關于城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的思考

劉相純 王夢霞

1.魚臺縣社會勞動保險事業處； 2.魚臺縣人事爭議仲裁院

一、城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的必要性

城鄉居民社會養老保險檔案的管理具有一定的政治特征，伴隨著我國社會保障體系的逐步創建和完善，養老保險制度改善的持續推動，城鄉居民養老保險的管理形式和實施體系發生了巨大變化，進一步地滿足人們的實際需求，維護自己的合法權益。社會養老保險檔案需要完整無誤地記錄每個參保人的詳細信息，包括具體的參保狀況，參保年限和退休后享受的福利，數據量極其復雜，這給養老保險檔案的管理和應用帶來比較大的困難。因此，有必要貫串整體的保險檔案管理要求，不斷改進城鄉居民社會養老保險檔案管理機制，理順管理流程，運用信息化手段協助檔案管理，確保檔案管理的合理性。

城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的順利發展，直接關系到城鄉居民的本身利益，參保人到了領取養老金年齡限制后，在得到養老金的期間需要辦理許多程序和文件，被保險人保險信息的主要路徑是在維護城鄉居民合法權益的過程中承擔主要任務。社會養老保險檔案將儲存參保人完整的本人信息數據，而且給參保人建立本人帳戶，并實時把支付的保費劃分給參保人的本人帳戶，以完成保險之間的有效續簽和資金移動，為保護居民的合法權益提供了關鍵依照。

二、城鄉居民養老保險檔案管理工作的問題

當前，城鄉居民養老保險檔案管理仍然存在一些不足，特別是在目前時代的發展背景下，對于這類檔案管理給出了很高的條件，為了進一步完善相關設施，提升檔案管理效率，有必要對問題進行詳細分析，具體來說，存在以下問題：

（一）檔案管理人員的素質低

在城鄉居民養老保險檔案管理工作中，檔案管理人員發揮著重要作用。他們的素質能力對整體養老保險檔案管理工作的質量有很大影響。只有保證檔案管理員的素質和能力，才能真正滿足檔案服務的需求。但是，在許多城鄉養老保險檔案建設中，管理人員的素質通常很低，而且大多年齡較大，現代檔案管理和統計軟件不能很好地應用。然而，一些檔案管理人員缺少一定的責任感，不能夠更好地實行檔案管理的內容。還有一些檔案管理人員經常擔任多個職務，這無疑給城鄉居民養老保險檔案的管理增加了一些困難，工作效率和質量沒有得到有效提高。

（二）檔案管理的方式相對保守，管理水準地

城鄉居民養老保險檔案管理技巧也存在問題，落后現象比較明顯。不僅缺少統一的標準管理模式，而且在統計信息工作過程中難以使用現代手段來管理檔案。出于大多數養老保險檔案管理部門來講，數據的記錄主要是手工記錄，以計算機為輔助，相關的信息系統大多用于瀏覽和檢索，這些不利于檔案管理信息平臺的建設，特別是，養老保險工作本身具有一定的復雜性，因此，加強對數據和信息的有效處理至關重要。但是，當前的計劃外管理方法仍然不能滿足實際檔案管理的需要，并且缺乏創新，固有的檔案管理模式嚴重影響了城鄉居民養老保險檔案管理工作的進展。

（三）養老保險檔案化管理缺少一定的規范化管理

由于我國養老保險的人口隨著經濟的發展而增加，因此很多單位和公司都著手號召職工購買養老保險。此外，我國農村養老保險和城市養老保險的制度和要求是不同的。養老保險工作量相對大些，檔案管理存在統一性或混亂性，因此社會養老保險檔案管理的成效不是很好。此外，我國很多區域還沒有擬定有關養老保險檔案管理的要求與法規，造成我國養老保險制度中檔案管理的發展比較混亂，相關工作秩序尚未制定，這一系列原因促使我國城鄉居民養老保險檔案管理的整體水準不高。

三、提升城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的有關舉措

（一）提高檔案管理職員的素質才能

需要提高檔案管理職員的素質和才能，這是一個基本要求。這就要求有關部門建立健全的部門體系，對檔案管理職員實行專業培訓，使他們清楚檔案管理過程，完成紙質檔案的歸檔與分類工作，并定期進行維護，特別是對于那些更重要的檔案，必須先備份它們，然后再存檔存儲，整體檔案管理員都應全面掌握檔案的備份工作，儲存并記載，并且能夠精確地查詢檔案，從而使整體養老保險檔案管理過程趨向于完整與規范。

（二）增強檔案管理機制的建立

標準而完整的檔案管理系統是確保檔案管理活動井井有條實行的前提，要貫串當前社會養老保險管理機制的實質狀況，建立完善的檔案管理制度，給予城鄉居民提供有效的制度保障，確保檔案管理科學合理。檔案工作者要持續增強自己的專業才能，并革新原先的知識體制，以便更好地為城鄉居民提供服務。在社會養老保險檔案管理中引入信息技術，創建完善的信息索引制度，合理存儲電子檔案和備份電子檔案，防止檔案出現遺失，確保居民社會養老保險檔案的安全。

（三）合理分類和整理保險檔案

城鄉居民社會養老保險檔案內容復雜，工作量大，檔案管理職員在管理保險檔案時，務必要使用科學的分類方式對保險檔案進行分類與組織。依照保險檔案的實質特征，擬定統一的準則與規范，為養老保險檔案的管理提供有用的制度支撐。同時，檔案分類與整理活動的發展也務必要達到快捷查閱的要求，提升檔案運用的速度和成效。其次，要增強對檔案管理全過程的監督，確保各項流程的標準性和合理性，根據時代發展的特點，持續改進養老保險檔案管理技術和管理體制，使城鄉居民的社會養老保險檔案管理可以更好地滿足目前社會進展需求，提升檔案管理質量。

（四）增強檔案的信息化建設

科學技術的迅速發展，特別是計算機技術在每個行業的不斷運用，為城鄉居民管理社會養老保險檔案提供了新途徑。以往的紙質檔案管理形式管理效能低，檔案查閱和調用速度緩慢，并且紙質檔案輕易的就會受到自然災害，人為破壞和其他原因的影響發生紙質檔案遺失或破損，影響檔案管理完整性，所以，增強檔案的信息化建設非常關鍵。社會養老保險檔案管理部門務必要建立專門的電子信息數據庫，把養老保險檔案的全部紙質信息以電子方式輸入到信息數據庫中，并把原始紙質檔案轉換為信息檔案，能夠節儉檔案的存儲空間，降低檔案的保存成本。同時，能夠使用信息技術來建立用于檔案管理的官網，提升檔案的收集速率和運用性，并且使用各類即時消息平臺搜集人們對檔案管理的看法，調節和改進目前的檔案管理活動，并確保檔案管理成效。

（五）規范檔案管理工作

為了進一步規范我國城鄉居民養老保險管理，有必要結合實際情況采取重點措施，重點是以下兩個方面：第一，我們補充了有關老年人和死者的信息。科學和標準化的檔案管理必須完全靈活。所以，對城鄉居民養老保險實施最根本的檔案管理是最佳可行也是最有用的方法，這也是由于當前我國城鄉居民社會養老保險的檔案管理缺乏靈活性是一個制約要素，因此養老保險的有關檔案單位與檔案管理職員務必要實行不斷地添加和糾正檔案信息，并有效地落實每個參保人的生活條件，從而確保可以隨時查詢被參保人的信息，并且可以隨時存檔系統管理信息。另一方面，我國目前的老齡化現象非常嚴重，人口數量龐大，從整個社會結構來看，老年人口的比例逐年增加，這就需要現代化的檔案管理工作務必辦到重要信息不能出現遺失及老年人養老保險數據庫的系統化需求。

結語：綜上所述，城鄉居民社會養老保險檔案管理工作的質量直接影響到城鄉居民的合法權益，關系到城鄉居民退休時的好處。所以，務必注重社會養老保險檔案的管理活動，確切保護居民的合法權益，增強檔案信息化建設和管理機制建設，確保檔案科學化，規范化管理，進一步促進社會發展，為城鄉居民提供養老保險服務營造優良環境。