大數據背景下高校圖書館檔案管理對策研究

張雪芳

摘 要：隨著信息技術的發展與互聯網的普及，社會進入大數據時代。高校圖書館的檔案管理工作在大數據背景下，已經無法滿足高校檔案管理的實際需要，急需與時俱進地采用有效對策，提高自身的管理理念、管理方法與管理手段。為此，本文概述了大數據背景下高校圖書館檔案管理的優勢，深入分析了目前高校圖書館檔案管理的缺陷，并提出了大數據背景下高校圖書館檔案管理的具體對策，以供參考。

關鍵詞：大數據;圖書館檔案管理;優勢;缺陷;具體對策

大數據時代的來臨，打破了社會各行業的傳統管理模式，以先進的大數據管理方式，豐富了各行業的數據規模與數據數量，進而提高了各行業的工作效率與工作質量。但是目前許多高校圖書館檔案管理卻沒有全面采用大數據管理模式。積極探究與應用科學的高校圖書館檔案管理對策，提升高校圖書館的實用價值與服務性能，促進高校圖書館的長遠可持續發展，成為許多高校圖書館管理人士的一項必要工作。

一、大數據背景下高校圖書館檔案管理的優勢

大數據背景下，采用大數據技術方式開展高校圖書館檔案管理工作，具有以下四方面的顯著優勢。

1.能夠實現檔案虛擬存儲，降低檔案管理成本

隨著時代的發展與高校歷史的延承，高校圖書館收藏的圖書與其它紙質檔案數量越來越大。這些紙質檔案中有很多都記載著學校幾十年甚至數百年的發展歷程與歷史榮譽，十分珍貴，具有巨大的永久保價值。但是紙質檔案的保存工作并非一件易事，在保存過程中，很容易受外界因素影響而發生不同程度的受潮、破損甚至遺失，大大降低檔案資料的完整性。且即使保存完整后，工作人員在需要檢索時，也較為困難，這些都將增加高校圖書館的檔案管理成本。而在大數據背景下，開展高校圖書館檔案管理工作，就可以及時高效地將之前大量紙質檔案通過相關的大數據技術及時轉化成海量虛擬數據信息，有效節省了檔案存儲空間，同時圖館檔案管理人員也可以在需要時，不受空間限制地對檔案進行檢索、復印與存儲，這些都將顯著降低檔案管理成本。

2.能夠實現檔案永久存儲，確保檔案完整性

高校圖書館檔案大部分都是藏書與一些其它形式的紙質檔案，經過長時間的借閱、瀏覽后，會無可避免地出現畫面污染、紙張破損和紙張遺失等不良情況，很難永久地保存下去。而在大數據背景下，就可以利用大數據技術將物質化的紙質檔案信息轉化成虛擬化的數據檔案信息之下，實現永久存儲，有效避免因人工管理不善引起的檔案受潮、破損與遺失狀況，最大化確保檔案的完整性。

3.能夠實現精確高效的檔案檢索，提高檔案管理效率與質量

在傳統模式下，高校圖書館檔案在保存完成后，需要鑒定與參考時，檢索起來通常較為麻煩與困難，需要耗費較多的人力、物力資源，檔案管理質量較低。而在大數據背景下，高校圖書館檔案檢索只需要通過相關的檔案管理技術，很快就可精確檢索到所需檔案資料。這就極大地簡化了檔案管理的流程，提高了檔案管理效率與管理質量。

4.能夠實現檔案信息專業化管理

大數據技術在實現過程中，主要是通過先進的分布式架構方法來進行不同程度的信息處理。而目前許多高校圖書館檔案管理人員對此技術了解有限，應用起來較為困難。在大數據背景下，開展高校圖書館檔案管理工作，必然需要相關圖書館檔案管理人員積極革新檔案管理理念，主動學習數據分布式架構技術知識，這就間接提升了高校圖書館檔案管理的專業化水平，有助于實現檔案信息的專業化管理。

二、目前高校圖書館檔案管理的缺陷

1.重視存檔，忽略采集

在傳統圖書館檔案管理過程中，檔案采集環節主要是依據相關規定與標準，將檔案資料科學劃分為人力資源、黨政、財務、專業技術、音像制品等多方面的檔案信息，它注重的是對各方面總結性檔案信息的收集，對于采集環節之前的各項準備工作，卻鮮有考慮與涉及，從而使得許多檔案信息的采集仍然以之前的理論結果為定性依據，忽略了對檔案顯現出的問題與矛盾進行相應的管理分類。

2.部分管理人員職業素質不高

就目前高校圖書館檔案管理人員的隊伍組成而言，有很大一部分檔案管理人員屬于兼職性質，其自身所具備的檔案管理專業知識有限，管理水平與管理技能不高。這就使得部分高校圖書館雖然已經展開了檔案資料的數字化存儲與管理工作，但實施程度較淺，僅限于簡單的數據存儲與數字加密，沒有展開更深層次地檔案信息系統化分級處理工作。

3.管理模式較為單一

由于目前我國許多高校圖書館的檔案管理人員十分看重檔案資料自身具備的歷史價值，所以在檔案管理過程中經常耗費較多的人力、物力來分析、研究與考察某些檔案資料的歷史特征。長期下來這樣就在圖書館檔案管理方面形成了單項管理的固化模式。在這種管理方式下，相關檔案信息很難得到有效優化與全面的開發利用，最終嚴重降低了圖書館檔案管理的質量，也無法充分發揮出圖書館檔案的實用價值。

4.管理理念落后

高校圖書館檔案管理理念直接影響著其檔案管理方法與管理質量。目前在大數據背景下，許多高校圖書館在開展檔案信息數字化管理過程中，只是對檔案資料進行了不同程度的數據管理與利用，并沒有引進先進的管理理念與科學系統化的數據檔案管理機制。尤其是在管理與歸納一些較為重要的檔案資料時，很多還主要依靠傳統落后的人工方式。這樣既耗費了較多的人力、物力成本，也阻礙了高校圖書館檔案管理工作的長遠可持續發展。

5.檔案管理機制不完善，共享機制不規范

在大數據背景下，高校圖書館檔案資料主要是以電子信息形式存儲在電腦硬盤中的，而以相關管理軟件為載體實現信息傳遞與共享。但是現階段我國高校圖書館在進行檔案管理時，很多都過分重視計算機等硬件設施的應用，忽略了相關管理軟件的應用。這樣就將導致管理軟件一旦出現問題，許多檔案信息資料將會隨之丟失，難以修復。同時圖書館檔案資源的共享形式也極為有限，主要是學生與學生之間的檔案資料傳遞共享、圖書館和學生之間的檔案資料傳遞共享，這樣就極大降低了圖書館檔案資料的共享價值與圖書館檔案資料的有效利用率。所以，在大數據背景下，高校圖書館應該更加關注與積極推進檔案資料管理體制的完善與信息共享工作，在科學制定完善的檔案分級管理制度基礎上，通過創建檔案資料大數據分級共享平臺，實現圖書館電子檔案資料的分級別管理，以切實提升圖書館檔案資料的有效利用率，充分發揮圖書館資料的相關利用價值，更好地為全校師生進步與學校發展服務。