事業單位辦公室管理職能完善對策研究

白媛 晉中市園林綠化服務中心

在事業單位發展的過程當中，辦公室擔當著極為重要的角色。辦公室是領導決策的智囊團，是綜合協調、上傳下達的指揮部，是單位事務的綜合服務部，還承擔著督導督辦等職能，工作內容多而且繁雜，唯有不斷優化辦公室的管理職能，才能夠使各項工作更加高效有序地推進，對促進事業單位的快速發展具有重要意義。

一、事業單位辦公室管理中的問題分析

（一）辦公室職能種類過多

在目前辦公室的管理過程中，辦公室承擔的綜合事務較多，具有很強的服務性，涉及面廣，事務瑣碎繁雜，綜合性強，不僅要在單位事務中進行宏觀調控，還要對一些事務進行微觀處理，導致辦公室工作內容龐雜，經常出現職能不清、權責不明的問題，工作人員壓力較大，不僅要妥善協調各部門之間的關系，同時也要將自身的職能有效發揮，如果不能夠提升其職能管理效率，那么在新時代的新要求下，則很難發揮辦公室的職能效果[1]。

（二）缺少明確的管理制度

事業單位的辦公室運行過程中，缺少對應的管理制度，辦公室工作難以科學有效的進行，工作人員經常會出現不滿情緒，給辦公室的職能發揮造成了嚴重的影響。

（三）管理人員能力有待提升

隨著時代的發展與進步，事業單位對綜合型人才的需求越來越高，然而在原有的辦公室職能管理機制當中，人才種類較為單一，已經無法滿足辦公室發展的需要。原有的管理隊伍，受到傳統管理模式的影響，缺乏先進的管理思想，導致管理效率下降。若不能與時俱進，及時提升管理隊伍的綜合實力，會給辦公室職能管理帶來嚴重影響。

（四）信息化管理程度弱

隨著信息時代的到來，信息技術在各個領域當中發揮了越來越重要的作用，國家也提出了互聯網+的計劃，然而在辦公室職能管理的過程當中，作為事業單位的重要部門，本應該采用更加先進的技術以及信息設備來提高管理效率，然而由于單位管理理念的滯后、運行系統的繁冗、人員理念的落后，導致無法與現代化先進的理念以及技術設備進行有效結合，使得辦公室的職能管理效率沒能得到有效提升，從而影響整個單位管理的進步和革新。

二、事業單位辦公室管理職能的完善對策

（一）明確責任管理

辦公室管理職能過多，職責交叉不明，以至于事業單位的辦公室辦公效率較低，針對這樣的問題，事業單位要對辦公室的職能管理進行優化，明確每一個工作人員的具體職能，強化責任管理。如此才能夠使辦公室職員的工作效率得到有效提升。例如，可以在辦公室的管理體系當中強化監管機制的建立，使得每一個工作人員都有自己確定的職責范圍，如此可以使辦公室職能明確化，進而有效提高辦公室的管理效率。

（二）完善管理制度

為了使辦公室的各項職能有條不紊的運行，需要在辦公室的運行過程當中，構建完善的管理體系，形成完整的管理閉環，通過制度的約束確保辦公室各項職能的辦公效率。制度的制定要充分考慮辦公室的實際情況，既科學又合理，既能激發人員的工作積極性，又能有效對各項工作的完成情況進行督導。例如，可以通過績效考核的方式，設定相應的獎懲機制，對于業績突出的員工要進行獎勵，而對于在日常工作中表現較差，阻礙辦公室工作效率的人員要進行懲罰，如此通過考核機制的設定，可以有效提升辦公室工作人員的工作積極性，使其態度得到端正，對提升辦公室職能管理的效率具有重要作用。

（三）加強人員培訓

事業單位當中，辦公室事務繁雜、職能種類繁多，辦公室高效運轉的新特征對工作人員的專業技術水平提出了新的要求，尤其是隨著時代的發展，原有的管理人才已經無法滿足當代社會的發展需求，因此，應強化對辦公室管理人員的專業技能培訓，提升其專業素養，使其成為新時代下的綜合型人才，才能夠有效提升辦公室職能管理效率。例如，事業單位可以定期組織辦公室人員進行培訓，通過學習先進的管理理念，強化辦公室人員的理論知識，另一方面也要通過實踐，使其處理各項工作的能力得到有效提升，使理論學習成果轉化為生產力，從而推動工作效率的有效提升。

（四）實現信息化管理

為了使辦公室職能的管理更加高效，有必要融入先進的信息技術以及設備。這就需要工作人員積極學習先進的科學技術，提高對信息設備的使用能力，進而才能夠使辦公效率得到提升[2]。例如，可以請專業人員在事業單位內部通過大數據技術以及云計算技術構建信息共享平臺，如此，可以有效強化工作人員對事業單位當中各種文件的處理能力。通過信息共享平臺，還可以將辦公室與各個部門進行有效連接，使各個部門的信息傳遞效率更加快速，有助于協調各個部門的工作，還可以通過微信等交流軟件，加強辦公室員工與各個部門之間的交流，使辦公室職能管理工作形成一個整體，有效提升管理效率。

三、結束語

總而言之，辦公室在事業單位當中扮演著不可替代的角色，對于協調事業單位當中各個部門的關系，促進整個單位的發展具有十分重要的意義和作用，因此要通過明確責任分工、完善管理制度、提升人員素質、構建網絡管理平臺等方式，不斷優化辦公室職能管理、使辦公效率得到有效提升，從而促進整個單位的事務良好銜接、高效運轉。