數字化檔案信息資源的利用策略分析

宋浩北 內蒙古廣播電視大學

隨著信息技術發展，檔案信息資源應隨著時代需求，建立新時代的數字化模式，重視數字化檔案利用，才能更有序合理地展開檔案工作。數字化檔案的利用為檔案管理提供了更方便和高效的方式。

一、數字化檔案信息資源的利用重要性

數字化時代的到來，互聯網與計算機的使用方便了人們生活，兩者之間已經密不可分，計算機與互聯網大量的應用，形成了巨量的電子文件，對于其中的重要文件進行整合與應用，能夠更便捷地服務社會[1]。數字化檔案的應用讓企業檔案信息管理有了更方便、高效的方式，讓檔案信息資源作為全新的生產方式加速了企業發展。近期，我國一些企業重視并進行了信息化改革，根據企業的信息資源管理利用情況，建立針對自身企業的文件管理方式和數字化檔案。數字化檔案信息資源的有效管理與利用，精確的檔案服務與檔案管理結合起來，大大提高了檔案的利用效率，對企業提升和發展的可持續性有至關重要的作用。

二、現階段企業數字化檔案信息技術利用現狀

隨著信息技術的快速發展，對于檔案管理的傳統方式，數字化檔案有著更良好的管理方式。一方面，企業快速發展有著更多的檔案信息，讓數字化的檔案管理更加的復雜與系統，另一方面，在數字化檔案管理的具體應用中，對信息技術與相對的設備有著更高要求，而且檔案信息資源的開發利用過程從搜集、處理、運用都需要計算機網絡等，對于這些依附性較強。

目前，數字化檔案信息管理與運用在我國普及程度較低，在具體的應用中，很難滿足實際的需求，而且不能將數字化檔案的重要作用充分發揮出來，主要是對當前不完善的檔案信息資源利用效果一般，無法滿足需求者大量需求。目前的檔案信息的管理與運用主要用于企業的財務，人事管理工作等，相對比較傳統一些的檔案工作，應用的范圍十分狹小，甚至一些工作人員對此還不了解。此外，數字化檔案利用在比較單一層面，很難讓其實現全方面的運用，當前階段大部分企業都是對原檔案信息資料進行借用，打印，摘抄等方式加以使用，即使數字化的檔案管理有著極高效率，但在實際工作中，工作人員還在使用著傳統的工作方式，數字化方式的高效性沒有發揮出來。另外，對于檔案信息的沒有進行科學合理的統計與加工，企業發展中的大量信息資源十分繁雜，對于數字化檔案沒有進行合理加工以及整理，促使這些信息資源較為單一，龐大，需求人員要使用這些信息資源無法快速準確的進行使用，需要對信息資源的情況進行詳細調研核實，嚴重影響數字化檔案的有效利用，而且以后在整理這些信息資源時候，有些信息的準確性核實工作十分困難，且龐大的信息資源讓整理工作量十分巨大。

三、數字化檔案信息資源利用的具體策略

（一）加強學習

想要加大對數字化檔案的利用，就需要相關基礎理論學習，結合自身，從多個方面開拓視野，延展服務的領域。改變傳統的觀念，有規劃的將檔案信息資源進行管理，提高自身檔案資源的研發能力和水平，向外界提供可利用信息，從而提高自身檔案資源的形象，使數字化檔案信息資源功能更加完善。

（二）樹立意識

數字化檔案的利用要適合企業發展的實際需求，和企業的發展方向與效益保持同一方向，為企業發展和盈利服務。企業首先要根據發展方向對數字化檔案的管理和利用策略進行優化調整。然后在此方面加大檔案信息資源的服務范圍，尋找信息資源的效用，為日后的進一步發展奠定基礎。另外，數字化檔案的利用，與企業各個部門和發展方向有著千絲萬縷關系。檔案的管理人員需要和其他部門強化交流，深入企業各部門的現場進行考察，提高檔案信息資源的適用范圍和有效性。最后，企業的所有人員要認識到數字化檔案信息資源的重要性，不斷地開發以及利用。數字化檔案管理短時間顯現出對企業的效益，但長期數字化檔案信息資源管理對企業的可持續性發展和對其他部門有著十分重大的意義。

（三）規劃管理利用

1.建設

數字化檔案資源建設，其一，建設目錄數據庫。將檔案室所藏的各種業務文書及各種載體檔案全部建立電子形式目錄，讓搜索與搜索目標最大化一致。目錄數據要完整、規范符合相關要求。其二，建設數字化檔案，將各種所藏業務文書等進行數字化處理，能夠進行全文搜索查閱，實施相關制度進行管理，數字化處理過程也要符合相關要求。其三，建立檔案數據庫。將數字化檔案放入全文的數據庫中統一管理，各種重要的照片、聲像、實物檔案也進行數字化處理，做出企業專業領域完善的數據庫，方便各個部門使用。其四，電子文檔歸檔。做出關于電子歸檔的相關制度，制度規定需要歸檔的電子文件和保管時間，一些重要電子文件要將相關的背景信息與元數據歸檔[2]。歸檔文件要檢測真實、完整，登記備份所有文件數據。

2.管理

企業需要建立數字化檔案信息資源的管理制度，另外，配備關于歸檔文件與數字化檔案的專用存儲設備。各種檔案文件有規范進行存儲，管理人員對檔案數據進行維護與管理，定期對數字化檔案檢測，保障檔案數據安全與可用性。做好隨時的移動轉換工作。

3.共享利用

使用計算機的云端技術，在數字化檔案信息資源管理系統基礎上，將企業資源集存儲、搜索、借閱、共享為一體。根據各個部門基本情況，在數據庫內系統規劃不同員工的工作需求調節所需的數字化檔案展開設置。在部門登錄時，根據需求就可以選擇所需檔案和資源信息。由于有時無法滿足部門所需信息，需要建立借閱功能，借助搜索得到所需檔案資源信息，這樣在數字化檔案信息資源推動中，檔案室的服務水平得到了全面提升。

（四）檔案安全管理

利用數字化檔案的同時，存在許多的安全隱患。保證檔案安全有以下幾點：

一是保障檔案信息資源有著安全環境。數字化檔案的建設，提高了檔案的管理和利用的高效性，同時在數字化檔案開發與利用時有著很大風險，因此，檔案信息資源開發與利用之前，要建立安全的環境。提高使用人員的安全意識，使用前對開發或利用環境進行檢測，加強計算機和存儲設備的保護，制定安全管理制度。

二是定期對企業的網絡進行檢測與更新。最近，黑客的新技術層出不窮，發現一點漏洞就會對企業進行破壞，造成企業財產的損失。對此，需要定期對企業網絡系統進行檢測，及時發現及時維護。同時，企業也要將信息數字技術加進到檔案的管理當中，進一步促進檔案的安全管理的安全與穩定。雖然信息數字技術目前還存在著不足之處，但也會增強檔案的管理工作效率。在檔案的安全管理時，應增強信息加密管理，可以對檔案系統中的各類文件進行嚴密監管，同時，也會讓輸入與輸出的窗口更加安全與合理。加密管理中加密技術應提高技術強度，加大各種亂碼信息的使用，而這些亂碼在一定程度上很難讓人理解，結合到一起密碼程度極其繁復，可以有效地保障檔案系統的安全。此外，也要建立先進防火墻，運用攻擊檢測技術，目前市場上有著諸多的安全防護軟件，可以對檔案系統進行有效防護，識別出各類的惡意入侵，并對于入侵進行相關識別，做出針對性的處理，有效防止惡意攻擊對檔案進行破壞，保障檔案系統可以長期穩定的存儲在計算機中。另外其他的先進防護技術如：轉換、遷移、仿真等技術全都可以在檔案保護工作中進行應用，通過運用模擬技術的使用，讓硬件與軟件結合，促使檔案信息不會出現流失。而遷移技術將檔案的信息資料從一個存儲位置轉移到另一個存儲位置，通過這種技術使用，檔案不斷進行轉換，促使外界的極難發現檔案信息的具體位置，從而有效保障檔案信息的安全。

三是在檔案管理上設置權限與使用規范。在信息化時代，任何個體都更加容易的獲取各種信息，管理部門應根據檔案資源信息設立權限和規范，這樣不會出現不合理的檔案信息傳播，對于出現的不合理信息有效規范，對知識產權與隱私有關信息傳播及時限制，避免出現信息不實。同時，企業要完善檔案信息的管理制度，為了保障檔案信息的安全，就需要相關的管理制度，在基礎上給檔案信息管理工作提供合理依據。數字化檔案的安全管理需要完善的制度提供保障，通過運用先進相關技術，可以有效發揮檔案的重要作用。此外，需要制定規范的管理機制，促使管理人員按照標準進行相關工作，防止一些機密數字化檔案出現泄露。企業應根據檔案管理的具體運行情況制定相關的管理制度，例如：管理人員的素質審查，崗位的能力考察，機密數字化檔案的知識培訓等內容，并改善檔案以往的管理制度的詳細內容，結合先進技術對一些機密檔案進行加密，并根據文件重要程度劃分安全等級，對于極為重要的檔案信息應進行斷網脫機處理，隔斷與外界的直接聯系，防止被惡意攻擊導致檔案信息泄露或是受到破壞。同時機密文件存儲機構要嚴格控制除管理人員外其他人員進出，管理人員每次進出都要進行申請與密碼輸入，并且對于機密檔案的使用，每次都需要進行相關記錄，并根據先進技術對復制后的文件加大防護并且及時進行歸還或是返回管理機構進行刪除。避免出現泄露。此外，管理機構還需要對機密文件進行各種防護措施，或是對機密文件定期進行復制后進行秘密保存，避免機構受到自然等因素影響，機密檔案信息文件受到破壞或是受到電磁等影響文件被刪除等情況。使用多種手段保證檔案信息的安全。

（五）加強人才建設

企業要注重數字化檔案專業人員建設，使用多種措施提升檔案工作人員的準也能力，進而讓數字化檔案工作更加合理科學。當前許多大齡工作人員不會使用諸多的現代化辦公文件與設備，嚴重影響數字化檔案信息快速落實，對于這點企業要加大對工作人員的培訓，增強其工作能力。除對其專業能力進行培訓外，還要加強工作人員的服務意識，以此增加服務水平，構建一個和諧、穩定的檔案管理機構。在對工作人員進行專業性的技術培訓時，還要讓工作人員認知到數字化檔案的管理工作有著十分重大作用，轉變工作人員的傳統觀念，重視數字化檔案的管理工作，并自覺加大對于先進技術的學習力度，了解相關的管理知識，進而完善數字化檔案的管理工作。隨著檔案管理數字化進程，為了提高檔案資源的利用率，應構建準確的開發與管理方式，結合傳統的檔案管理開發與管理，促使迅速了解到不足之處并及時進行改進，研討出更加合理的開發與管理方式，并結合其他企業的成功經驗，促進檔案資源開發更加合理的開展試推行工作，同時及時發現不足，及時改進。

四、結語

新時代的信息技術改變了檔案的管理方式，更高效、便捷的數字化檔案信息資源管理正得到逐步應用，其是企業可持續性發展的基礎。企業應重視開發數字化檔案信息資源和管理，結合自身發展需求，對數字化檔案進行完善和調整，建立多種開發與利用方式，將數字化信息資源的隱藏潛力提煉出來，為企業發展提供新的生產力。