水利工程檔案管理工作淺析

劉 璐

（河北省子牙河河務中心，河北 衡水053000）

《水利工程建設項目檔案管理規定》［1］指出，水利工程檔案工作是水利工程建設與管理工作的重要組成部分。有關單位應加強領導，將檔案工作納入水利工程建設與管理工作中，明確相關部門、人員的崗位職責，健全制度，統籌安排檔案工作經費,確保水利工程檔案工作的正常開展。但在實際操作中，建設單位往往只注重工程進度、質量，而輕視工程檔案的管理工作，造成檔案收集不及時、檔案質量差、記錄不規范等等問題。如何加強水利工程檔案管理工作，發揮檔案管理的真正價值， 是水利部門應該引起足夠重視的一個問題。

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設階段過程中形成的， 具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 它貫穿于水利工程建設的全過程， 涵蓋了水利工程建設項目的前期準備、合同簽訂、施工過程控制、施工質量與工程進度及竣工驗收等各個過程， 是整個建設項目的整體再現。因此，水利工程檔案是一項重要的信息資料和知識寶庫，是水利建設項目的過程控制、質量和監督的保障， 也是工程建設項目將來運行管理的依據，甚至是后期出現問題的責任追究證據。

水利工程檔案記錄了水利工程建設的全過程，建設質量的好壞、 歷史價值和作用都能從后人的評判和歷史中得以體現。 我國都江堰水利工程之所以能夠被世人記憶，有其歷史建設背景、建設構造的呈現，更是建設工程歷史作用的體現，其興利除患功能為當時及現在工農業發展做出了巨大貢獻。 每個水利工程的建設都有其建設的背景及意義， 我們在記錄水利工程建設過程的同時，注重其構造設計、先進施工工藝等有價值的東西的挖掘和保存， 以利于對后續同類工程建設項目發揮借鑒作用［2］。

2 當前水利工程檔案管理存在的主要問題

2.1 檔案管理工作重視程度不夠

建設單位一般多注重工程建設本身， 把檔案管理置于一個無足輕重的位置。 只注重工程建設的效率與質量的提升， 存在檔案管理對于提高工程建設效率與質量無關緊要思想，往往忽視放在一邊，在工程即將完成驗收時才想起收集與整理。 基于這種認識，導致工程檔案資料很難收集完整，檔案記錄與工程建設不能同步甚至嚴重脫節， 造成有關施工環節可能漏掉記載，工程檔案的完整性難以保障，形成的檔案也就不能反映工程建設真實狀況的全貌。

2.2 檔案管理制度不健全

檔案管理制度是管理檔案的可靠保障，一些建設項目在建設過程中缺乏科學、完整、系統可行的管理規章制度，不能有效對各參建單位及檔案管理人員的行為進行規范約束，致使檔案管理工作比較混亂。 檔案材料各自存放、分散管理，不能及時收集整理，檔案材料丟失遺漏現象時有發生。這就造成工程檔案資料殘缺不齊、質量下降，為以后工程檔案的利用與評鑒帶來不利影響，甚至出現問題時，考證資料無從可查。

2.3 檔案管理人員業務水平不高

由于建設單位對檔案管理工作重視不夠， 在落實檔案管理人員時臨時抽派， 造成檔案管理人員不了解檔案資料的重要性，不熟悉檔案管理規范、標準和要求，缺乏必要檔案知識和專業知識的培訓，管理業務水平能力偏低，在處理問題時不能按規范進行，檔案完整性、系統性、規范性等難以保證。此外，大多檔案管理人員缺少水利建設專業知識， 不熟悉工程建設的流程，不能很好地把握哪些資料該收集，哪些資料收集有價值， 更不能做到科學準確及時地進行檔案資料分類，造成檔案管理質量不高。

3 水利工程檔案管理工作的改進措施

3.1 提高對檔案管理工作的重視程度

首先， 各參建單位尤其是建設單位的領導要重視檔案管理工作，雖不至于親力親為，但也要選派有一定檔案知識的專人負責管理， 同時在日常管理過程中多檢查、多過問。同時注重檔案管理必要的硬件建設，結合工程實際增加必要的資金投入，設立專門檔案辦公室甚至專門設立檔案室， 構建檔案管理良好的工作環境和檔案資料保管環境。其次，要重視規章制度建設，明確檔案管理職責，從嚴要求，制定必要的獎懲措施， 表揚激勵檔案管理表現出色的參建單位或檔案管理人員， 對檔案管理問題突出的進行懲戒， 讓參建單位和相關工作人員看到領導的重視和嚴格的制度約束，自覺做好檔案管理工作。 最后，要大力宣傳檔案管理工作是水利建設整體的重要組成部分，提高參建單位對檔案管理重要性的認識，增強其對檔案管理主觀能動性。

3.2 加強檔案工作規范化管理與監督

建設單位要建立一套科學、完整、系統可行的管理規章制度，來規范約束檔案管理人員、各參建單位的行為，同時還要建立必要的監督和檢查機制。一方面，要求檔案管理人員嚴格遵守《檔案法》及相關法規，按照水利工程建設項目檔案管理規定開展工作，對檔案資料實行規范化、 標準化收集管理。 另一方面，要強化國家檔案部門和水利部門的監督和檢查，對檔案管理中存在問題和一些不規范的檔案材料記錄給與指導糾正，必要時給與批評與警醒，從而保障檔案材料的準確完整，全面提升檔案管理質量，提高檔案管理的工作效率。

3.3 提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員良好的綜合素質［3］是保證檔案工作質量的前提。一是檔案管理工作枯燥乏味，又常常被人忽視， 很容易造成檔案管理人員工作積極性不高，所以在完善必要制度的前提下，還應加大對檔案管理人員職業道德素養的培養［4］，使管理人員愛崗敬業、 凝心聚力、 積極主動地做好檔案收集整理工作；二是加強檔案管理能力培訓，既要加強檔案法規的學習，熟悉檔案管理規范和要求，也要不斷學習檔案管理知識，積累管理經驗并提高管理技能，使檔案管理工作井然有序；三是水利工程檔案專業性強，檔案管理人員也需具備必要的水利專業知識， 所以檔案管理人員要結合建設項目情況， 針對自身水利知識匱乏點，學習必要的水利工程建設專業知識，提升水利專業知識水平； 四是隨著辦公自動化程度的提高，檔案管理開發軟件也在逐步廣泛應用，檔案管理人員也要強化計算機運用操作方面的學習， 提高信息技術處理技能與軟件應用能力。

3.4 加快檔案管理信息化的進程

開發利用檔案是檔案管理的最終目的，隨著計算機網絡信息化的迅猛發展，對檔案信息的便捷查閱和利用提出更高要求。現在水利相關部門對檔案的管理僅僅停留在檔案室紙質檔案的建設管理上，已不適應新時期的檔案工作需求。要加強檔案辦公軟件管理系統的研發和運用，落實水利檔案管理人員對檔案資料的錄入管理和用戶對水利工程檔案的便捷查閱利用，努力推進檔案管理和利用信息化、便捷化。 水利部門和建設單位要更新觀念，保障資金投入，對檔案管理工作進行完善和優化， 提高電子檔案信息化管理水平，真正為水利工程檔案的高效利用、價值體現提供便捷服務，實現檔案利用效益又快又好的發揮。

4 結語

檔案是歷史的原始記錄，它所產生的效益無形且無價，檔案工作是“功在當代，利在千秋”的事業。進入21世紀，國家對水利建設的資金投入加大，各類水利工程建設項目相繼建設并投入運行， 水旱災害防治、跨流域引調水、 地下水超采綜合治理等工程的建設，進一步完善了水利設施，促進了水利事業的發展。 水利工程檔案作為建設項目的重要載體，應如實記錄反映新時代水利工程技術發展方向和特點。重視水利工程檔案建設管理工作，健全各項規章制度，加強檔案管理工作的監督檢查，大力提高檔案管理人員的綜合素質及檔案管理的信息化技術管理水平，是有效促進檔案管理工作高質量發展的重要手段，是發揮檔案作用、體現檔案管理工作價值的重要保障。