院慶的事兒

梁曉陽

去年10月底，我加入了負(fù)責(zé)“北京大學(xué)化學(xué)學(xué)科創(chuàng)立110周年”院慶活動的志愿者團隊中。這個團隊大概有五六個學(xué)生，由一個老師牽頭。

依照每個人的特點，老師給我們安排了不同的任務(wù)。有的同學(xué)曾經(jīng)擔(dān)任過院團委學(xué)生干部，溝通能力強，于是被派去負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)和溝通各個實驗室;有的同學(xué)比較認(rèn)真踏實，被派去負(fù)責(zé)宣傳材料畫冊文字校對的工作;有的同學(xué)在科研之外的業(yè)余時間比較寬松，被派去實地考察和負(fù)責(zé)監(jiān)督排版打印畫冊的公司。至于我，老師可能是看中了我還不錯的語言組織能力，分配給我的主要是宣傳方面的工作，包括聯(lián)系活動當(dāng)天來采訪的媒體，撰寫邀請函以及給兄弟院校回賀信等。但說實話，我還真沒有負(fù)責(zé)這些事情的經(jīng)驗，心里不免有些膽怯，不過我相信，只要多學(xué)多看多問，就一定可以順利完成任務(wù)。于是，我參照100周年時的邀請函模板，開始撰寫寄給不同類型嘉賓的邀請函，比如給本校校領(lǐng)導(dǎo)的邀請函要突出感謝他們的支持，而給兄弟院校領(lǐng)導(dǎo)的邀請函要突出互相促進(jìn)、合作共贏。

一開始，我糾結(jié)每一句話、每一個字是否傳遞出我想表達(dá)的意思，生怕有哪處地方表述不到位造成嘉賓的誤解，那可就麻煩了。于是在反復(fù)糾結(jié)與斟酌中，擬稿過程進(jìn)展十分緩慢，望著逐漸逼近的交稿日期，我的內(nèi)心更是焦灼。但是漸漸地，“艱難”地積累了些許經(jīng)驗之后，我開始得心應(yīng)手起來。比如我發(fā)現(xiàn)雖然每種類型的邀請函內(nèi)容不盡相同，但框架都差不多，無非是“感謝+邀請（包括會議具體時間地點）+祝福”的基本思路。除此之外，本次院慶邀請的嘉賓數(shù)量眾多，包括十余位本校職能部門領(lǐng)導(dǎo)、歷任化學(xué)院院長、數(shù)十位兄弟院校領(lǐng)導(dǎo)和高中校長、眾多化學(xué)界領(lǐng)軍人物等，因此除了通順流暢的文字外，還要格外注意將各個單位名稱與嘉賓名字正確對應(yīng)起來，一定不能寫錯，尤其是各部門的領(lǐng)導(dǎo)，需要特地去官網(wǎng)的個人介紹欄里獲取他們的準(zhǔn)確信息，并反復(fù)確認(rèn)。

這些聽起來雖然簡單，但做起來卻著實不易，我一開始書寫領(lǐng)導(dǎo)名字時就犯了大錯，明明應(yīng)該寫“凱”，卻莫名把右半邊寫成了反文旁，甚至反復(fù)檢查后都沒有發(fā)現(xiàn)，等交給老師審查后才發(fā)現(xiàn)，好不羞愧。還有一個兄弟院校名稱是“化學(xué)與分子科學(xué)學(xué)院”，我卻寫成了“化學(xué)與分子工程學(xué)院”，雖然只是一詞之差，但是差之千里。萬事開頭難，等摸清楚這些奧秘后，一切都順利起來，我花了一個周末基本完成了初稿，加上根據(jù)老師意見反復(fù)修改的時間，趕在規(guī)定日期前圓滿完成了第一個小任務(wù)。

完成了邀請函的書寫之后，就該去聯(lián)系可以進(jìn)行專題報道的媒體了。與老師開會討論之后，我把聯(lián)系的對象主要集中在偏化學(xué)領(lǐng)域的權(quán)威公眾號上，從它們的主頁找到了投稿渠道和編輯的聯(lián)系方式，然后組織好語言，發(fā)郵件禮貌詢問編輯部能否與我們進(jìn)行合作。幸運的是，大部分公眾號編輯很快就給了答復(fù)，樂意對院慶進(jìn)行報道。但也有一部分公眾號連續(xù)多天都未回應(yīng)，無論是在微信后臺留言，還是到官方微博賬號給他們私信，都沒什么成效，無奈之下只好放棄。

聯(lián)系好各個媒體之后，前期宣傳工作就算完成大半了。由于負(fù)責(zé)畫冊的那部分工作需要人手，我又主動參與到畫冊的校對工作中。畫冊是這次院慶的重頭戲，它不僅總結(jié)了近十年來化學(xué)學(xué)院各方面的發(fā)展成果，更全面介紹了目前學(xué)院六大系所、一百多個實驗室的研究方向。作為本次院慶最主要的宣傳材料，它在院慶當(dāng)天會被分發(fā)到每一位蒞臨的嘉賓手中，供他們了解學(xué)院這十年來的發(fā)展歷程。因此，保證畫冊內(nèi)容的萬無一失是重中之重。前期畫冊內(nèi)容的編輯已基本完成，我們現(xiàn)在需要做的就是反復(fù)校對畫冊的格式和內(nèi)容。

校對畫冊不僅聽起來枯燥無聊，著手做起來更是讓人頭暈眼花。大致段落順序、語句通順程度，小至標(biāo)點符號、空格，都要通過火眼金睛將錯誤全部找出來。不僅如此，介紹實驗室的那部分內(nèi)容還要與各個課題組的負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)和協(xié)商。目前學(xué)院有六大系所、一百多個實驗室，因此統(tǒng)計好這一百來個課題組的意見著實需要大量的人力。比如我負(fù)責(zé)物理化學(xué)系的信息確認(rèn)工作，就需要與三十多個實驗室負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通。以前不怎么關(guān)注郵箱信息的我，現(xiàn)在每隔幾個小時就要查看一下郵箱，并且盡可能在第一時間及時回復(fù)，必要時還需要當(dāng)面溝通，確認(rèn)好每一處更改的細(xì)節(jié)和要求。總的來說，需要與各位負(fù)責(zé)人溝通的內(nèi)容繁多且復(fù)雜。首先，我需要按照統(tǒng)一的格式把他們第一輪各自提交的材料整合起來，并把這些材料大致分為研究方向概述、人員介紹、實驗成果展示這三個部分，再根據(jù)這些內(nèi)容做出一個大致統(tǒng)一的初版樣式;接著，我需要把打印公司那邊初步編輯好的內(nèi)容和格式反饋給負(fù)責(zé)人，讓他們及時確認(rèn)和更改，比如替換那些分辨率不高或尺寸難以統(tǒng)一的圖;最后，我再收集這些反饋意見并多次進(jìn)行修改，確保每個實驗室負(fù)責(zé)人都滿意，才算完成任務(wù)。但問題在于，如此繁雜的工作接手的人一多，就容易亂套。你改一下，我改一下，最后都不知道哪一版是正確的了，只好重新核對，這就導(dǎo)致了效率低下，差不多進(jìn)行了四五輪修改之后，才送到院長手中終審。一番波折之后，終于趕在正式開始的前一周，開始刊印。

時間來到北京大學(xué)化學(xué)學(xué)科創(chuàng)立110周年紀(jì)念大會的這一天。我在臺側(cè)時刻待命，引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)上臺，每結(jié)束一位領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，我心里的重?fù)?dān)也減輕了幾分，一切都按計劃順利進(jìn)行著。終于，我聽到了主持人的結(jié)束語，“謝謝到場的各位領(lǐng)導(dǎo)、校友，我宣布北京大學(xué)化學(xué)學(xué)科創(chuàng)立110周年紀(jì)念大會到此結(jié)束”，那一刻，我的心輕松而自由。

回想這段日子，我成長了許多。籌備院慶的這幾個月，我學(xué)會在博士生日常忙碌的實驗中合理安排時間，比如在等待化學(xué)反應(yīng)結(jié)束的空閑時間里查收一下郵件，看看有沒有漏掉的信息。在吃完飯回實驗室的途中，跟老師匯報一下工作進(jìn)展，確認(rèn)下一步計劃，努力平衡負(fù)責(zé)院慶工作與日常學(xué)習(xí)，做事更有條理;撰寫邀請函和校對畫冊的過程中，我變得更加嚴(yán)謹(jǐn)和細(xì)心，即使畫冊中錯了一個符號，少了一個空格，我都要糾正;聯(lián)系媒體時，我學(xué)會與不同人溝通的技巧，懂得了理解、包容。有時候聯(lián)系陌生媒體的過程并不順利，打電話和發(fā)郵件更是屢屢碰壁，經(jīng)常還沒開口就遭受拒絕，但我每次都全力以赴，表達(dá)清楚我們的訴求，最后大部分溝通得不錯。

責(zé)任編輯：丁莉莎