管理制度，嚴加看管企業(yè)的機密文件檔案，對電子檔案的保管，應(yīng)當(dāng)開發(fā)與引入防火墻機制，真正做好企業(yè)機密檔案的保密工作。其次，為進一步規(guī)范保存與整理企業(yè)檔案，也應(yīng)對各項工作制度進行監(jiān)督檢查，不斷適應(yīng)新時期的企業(yè)檔案管理工作，同時應(yīng)加強對企業(yè)檔案管理機制的改革，將檔案管理工作納入當(dāng)前基層工作考核范圍，通過這種形式增強檔案管理工作對企業(yè)員工的約束力，也有助于提升當(dāng)前企業(yè)檔案管理工作水平，真正發(fā)揮檔案資料的重要價值。

四、結(jié)束語

綜上所述，企業(yè)在檔案管理工作中，面對新的挑戰(zhàn)，應(yīng)通過優(yōu)化管理工作，融入新的管理理念以及服務(wù)思維，運用新的技術(shù)進行創(chuàng)新發(fā)展，實現(xiàn)信息化檔案管理模式，真正為檔案管理工作的良好推進打下堅實基礎(chǔ)，從而更好地服務(wù)于國企的深化改革與發(fā)展。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理的內(nèi)容和重點發(fā)生了重大變化。為增進檔案管理的效果，要基于傳統(tǒng)管理的模式，充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，將傳統(tǒng)的管理模式與大互聯(lián)網(wǎng)時代的管理模式融合起來，特別是在提高檔案利用率、共享率上下功夫，要做好檔案的宣傳工作，引導(dǎo)企業(yè)管理人員從管理檔案中找到管理經(jīng)驗、管理做法，科技人才善于從科技檔案中找到未來科技創(chuàng)新的潛力和方向，挖掘檔案的共享價值。為了實現(xiàn)上述目的，就要制定更加細化、更具操作性的實施辦法，利用互聯(lián)網(wǎng)時代的優(yōu)勢，改進電子文件歸檔和儲存管理，實現(xiàn)有序有效利用，推進檔案管理工作的變革和與時俱進。