新時期優(yōu)化城建檔案管理工作的策略探析

韋芳芳 安徽省肥東縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局

所謂城市建設(shè)檔案，是指在城市建設(shè)過程中保存的施工圖、規(guī)劃圖、數(shù)據(jù)圖、視聽資料等。它在支持城市設(shè)施建設(shè)、改善城市治理水平以及促進社會和經(jīng)濟發(fā)展方面的作用非常重要。因此，如何進一步增強其經(jīng)濟和社會效益，造福社會，更好地服務(wù)于社會，仍然必須繼續(xù)使用新的技術(shù)手段進行持續(xù)的研究。

一、管理和開發(fā)城市建設(shè)檔案的重要性

城市建設(shè)檔案記錄了城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的內(nèi)容，它可以反映城市的歷史景觀和當(dāng)前的發(fā)展數(shù)據(jù)，它不僅是這座城市的歷史記憶，還是這座城市未來發(fā)展的重要參考。因此，有必要加強對城市建設(shè)檔案的管理、開發(fā)和利用，加強城市建設(shè)檔案的管理與開發(fā)，有助于相關(guān)人員對城市進行全方位的監(jiān)控與分析，掌握城市發(fā)展規(guī)律。通過改革與創(chuàng)新，使城市的社會、經(jīng)濟、文化等各項成就得到更好地發(fā)展，可以看出，城市建設(shè)檔案的管理，開發(fā)和使用對城市發(fā)展具有重要意義。

二、城建檔案管理的現(xiàn)狀

在封建時代，每個州和縣都有專門的人編纂州和縣的紀(jì)事，以記錄州和縣中發(fā)生的最重要的事情。因為這是人們了解城市的最簡單、最直接的方法。簡而言之，城市建設(shè)檔案是城市的內(nèi)涵。盡管城市建設(shè)檔案的管理發(fā)生了變化，但政府也非常重視城市建設(shè)檔案的建設(shè)，并制定了一些改善計劃。但是，必須承認(rèn)，城市檔案建設(shè)中仍然存在許多嚴(yán)重的問題。

（一）城建檔案的內(nèi)容非常復(fù)雜，涉及面積很大

城市建設(shè)源于對政治，經(jīng)濟，文化等的參與，其內(nèi)容是相關(guān)的。城市建設(shè)是一個動態(tài)的發(fā)展系統(tǒng)，需要員工之間的密切合作以及時監(jiān)控和接收城建檔案。這是城市建設(shè)檔案中的薄弱環(huán)節(jié)，城建檔案信息相對落后，不能滿足城市發(fā)展的實際需要。

（二）系統(tǒng)不完善，組織不明確

當(dāng)前，城鎮(zhèn)的城市建設(shè)檔案基本上為零，而縣級城市建設(shè)檔案基本上為全覆蓋。許多部門尚未制定城市建設(shè)檔案或相關(guān)管理團隊，職責(zé)劃分不明確。即使制定相關(guān)管理團隊，辦公條件也很簡單，設(shè)備少，相關(guān)法律法規(guī)尚未制定，導(dǎo)致城市建設(shè)檔案停滯不前，工作效率低，工作質(zhì)量低。

（三）工作人員不足和操作人員素質(zhì)不高

第一，城市建設(shè)檔案的工作是一項艱巨的任務(wù)，需要足夠的人力進行業(yè)務(wù)咨詢，檔案的存儲和使用以及外部服務(wù)。第二，我國許多城市往往缺乏檔案專家。人員流動性大，也非常不穩(wěn)定。現(xiàn)有檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)很差，對于相關(guān)的管理工作，不遵守專業(yè)管理要求，嚴(yán)重影響了城建檔案管理的有效發(fā)展。我國的城市建設(shè)檔案管理工作起步較晚，受傳統(tǒng)建設(shè)思想的影響，對城市建設(shè)檔案管理的認(rèn)識不足，檔案管理工作不足，影響了城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)的完整性。

（四）工作方法相對比較落后

當(dāng)今社會是一個信息日新月異的社會，盡管城市的建設(shè)檔案管理部門也引進了計算機和其他設(shè)備，但發(fā)展的影響并不令人滿意。在傳統(tǒng)的手動控制下，檔案的科學(xué)分類不足，存儲不合理，管理仍集中在紙質(zhì)檔案上，信息不方便進行轉(zhuǎn)換、使用和傳輸。基于相對落后的情況，僅將當(dāng)前的城市建設(shè)檔案存儲在檔案管理中，并初步創(chuàng)建了檔案目錄數(shù)據(jù)庫。勞動力有限，顯然不可能搜集、組織、保存和使用這些大型城市建設(shè)檔案的資源，無法緊跟信息技術(shù)飛速發(fā)展的時代步伐。

三、如何促進城市建設(shè)檔案的管理

（一）加強檔案接收，加強檔案資源建設(shè)

首先，市建設(shè)部門要積極與有關(guān)部門和建設(shè)部門協(xié)調(diào)，積累檔案，形成有效的增長機制。其次，管理城市建設(shè)檔案的主要目的是更好地服務(wù)于城市現(xiàn)代化的發(fā)展和城市經(jīng)濟的發(fā)展。這就要求檔案管理員將以前的“等待”歸檔概念從被動更改為主動，并始終保持敏感嗅覺，關(guān)注城市發(fā)展過程，并及時收集與城市建設(shè)有關(guān)的資料。

（二）完善法律法規(guī)，并明確責(zé)任

為了保證檔案的順利發(fā)展，需要采取以下步驟：第一，建立并嚴(yán)格遵守統(tǒng)一的城市建設(shè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。第二是完善問責(zé)制，明確分工，使檔案保管員能夠履行職責(zé)，執(zhí)行各項任務(wù)。第三，建立可靠的檔案信息保護體系，確保檔案信息資源的安全。第四個目標(biāo)是明確城市建設(shè)檔案管理人員的責(zé)任心，提高職業(yè)道德，完善內(nèi)部管理制度，建立考核和薪金制度，鼓勵員工的積極性和主動性，提高城市居民的積極性和主動性。根據(jù)適用的法律法規(guī)和文件，執(zhí)法隊伍提高了執(zhí)法能力，加深了公眾對法律的了解。

（三）提高城建檔案工作人員的整體素質(zhì)

檔案業(yè)務(wù)正面臨知識經(jīng)濟時代的挑戰(zhàn)，需要具有現(xiàn)代科技知識的人才。城建檔案是一項非常專業(yè)的工作，需要高級專業(yè)知識。城建檔案要根據(jù)從業(yè)人員的實際情況，定期組織各種職業(yè)培訓(xùn)課程，不斷加大培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。其次，隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，城市建設(shè)檔案的管理工作不斷引進先進的現(xiàn)代技術(shù)和方法，對員工提出了越來越高的要求。除了強大的業(yè)務(wù)技術(shù)外，新時代城市建設(shè)檔案的工作人員還需要熟悉計算機，數(shù)字控制技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和縮微膠卷技術(shù)，并嘗試建立一個完美的團隊。

（四）加強信息技術(shù)發(fā)展

目前，城市建設(shè)檔案的管理方法相對落后，許多地方仍具有傳統(tǒng)的人工管理水平。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，城市建設(shè)檔案將不可避免地從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移到電子檔案，這是未來發(fā)展的趨勢。加強檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，數(shù)字化傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，這不僅解決了紙質(zhì)文件難以保存的問題，而且為共享文件信息資源鋪平了道路，大大提高了文件查詢的速度和便利性。

四、結(jié)語

綜上所述，城市建設(shè)檔案工作在城市建設(shè)中發(fā)揮著極其重要的作用，與城市的未來發(fā)展息息相關(guān)。城建檔案必須與時俱進，樹立現(xiàn)代觀念，加強法律法規(guī)和管理體系建設(shè)，改善管理方式，提高人員素質(zhì)，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在城市發(fā)展中的作用。數(shù)字化城市建設(shè)檔案正在努力適應(yīng)新形勢的發(fā)展需要，以鼓勵我國城市化水平的進一步提高。