論述機關事業單位檔案工作的網絡化管理

朱強

摘 要：對機關事業單位而言，檔案工作乃其管理工作的一大核心，是機關事業單位所需資料的一大來源與依據。隨著管理技術與社會環境的改變，機關事業單位的檔案管理工作發生了一定的變化。近年來，互聯網技術在相關領域的應用逐漸使機關事業單位意識到了檔案工作網絡化管理的重要性。本文主要論述了機關事業單位檔案工作的網絡化管理，如何推動機關事業單位檔案工作的網絡化管理進行了重點論述。

關鍵詞：機關事業單位 檔案工作 網絡化管理

近年來，隨著網絡信息技術的廣泛應用，一批又一批機關事業單位注意到了網絡信息技術在檔案管理工作方面的優良性能。對機關事業單位而言，借助網絡信息技術開展檔案管理工作可有效滿足當下信息化社會對事業單位檔案管理的要求。鑒于此，大多數機關事業單位均在不同程度上推進著檔案工作的網絡化管理，以提升檔案工作的質量與效率。

一、機關單位檔案管理網絡化的意義

隨著網絡信息技術的迭代，現代社會對于檔案的認知已經發生了一定的轉變。紙質檔案再也不是檔案的唯一形式，光盤、電子文檔、磁等都可以成為檔案的載體，由此，對檔案工作進行網絡化管理便有了概念雛形。就紙質檔案相比，電子檔案具備更大的容積、更小的體量、更高的效率等顯著優勢。從實際效果來看，檔案信息化管理具有以下三方面的優勢：其一，信息化的檔案管理可以使檔案信息的使用壽命無限延長；其二，檔案管理信息化可大幅提升相關工作的工作效率并避免資源浪費；其三，檔案工作信息化可使檔案管理工作的難度降低，利用數據庫等軟件，機關事業單位的檔案管理人員可簡便地實現檔案的檢索、組合、分類等操作，而不再需要進行繁瑣的分類、組卷。綜合上述三個方面，檔案工作網絡化管理可被視為機關事業單位檔案工作發展的一大要務。

二、機關事業單位檔案管理的特征

1、檔案管理意識不夠強烈

在部分機關事業單位，領導階層對檔案工作的理解仍較為落后，認為其只是資料的整理與存放。受這一理念影響，部分機關事業單位在檔案工作上所投入的人員、財力自然有所不足。而在這樣的背景下，檔案工作雜亂無章、檔案管理工作人員態度不端正更是時有發生。

2、檔案工作條件相對有限

一般而言，機關事業單位的檔案管作兼具著系統性與長期性，其檔案工作的效率與質量依賴于基礎設施、員工素質等條件。然而透過機關事業單位的檔案工作現狀，我們發現部分單位的檔案管理條件十分有限，資金投入的不足直接導致了相關單位檔案工作的網絡化進程相對遲緩。此外，檔案丟失、損壞的現象亦時有發生。

3、工作人員的綜合業務能力有待提升

就現階段機關事業單位的檔案工作而言，工作人員的專業能力仍存在一定的提升空間。這一現象與人員不合理調配有著一定的關聯，在當前的機關事業單位中，相關的遴選機制仍不是十分嚴謹、全面，部分事業單位在遴選檔案管理人員時并沒有對其技能加以嚴苛考核。檔案管理工作實則是一項技術性較強的工作，尤其針對檔案工作紛繁復雜的機關事業單位而言，培養檔案工作人員的綜合業務能力尤為重要。

三、如何推動機關事業單位檔案工作的網絡化管理

1、轉變思想觀念，重視單位的檔案工作網絡化管理

在信息化的社會背景下，檔案工作的要求變得愈發嚴苛。為從源頭上推動機關事業單位的檔案工作網絡化，機關事業單位應扭轉員工的檔案管理觀念，并為其樹立警覺的檔案管理意識。首先，單位領導階層應對檔案工作的網絡化引起足夠的重視，并為各部門的檔案管理工作者提供良好的工作環境；其次，事業單位應進一步加強對檔案工作網絡化的宣傳，使各個層級的員工都對檔案管理工作引起重視；最后，單位管理階層應為檔案管理人員樹立正確的工作態度，使其充分意識到自身的責任與義務。

2、加強標準化建設，制定網絡化管理標準

無規律不成方圓，管理標準乃衡量日常檔案工作的一大標桿。相較于傳統檔案管理方式，網絡化管理更為便捷，這一特性對檔案工作的管理精度提出了更好的要求。為保證機關事業單位的檔案工作在網絡化管理下仍有條不紊，管理人員務必加強標準化建設，以檔案的內容、特點等進行細致分類，從而制定合理的檔案分類辦法、整理形式。此為，針對檔案的調用、查看、維護等操作都行制定縝密的管理制度，以求做到“追責到人”。

3、做好技術維護，推動單位檔案管理信息化建設

實現網絡化檔案工作管理依賴于良好的系統維護，在建立網絡化檔案工作管理系統之初，系統開發人員應保證數據庫的存儲空間足以保證數據的完整性。因機關事業單位偶爾會接觸到部分機密文件，網絡化檔案管理系統還應具備較強的安全性與保密性，對于系統中機密級別較高的部分，只允許專門人員查看。當系統搭建完成后，機關事業單位應選派專人對系統進行日常維護，其中包括無用檔案的去除，新檔案的增添等。

4、提升員工素養，加強員工業務技術能力

隨著現代化信息技術的廣泛使用，只需通過網絡辦公平臺便可將原本繁雜的檔案管理工作變得簡便高效。然而現階段問題在于人員素質不足是影響機關事業單位檔案工作網絡化的一大因素。鑒于此，為推動機關事業單位檔案工作的網絡化發展，單位應逐步培養并提高檔案管理人員的專業能力并重視網絡化檔案管理平臺的進一步建設，從而使其更好地了解所在單位的基本情況，以切中要害地進行檔案工作。在熟悉檔案工作的基礎上，進一步提升檔案處理和編輯能力，為更好地服務于檔案管理奠定良好的基礎。

四、結語

在社會新形勢下，機關事業單位的檔案管理工作正處于轉型期間。從現階段的工作情況來看，機關事業單位的檔案管理工作仍存在重視程度不足、辦公條件有限、人員素質有限等問題。為推動機關事業單位的檔案工作網絡化發展，相關單位應從制度、員工培養和信息化建設等方面加以優化改革，以滿足社會新形勢對檔案管理的新要求。

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