新時期事業單位檔案的數字化管理探索

梨樹縣經濟信息中心 吉林 梨樹 136500

在新時期,信息技術已經成為各個領域的主要發展技術。在當前情況下,采用數字化方式開展檔案管理工作具備的重要性不言而喻。數字化檔案管理得到了事業單位管理者的高度重視,并且將其應用在日常工作中。事業單位應順應時代發展潮流,響應時代號召,以自身檔案管理需求為依據,對數字化技術進行合理應用。這樣一來,便能夠使事業單位檔案管理工作向信息化及效率化發展。

一、數字化技術對事業單位檔案管理的重要性

(一)使檔案使用效率得到提升。以往檔案管理過程中,大多是將檔案存放在檔案館,且大部分檔案為紙質版,為后續管理工作的開展帶來不便性。將數字化技術應用在事業單位檔案管理過程中,能夠幫助相關工作人員精準查找所需檔案,從而實現數字化管理檔案的目標。除此之外,能夠節省檔案存放空間,減輕相關人員工作壓力,減少工作時間,使檔案使用效率得以提升[1]。

(二)使經濟效益得到提升。新時期,信息技術飛速進步發展,海量信息對各個行業提出了全新的要求,隨之,傳統辦公方式與新型管理方式之間出現了明顯了落差與矛盾。傳統檔案管理工作的開展大多不夠細致,過于粗放,在出現問題時候,只能夠通過增加工作人員數量的方式解決。這樣無疑增加了檔案管理經濟成本。近年來,數字化技術變得完善成熟,該項技術在檔案管理工作的中的應用能夠將傳統紙質載體轉化為機讀檔案形式,能夠在節約空間的基礎上,減少管理費用。

(三)使辦公效率得到提升。事業單位應用數字化方式對檔案進行管理能夠做到及時歸檔,提升工作效率。對人事工作檔案管理而言,管理對象繁雜、數量多,且具備流動性,例如員工退休、人員調動等。想要對這些數據進行精準統計,詳細了解變動情況,就需要對信息技術進行充分利用,通過數字化方式管理檔案,在基礎上對人員變動情況進行反饋。此外,在查詢檔案時,應用數字化技術能夠節約時間,方便快捷。

二、事業單位檔案管理過程中數字化技術應用策略

(一)樹立正確的數字化檔案管理認知。事業單位負責檔案管理的工作人員應樹立正確的數字化管理認知,不斷提升自身專業素養,學習新型技術及知識,摒棄傳統工作理念,創新個人工作認知,跟隨時代發展腳步,充分應用信息技術,在此基礎上創建完善的認知體系結構,從而提升自身工作素養,加強專業能力,高質量完成檔案管理本職工作。

(二)文件數字化及文件歸檔處理模式。對事業單位而言,文書工作占據至關重要的作用,其工作質量直接決定檔案管理工作效果。因此,為了使事業單位的工作需求得以滿足,相關工作人員就要對大批量文件進行分類、處理,此外,需要通過網絡方式開展發文處理工作。因此,事業單位應組織相關人員采用計算機輸稿,并對其進行審核、檢查、簽發、修改、分發、歸檔等,從而達到結業歸檔處理時間的目的,能夠最大限度減輕相關人員工作壓力,提升工作質量[2]。

(三)完善科學合理的檔案管理體系。事業單位管理人員應該以檔案管理工作數字化管理需求為依據,創建出完善的、與自身發展需求相符的檔案管理制度及辦公規則。這樣一來,事業單位應為檔案保密性、檔案管理工作制度、使用制度及安全機制,并將上述內容進行有效關聯,從而為日后一體化檔案管理工作的開展奠定基礎。

(四)確保檔案安全性。事業單位在應用數字化技術開展檔案管理工作時,應確保文件的安全性及網絡使用的安全性,避免對檔案所具備的價值產生破壞作用。這樣一來,能夠對單位檔案管理工作開展產生促進作用。在新時期,事業單位應以當前檔案管理需求為依據,從檔案管理實際情況出發,從不同角度對相關工作進行縝密思考,做好檔案備份,定期更新電腦系統,做好病情防治及軟件殺毒工作,避免因意外情況影響檔案管理工作的正常開展[3]。

三、結束語

根據本文研究可知,將數字化技術應用在事業單位檔案管理工作中,能夠使檔案使用效率、經濟效益及辦公效率得到提升,事業單位想要在此情況下提升自身工作質量,就應以實際情況為依據,跟隨時代發展腳步,樹立正確的數字化檔案管理認知,滿足市場發展需求,提升檔案的數字化管理力度,創新傳統檔案管理方式方法,將檔案所具備的價值充分發揮出來,對檔案管理中信息采集、信息管理等工作的開展提供便利性。