信息技術在企業檔案管理中的實踐應用研究

云南電網有限責任公司 云南 昆明 650000

1 引言

信息時代的到來對企業檔案管理帶來了極大的改變，信息技術的運用能夠有效推動檔案管理效果的提升，為企業發展提供有效支持。但是在實際的檔案工作中，檔案部門的管理思路較為傳統，對信息技術的應用缺乏科學的規劃，無法實現管理效果的提升，需要管理部門創新管理思路，推動信息技術價值的高效實現，為檔案管理水平的提升提供有效支持。

2 信息技術在企業檔案管理中的優勢分析

信息技術的科學運用對提升檔案管理質量和服務水平起到積極作用，對提升檔案工作實效性具有較大的優勢。

首先是推動檔案工作效率的提升，能夠利用技術手段，對管理流程的科學優化，通過對信息設備和技術的運用，對檔案管理歷程的高效整合，建設完善的管理平臺，實現對管理環節的全面覆蓋，對企業經營管理活動中形成的數據資料進行全面的收集整理，保證檔案工作的全面性。同時利用專業設備，實現對傳統檔案載體的數字化轉型，有效降低實體資料的管理投入，并能夠利用技術手段，實現數字化資料的高效存儲和利用，有效提升管理水平。[1]

其次是有效提升檔案管理質量，信息技術手段的科學運用，推動信息化管理平臺的建設，使管理部門能夠通過對系統功能的構建，對檔案管理需求進行科學分析，有效結合傳統檔案管理模式存在的問題，對系統功能進行科學設計，提升功能設計的針對性，并利用技術手段對相關的功能模塊進行科學的規范，實現檔案管理制度的高效落實，對提升管理工作的科學性提供有效支持，使檔案工作能夠有效適應企業發展需求，提升檔案管理質量。[2]

再次是提升檔案資料的安全性，網絡時代的到來在實現檔案資源高效共享的同時，檔案資料容易受到網絡安全威脅的影響，造成資料的遺失或篡改，對企業造成嚴重的損失，信息技術在網絡安全防護工作中的運用能夠有效提升檔案管理質量，切實保證檔案安全。[3]

最后是實現檔案利用效率的提升，檔案利用工作的高效開展對推動檔案價值的實現提供基礎保障，技術手段的運用能夠實現對檔案資料的深入分析和科學的整理，建設完善的數字化資料數據庫，能夠有效結合使用需求，實現對檔案資料的準確定位，并能夠通過網絡環境實現對檔案資料的遠程調用，推動檔案資源利用水平的提升。

3 信息技術應用于檔案管理的必要性分析

3.1 企業發展壓力的不斷增大 隨著社會環境的復雜變化和改革的不斷深化，企業發展壓力不斷提升，檔案工作作為企業管理活動的關鍵環節，對推動企業發展起到重要作用，但是實際的檔案工作中，檔案工作思路較為傳統，不能充分發揮檔案工作價值，無法為企業發展提供有效支持，影響企業核心競爭力的提升。而信息技術的運用能夠利用先進技術手段，實現檔案管理水平的提升，推動檔案價值的高效實現，為企業發展提供基礎保障。[4]

3.2 傳統檔案管理模式較為落后 傳統的檔案管理模式已經不能適應檔案工作實際需求，特別是隨著信息時代的到來，大量的數字化資料信息對傳統的檔案工作造成了嚴重的沖擊，不能對相關的數據資料進行及時有效的處理，影響到企業的正常管理運行，無法保證檔案的全面性。同時網絡安全問題對檔案安全造成嚴重威脅，傳統的安全防護措施已經不能有效抵御網絡安全威脅的入侵。而利用信息技術優勢，對管理工作進行科學優化，利用信息設備，實現管理效率的提升，并能夠實現對安全風險的有效防護，提升檔案管理水平。[5]

3.3 檔案資源利用效率相對較低 檔案資源的高效利用能夠為企業經營管理決策的制定和執行提供有效的參考，而在傳統的管理模式中，重視對檔案資料的管理，對檔案利用環節缺乏有效的優化，不能有效滿足企業對檔案資源的使用需求。信息技術的運用能夠實現對檔案資料的科學分析，為利用工作的開展提供有效的條件。[6]

4 信息技術在企業檔案管理中應用的對策分析

4.1 優化檔案管理思路 信息技術在檔案工作中的科學運用對提升檔案管理質量和服務水平起到積極作用，對企業發展提供有效支持。檔案管理部門要轉變傳統的管理思路，充分認識到信息技術對檔案工作的重要作用，結合檔案工作實際和企業發展需求，合理利用技術手段，對管理活動進行科學優化，對相關管理流程進行高效整合，結合當前管理工作中存在的具體問題，進行信息化管理模式的科學構建，提升檔案工作的針對性，推動管理效果的提升。要對檔案管理制度進行針對性的調整，能夠對信息化管理流程形成科學的規范，為檔案工作的開展提供有效的制度保障，保證檔案規范的高效落實，提升檔案管理科學性。

4.2 加強信息基礎設施建設 信息技術的高效運用需要專業的信息設備為依托，管理部門要結合檔案工作情況，對信息化管理體系建設進行統籌規劃，科學整合現有的信息資源，對信息基礎設施進行針對性建設，結合具體的管理環節配置相應的專業設備，使管理人員能夠借助信息設備實現管理工作的高效推進，提升檔案管理效率。要利用技術優勢實現對傳統檔案存儲形式的轉型，實現數字化存儲載體的廣泛普及，有效降低檔案管理難度。要優化檔案工作的網絡環境，構建高速網絡通道，實現各個管理環節的高效互聯，推動檔案資源的高效共享和管理指令的高速傳遞，提升管理水平。

4.3 構建完善的信息化管理平臺 管理部門要利用信息技術優勢，構建完善的信息化管理平臺，實現對管理流程的全面覆蓋，管理人員能夠通過對管理系統的操作實現管理工作的完成，提升檔案管理效率。這就要求在信息系統建設過程中，要做好需求分析，充分結合檔案工作實際，對系統功能進行科學設計，有效適應檔案工作需求。同時要加強與各個企業職能部門的對接，實現數據資源的高效共享，為管理工作的開展提供有效的參考和數據依據。通過信息系統的運行，能夠實現對檔案工作各個環節的全面監控，對檔案管理數據進行科學的分析，有效掌握管理活動中存在的問題和不足，對相關管理環節進行針對性的調整，有效提升檔案工作的科學性。

4.4 強化安全防護工作 網絡安全隱患已經嚴重威脅到檔案資料安全，需要管理部門運用信息技術，構建完善的安全防護體系，切實保證檔案資料的真實有效，有效防止外界威脅的入侵。要完善檔案管理安全規范，對管理人員的工作進行有效的規范，提升其網絡安全意識，保證安全制度的高效落實，結合管理人員的崗位職責，設定相應的管理權限，制定嚴格的身份識別和安全驗證機制，防止越權行為的出現。同時要加強對防火墻的優化，對系統設備與外界網絡間的數據交流進行全面監控，及時發現異常數據，并進行隔離處理，有效抵御外界安全入侵。要合理利用殺毒軟件對系統軟件和硬件設備進行實時查殺，及時發現系統中的病毒木馬，并對病毒庫進行實時更新，防止新型病毒的入侵。要構建VPN網絡，實現檔案管理網絡環境與現實網絡的有效隔絕，加強對數據交換環節的安全防護，提升整體安全防護效果。

4.5 創新檔案利用形式 檔案資源的高效運用是推動檔案工作水平提升的重要基礎，信息技術的運用能夠實現對檔案資料的深入分析和科學的整理，建設完善的檔案資料數據庫，結合使用者需求對檔案資料進行準確的定位。對傳統紙質檔案的利用環節進行優化，使用人員能夠結合自身需求，利用終端管理設備，進行自主檢索，實現對紙質檔案的準確定位。而對數字化檔案資料，利用信息技術手段，實現對資料的遠程調用，使用者能夠通過網絡途徑對管理系統進行訪問，提升檔案服務水平。

4.6 加強管理隊伍建設 信息技術的運用需要管理人員具備較強的信息知識技能，管理部門要加強對隊伍建設的重視和支持，積極引進優秀檔案專業人才和信息技術人才，為信息技術的運用提供有效的基礎。要完善培訓機制，推動復合型人才培養，使檔案工作人員在具備相應專業素養的同時，能夠對信息設備和技術進行熟練的運用，為檔案工作的高效開展提供基礎保障。

5 結語

信息技術在檔案工作中的科學運用對提升檔案管理水平起到關鍵作用，檔案部門要充分認識到信息技術的先進優勢，推動信息化管理體系的科學建設，優化檔案管理機制，創新檔案管理和利用模式，提升檔案資源利用效率，推動檔案管理質量和服務水平的提升。