推動事業單位檔案管理現代化和電子化的策略

四平市應急管理局 吉林 四平 136000

一、事業單位在檔案管理上實行現代化和電子化是大勢所趨

信息技術深入工作和生活的方方面面,也讓事業單位的檔案管理工作出現了改變的良機和提升的契機,讓檔案的搜集途徑和載體變多,保存和利用上更是煥然一新。基于此,有必要對事業單位的檔案管理的現代化和電子化穩步推進,提升對于檔案的管理效率,實現利用和開發工作再上新臺階。

在這全新的信息時代,檔案管理向著數字化方向轉變是一種必然選擇,唯有不斷提升檔案的現代化和電子化水平,才能適應時代發展要求,適應事業單位改革和進步的需要。此外,事業單位的檔案信息對于保密性要求較高,這在網絡化時代的確存在著泄露檔案資料,甚至有造成遺失的可能,對此只要加強對信息的安全管理即可規避,也就是通過信息技術的不斷完善,完全可以安全的實現對檔案資料的獲取和整理分析,凸顯出現代化和電子化管理的足夠便利,實現信息保存、防范丟失、信息挖掘利用的全渠道安全。除此之外,由于檔案承載了事業單位在運營方面的重要信息,是體現其運營情況的主要衡量指標,所以需要事業單位各個部門之間的有效溝通,有序推進,而這就更體現出了事業單位推進檔案管理的現代化和電子化的必要性。

二、事業單位在當前的檔案管理中存在的不足

1.檔案內容逐步增多且愈發復雜。隨著事業單位的市場化趨勢越來越明顯,單位業務涉及面更廣,運營壓力不斷增加,這就使得檔案的管理范圍不斷增加,加之原有的自身體制上的累積,讓檔案管理難度大幅度上升。

2.重存儲,輕利用。事業單位的檔案管理為支撐單位正常運行提供重要的資料依據,起到了重要作用,但是這還不夠,因為其與實際應該體現的價值相距甚遠,主要體現在重存儲、輕利用。對于檔案的存儲耗費不小,從人員、存儲設備、存儲空間等都做到了滿足實際需求,但是在檔案的利用上卻是乏善可陳,很多紙質檔案蒙灰多年,很多信息就躺在角落靜等歲月更迭,卻沒有在檔案的利用上做出成績,這源于檔案管理人員的傳統工作慣性,以及固有的觀念所致。而解決的辦法唯有將檔案進行現代化和電子化建設,方能實現檔案檢索和利用的便捷,才能讓資源得到更大程度上的共享。

3.管理效能低下。隨著事業單位改革進程的加速,在組織上及業務內容上變動頗多,隨之而來的就是更多的內容需要納入到檔案管理中,這增加了檔案管理的難度,尤其是一些電子檔案比紙質檔案更加容易泄密,存儲的信息更加容易出現丟失,這都凸顯出了管理效能低下的弊端,

4.信息化程度不夠。雖然事業單位的檔案管理工作已經向著現代化和電子化的大方向邁進,但是不可否認的是信息化程度不夠還是目前的整體現狀。一方面,事業單位引進的檔案管理軟件雖然很專業,但是卻與具體的單位缺乏針對性,也就是沒有針對某單位的個性化設計。另一方面,檔案信息的共享既需要在單位內部各個部門之間,也需要在單位與單位之間,但是實際上能做到這些信息共享的程度還是不夠理想。此外,對于檔案的安全性方面,由于網絡連接、網絡防護不足、計算機病毒攻擊等都使其面臨著威脅,加之檔案的信息化對于檔案管理人員的高要求與實際計算機水平一般的檔案管理人員之間的差距,都使得檔案管理呈現出信息化程度不夠的問題。

5.管理上沒有與時俱進。目前的檔案信息化在實際的建設水平上還是無法做到高質量的信息共享,減弱了單位與單位之間共享檔案信息的效果。追根溯源,主要源于事業單位在對待檔案的現代化和電子化建設上只注重短期效益,沒有從長遠考量,更沒有做到與時俱進,一些管理者對于現代化和電子化的理解認識不深,帶著滿足眼下需求就行,夠用就行,能有些現代化和電子化的皮毛就行的觀念去推進檔案管理工作。

三、事業單位在檔案管理上提升現代化和電子化水平的策略

1.持續推進檔案的無紙化存儲。傳統的紙質檔案正在逐步交出其主流檔案存儲的位置,這因為其無法滿足時代的發展,更是因其帶有占用極大的儲存空間,耗費更大的成本,需要挑選更專業的保存場所等先天缺陷。而檔案現代化和電子化可以很好的解決這些弊端,因為小小一個硬盤所存儲的檔案信息量可能就相當于一整間存儲室所存儲的紙質檔案,差距相當巨大。所以要持續推進檔案的無紙化存儲,不但要將新增加的檔案信息進行無紙化存儲,也要將以往儲存的紙質檔案逐步實現數字化形式的無紙化保存,這都有利于檔案信息檢索與共享。

2.著力提升信息化建設?，F代化和電子化需要一定的信息化基礎建設為保障。在硬件方面,需要最基礎的性能穩定的計算機,穩定安全的網絡系統,大容量的存儲設備等；在軟件方面,需要采購專業的檔案軟件與設施,必要時可以進行一些適當的定制,這樣就可以讓檔案信息的搜集、錄入和存儲等更為便捷,也可以實現高效的檔案信息檢索。

3.在人員和制度上下功夫。一是要進行信息化技能的培訓,注重對信息化操作技能、道德品質、責任意識的提升。二是可以組織定期的檔案工作研討會,集思廣益的去思考單位檔案管理工作的得失,做到查漏補缺。三是建立更為適宜的檔案管理考核機制,做到獎懲分明,其中尤為注重的就是對創新的方式方法的鼓勵。四是在制度上劃清責任,將檔案信息管理的具體責任劃分到人,實現壓力層層傳導,減少出錯,便于追責。

4.將信息化的檔案資源進行有效整合。事業單位在檔案管理上應該以現代化和電子化建設為契機,對檔案資源進行有效的整合,實現集中管理,既保證了資料全面,又可以規避錯誤及漏洞,促進管理效率的提升。換句話說,就是通過整合可以將分散到各個下屬部門或其它單位的檔案信息資源進行集中管理,夯實信息基礎,進行有效的優化整理,并進行一定程度的加工,提升檔案管理的服務質量及利用價值。