強化物資采購管理對企業采購成本的影響探微

曾一蕓 南海西部石油油田服務（深圳）有限公司

一、物資采購管理現狀

（一）企業物資采購描述

企業物資采購，主要包括采購生產設備、零部件、原材料、勞保用品等，以上描述，是企業未來堅持走可持續發展路線上的堅實后盾。

當企業對物資進行管理，以及月末財務入賬，期間遵循“產-供-銷”的要求，高效完成銷售和工作。因此，企業要進行以下措施：合理控制庫存，促進物料的優化配置，從而達到最低庫存量、最高周轉速度。

（二）企業物資采購管理內容

物資采購管理的內容，分別指的是：及時地為企業生產者和運營者提供必要的原輔材料等物資采購；掌握企業相關物資市場促銷資訊，優化物資采購進貨通路，減少物資采購進貨成本；及時匯總各個系統的企業物資采購要求和計劃，平衡采購管理項目；評審供應商的資格，選擇、建立企業供應商資格檔案；通過表格，定期的錄入合同進行記錄，其目的是審核企業名下的合同完成的進程是否達標；定期進行采購價格比較，對大型采購活動項目或者組織開展招投標、競爭性采購活動；做好采購過程中的物資報驗和采購入庫等管理工作；做好采購進貨時間管理中的后勤、更換和退貨等管理工作；采購合同、檔案和各項采購表單資料要做好日常保管和定期檢查、回收、合并歸檔[1]。

（三）物資采購管理組織架構

從企業層面，設計好相關制度，建立專門的管理機構，監督指導整個公司的采購管理工作，是非常必要的。企業所屬的所有項目部，都成立各自的集采領導小組，負責具體的集采事宜。

對于新開工的工程項目，企業首先需要著手于戰略的制定和規劃，需要將工作任務分派到各人和各部門，同時也需及時的對物資進行補充，理順企業與采購之間的供給關系，夯實采購管理的基礎，使其能夠在項目建設之初就步入到一個良性運行的軌道。

（四）物資采購管理的模式

關于企業下的管理部門，有相對應的系統管理方案，其中包括了以下四個不同方面：其一，對每個部門加強監管措施，配置專門人員進行管理；其二，對采購的結構進行調整，對于企業已有的物資需要及時清點；其三，階段性結合市場上行業的變動，調整企業物資采購的策略；其四，對于供應商的風險調查需要加派人手，進行實時審核。

相比較沿用傳統的企業來說，舊一套的管理模式已經跟不上新時代的發展，會出現冗雜的管理項目和時間成本的消耗，這些對于企業來說，造成在發展道路上的沉重負擔。另一方面，傳統管理模式也會使得企業在對物資采購上面的不重視，這樣會引發嚴重的不良后果。

二、強化物資采購管理對企業成本的影響

（一）物資采購管理存在的問題

這一小節，將闡述在不同方向上，物資采購過程中出現矛盾點：

一是采購監管不嚴格。很多公司對物資采購缺乏監督機制，采購流程不到位，采購缺乏必要的程序。雖然很多公司都引進了質量認證體系，但是材料的采購只停留在體系文件中。與標準文件相比，材料采購過程沒有得到有效實施。在采購過程中，存在著采購大量無用物品的問題。有的公司缺乏必要的監督崗位，采購管理部門沒有設立專職部門，或者缺乏必要的監督崗位，采購管理部門不能履行必要的職能，并不能保證采購部門在第三方約束下獨立履行職能。

其次，市場調研意識不強。采購人員素質低、采購成本高是物資采購管理中普遍存在的問題。雖然老的采購人員群體具有豐富的市場經驗和良好的職業道德，但由于采購觀念落后，采購方式單一，不愿采用現代的采購方式。采購過程缺乏明確的規劃，無法建立必要的規劃管理機制[2]。

（二）強化物資采購管理對企業采購成本的影響及原因

其中利潤點的體現，是影響企業管理者們對采購成本力度大于小的直接數據。成本管理控制的過程中，其是能夠決定企業最后盈利的關鍵決策。在大多數企業經營成本中，材料采購成本占企業整體經營成本的比重相對較高。

持續提升物資采購管理水平，就能不斷降低物資采購成本，則企業平均利潤率就不斷增加。這也直接就意味著公司未來能夠節余更多資金，用于經營管理、產品技術創新或者產品開發上，進而直接推動公司不斷提高增強核心競爭力，使公司未來在國內、國際市場上的發展形成良性循環。

隨著市場經濟的不斷發展，商業競爭不斷加劇，無論大企業還是小企業，對自身所在行業產品和服務的市場價格控制難度加大，這就對企業經營成本的控制提出了更加嚴格的要求。成本優先，成為很多企業制定競爭戰略的首選。

當然，在市場份額的競爭中，原輔材料供應商之間，在一定程度上也同樣存在競爭，他們也參與了商品競爭過程，這使企業的物資材料采購成本壓力得到了一定程度的分散和緩解。

（三）強化采購成本控制的方法

要實現對物資采購成本的嚴格控制，首先在對采購物資的審核過程中，需要嚴格控制，其次在物資市場中選擇所需要采購的物資時，可根據物資管理制度體系的具體要求進行實施。

一是選擇有助于提升本企業產品性能競爭力的物資材料。二是選擇在當前物資市場中最有競爭力的采購方式，獲得最佳供應價格。綜合考慮功能、質量、穩定性、價格等多種因素，尋找最優“性價比”的采購方案。這不僅能夠促進我國物資市場的競爭，同時也擴大了企業自身的物資采購渠道，從而提高了企業的社會經濟利益。

如果企業所采購的物資品種繁多，或某些物資品種出現需要多次購買的情況，企業可能選擇進行大規模的原材料購買。管理層通過批量形式的進行采購，能夠拿到更低廉的價格，為了降低營銷成本。因此，在這段時間內，管理層會加快大規模采購物資的周轉速度，在規模采購成本更低和庫存占用更多資金之間，取得平衡。

國內企業的采購部門管理的過程中，會嚴格采購物資的價格區間，防止國內企業在采購過程中出現盲目采購，重復采購等不利情況，進而實現科學合理的采購計劃，從而達到管理層的要求。

（四）對我國企業采購成本控制的啟示

加強對物資采購管理的目標，其實際要求就是滿足管理層設定的成本區間，通過采購物資花費的降低，從而企業的利潤數值得到了增長。降低成本，已經是許多企業選擇的發展捷徑之一。為了實現降低成本的目標，企業通過管理提升，合理地安排資金投入到生產和經營過程。如果企業大幅度地降低采購環節在生產經營資金總額中的占比，這一舉動，可以成功地達到管理層的要求，企業其他的部門也將有更多資金可以利用。

三、強化物資采購管理對企業采購成本的影響對策

（一）強化物資采購管理原則

重要的管理原則需要圍繞企業的規定進行，其中加強管理條例，對物資進行審核，制定規范性文件，給物資采購管理工作提供制度性指引。

采購工作崗位安排上，要確保各種機制性管理者的業務素質和管理技術水平，使其在物資采購的管理過程中起到真正的引領和主導作用，從而促進企業物資采購的工作實現規范化、合理性和精細化。

另外，要適當地提高招聘標準，特別是招聘一些物資采購專業人才時，必須認真評估其是否具有采購相關的豐富知識，和充足的采購經驗，嚴格審核他們所持有的物資采購專業證書。

強化物資管理原則，不僅僅可以對基層干部加強了培訓，另一方面，一系列工作的落實到位，都是為了能夠順利進行物資采購所進行的鋪墊。

（二）強化物資采購戰略

有關戰略采購準則，證明了這一系列的操作都是擁有規范性和經濟性。在物資采購過程中，企業必須明確物資采購戰略，根據采購戰略制定具體的企業采購計劃和采購發展方向。

因此，在做對采購準則的編寫和討論過程中，需要結合企業未來的發展道路，同時，需要合理整合現有的物資材料庫存，從而對企業采購材料品種、價格范圍、質量服務要求、到貨截至時間、運輸成本等信息進行詳細統籌規劃。采取這些措施，目的在于確保企業采購材料的采購資金成本、運輸到貨時間、倉儲成本都能夠得到有效率的控制，從而避免周轉率過低，導致采購資金不足。

（三）強化物資采購成本決策

物資價格受多種因素的影響，往往會出現波動。因此，物資采購人員應密切關注材料市場動態，定期對材料市場進行調研，掌握物資市場動態，加強物資采購成本決策。

通過對相關信息的收集和整理，了解市場趨勢和材料價格變化規律。充分利用所掌握的市場規律和及時收集的動態市場信息，選擇把握適當的采購時機，在階段性成本最低點實施采購。同時，企業內部各分支機構共享采購信息，將采購的各個環節緊密聯系起來，從而使公司的采購成本得到有效的控制。

（四）建立健全采購信息系統

整個系統，包括了多功能的物資管理方針，跨部門的工作流、信息流，程序復雜，信息量也是極其巨大。要想有效地保證企業物資采購管理達到理想水平，企業必須在實踐中全面創新，探索適合本企業的采購管理模式和方法。既要引進建設一套現代物資采購管理制度，又必須根據企業實際，制定一套完善、高效的物資采購流程。

在合理、規范的制度和流程基礎上，充分運用先進互聯網技術，建立物資管理信息化網絡平臺，對企業合理、規范、準確、高效地完成采購計劃，是不可或缺的基礎設施建設。通過信息化網絡，及時收集、傳遞和物資采購相關的信息，進行實時收錄數據，并且納入企業的管理庫中，實現對物資采購工作的全流程透明化管理和過程控制。同時，密切跟蹤先進信息技術，持續升級建設物資采購信息化系統。

企業物資采購信息系統，還包含一系列的基礎信息。企業必須制定一套完善、科學的物資產品供給目錄，及與之對應的市場基準參考價格表。

企業物資采購也必須遵守所采購物資目的地、中轉地、來源地所在國家和地區的市場管理體制，相應地，各地有關政策和相應的法律、法規，也是物資采購信息系統中必要的基礎信息。

健全完善的企業采購信息系統，還能夠對物資采購活動中各個環節作出全面監督，既能做到及時發現問題、及時處置解決問題，并且，最大可能降低錯誤的出現，有效利用規定數額內的成本，同時也保證物資的采購。

四、結語

物資采購管理，其最基本的目標是：來源合法、程序合規、成本合理、及時到位。做好企業物資采購管理，應該從以下幾個領域入手：

1.建立物資采購管理體系，設置關鍵管理節點，落實關鍵管理崗位和責任，并為之制定相關的配套制度、流程、表單，從而確定物資采購管理的納入范圍、實施目標、方法措施等綱領；

2.掌握企業相關物資供應市場和促銷資訊，優化物資采購進貨通路，降低物資采購進貨成本；

3.完整、及時地匯總各個子系統、不同部門的物資采購管理計劃，安排采購管理項目、平衡物資采購預算；

4.需要建立對供應商的背景調查，以及資格的核查，完善對供應商風險背調的步驟；

5.對采購活動，按大、中、小規模，設定相對應的采購定價程序，如小型采購比價、大型采購項目組織招投標、競爭性采購活動，為獲得合理采購價格提供良好的制度設計和程序保障；

6.建立企業采購執行記錄臺賬，對采購合同、檔案和各項采購表單資料要及時整理、回收、合并、歸檔[3]，妥善保管和定期檢查，對采購檔案管理的執行情況，按年度進行定期監督檢查；

7.物資采購實施過程中，落實細節管理，包含報檢、驗收、入庫、倉儲運輸、不合格和殘次品的更換、退貨等；

8.建立制度化的防止腐敗、利益回避等措施，最大程度監管違法行為的出現，一經發現，企業管理層必須嚴懲不貸。

公司物資的采購成本直接影響公司的采購成本，對公司的總成本控制也有相應的影響。加強公司的材料采購成本管理，通過管理層減小成本花銷的數額，從而企業的效益得到了增長，這些都使得公司的服務等方面具有更大的成本優勢和競爭優勢，從而提升公司的綜合競爭力。因此，企業管理者應通過多渠道加強對企業物資采購成本的管理，促進企業成本的控制，提高企業的業務發展水平。