基于EXCEL服務(wù)器的文件管理系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用

范燕玲 劉 瑱

（廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司，廣西 柳州 545005）

1 前言

企業(yè)在文件管理的過程中，經(jīng)常會碰到以下的問題：一是大量的文件存儲，文檔存儲分散，管理困難；二是查找緩慢，效率低下；三是文件版本多，管理混亂；四是文件無法有效協(xié)作共享等。特別是對于指導(dǎo)現(xiàn)場生產(chǎn)的紙質(zhì)工藝管理標準文件，更是要求文件具備有效性和下發(fā)的及時性。而指導(dǎo)生產(chǎn)的工藝文件管理工作繁瑣且工作量較大，需要不定期地整理核對在用文件，及時下發(fā)回收作廢文件，管理上很不方便。本文主要針對生產(chǎn)所需的工藝文件管理，通過勤哲EXCEL服務(wù)器，建立文件管理信息系統(tǒng)并應(yīng)用。通過文件信息化的管理減少對其日常管理時間投入，有效提效文件管理效率，并方便指導(dǎo)生產(chǎn)，滿足現(xiàn)場生產(chǎn)所需的應(yīng)用。

2 文件管理系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)與應(yīng)用

2.1 工藝文件管理實現(xiàn)功能

設(shè)計應(yīng)滿足文件數(shù)據(jù)管理要求，即滿足一致性、完整性、及時性、安全性、可追溯性的管理要求。

一致性即數(shù)據(jù)應(yīng)在其生產(chǎn)、發(fā)布、使用、變更、廢止等生命周期中保持一致性。完整性即保證文件的成套性，應(yīng)為ERP、MES等系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)源。及時性即應(yīng)保證對所需的數(shù)據(jù)提供及時、有效的訪問手段，在相關(guān)部門應(yīng)及時傳遞。安全性即應(yīng)對數(shù)據(jù)的訪問進行授權(quán)控制，提供數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)機制。可追溯性即應(yīng)對數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和更改進行記錄和有效控制，應(yīng)提供快捷查詢手段查詢所需的數(shù)據(jù)。

2.2 文件管理模板設(shè)計

2.2.1 文件分類

根據(jù)企業(yè)文件下發(fā)的內(nèi)容，對其進行分類，分建成不同模塊。以本系統(tǒng)為例，主要有標準類和通知類。其中標準類分公司級、工廠級、部門級三級，通知類GY、CL、CL-J、標樣等。

2.2.2 錄入模塊設(shè)計

確保錄入信息完整，便于使用，包含文件名稱、文件編號、收文日期、實施日期、作廢日期，附件、發(fā)文人等。如下：

1）序號自動編號在“A 4”錄入=“I F(B 4<＞””，ROW(B4)-3，””)”，序號從1～N實現(xiàn)自動編號。

2）“狀態(tài)”設(shè)置“作廢.在用”，當(dāng)錄入“作廢”時，通過電子表格條件格式選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，編緝規(guī)則說明錄入“＝$J4＝”作廢””，記錄顯示紅色并劃刪除線，這樣可以明顯的區(qū)別文件的狀態(tài)。

3）設(shè)置權(quán)限，給予作記錄的人員添加進入權(quán)限用戶。

2.2.3 查詢模塊設(shè)計

1）設(shè)置當(dāng)天下發(fā)的文件自動顯示綠色以作提示，通過電子表格條件格式選擇“使用公式確定要設(shè)置格式的單元格”，編緝規(guī)則說明錄入“=$D5=TODAY()”；格式選擇字體綠色，最后選擇應(yīng)用于“=$A$5：$I$5”。則當(dāng)天的數(shù)據(jù)條均以綠色提示，方便查詢?nèi)藛T查看。

2）表間格式設(shè)置，填充方式中，實施日期選擇“降序”，則每次查看文件的時候，最新的文件將排在最前面，方便查詢。

3）設(shè)置權(quán)限，給予作可以查詢的人員添加進入權(quán)限用戶。

2.2.4 平臺系統(tǒng)應(yīng)用防差錯設(shè)計應(yīng)用

為避免錄入錯誤，通過文件編號唯一性、名稱不可重復(fù)性、字符數(shù)量設(shè)置等方式進行防錯；為避免查詢錯誤：通過顏色識別，例如不同狀態(tài)標準不同色彩，或設(shè)置不直接顯示等解決。

2.2.5 查詢效率的設(shè)計與應(yīng)用

一是可按時間查詢，即用戶可以針對任一時間段進行文件標準查詢。二是可按關(guān)鍵字查詢，例如用戶查詢“嬌子”相關(guān)所有文件標準，可直輸入“嬌子”快速查找。三是可按有效/作廢查詢，即用戶直接打開頁看，看到的都是有效文件，以避免使用過期文件，但是需要查看歷史版本文件，可以選擇“作廢”進行查詢。以上三種任意查詢方式可以有效提高查詢效率。具體的表間公式設(shè)置如下：

(工藝通知錄入GY_明細.狀態(tài) = 本報表.GY工藝通知查詢_主表.狀態(tài)

或者本報表.GY工藝通知查詢_主表.狀態(tài)=‘全部’)

并且(工藝通知錄入GY_明細.文件名稱 形如 本報表.GY工藝通知查詢_主表.關(guān)鍵字 或者 本報表.GY工藝通知查詢_主表.關(guān)鍵字 = ‘’)

并且最早(工藝通知錄入GY_明細.實施日期) ＞= 本報表.GY工藝通知查詢_主表.起始日期 并且 最晚(工藝通知錄入GY_明細.實施日期) <= 本報表.GY工藝通知查詢_主表.截止日期）

2.3 應(yīng)用

2.3.1 培訓(xùn)

編制使用培訓(xùn)教材并實施培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括標準的錄入、回收及下發(fā)，保證權(quán)限人員可以正確使用。

2.3.2 填報應(yīng)用

模板設(shè)置完成后即可開始數(shù)據(jù)填錄。記錄完成后，相關(guān)人員在對工藝標準數(shù)據(jù)進行查看時，特別是現(xiàn)場生產(chǎn)人員標準數(shù)據(jù)查詢時，可以通過現(xiàn)場電腦隨時查詢，查詢速度快且方便，不需要再到存檔室人工查詢。同時對數(shù)據(jù)記錄可進行修改、鎖定、篩選、批量導(dǎo)出、打印等操作，方便文件管理。

3 結(jié)論

通過文件管理系統(tǒng)的建立，實現(xiàn)了文件信息化管理，解決了廠級至各部門及車間的紙質(zhì)文件管理的繁瑣工作，有效的提升了工作效率，同時也大大提升了文件下發(fā)的及時性。該系統(tǒng)應(yīng)用靈活、操作簡單、特別是可以無需額外的資金和人員投入，具備不少優(yōu)勢，該文件管理系統(tǒng)絕大部門功能需求都可實現(xiàn)，但也存在一些缺陷，特別是不能跟蹤顯示出已閱讀的人員，因此為確保相關(guān)人員及時收悉，需要通過其他方式作提醒。