淺談如何做好檔案征集工作

趙紅

摘 要：檔案征集工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作，是檔案資源建設(shè)的重要一環(huán)，本文從三個方面闡述了如何做好檔案的征集工作。一是完善工作機(jī)制，加強(qiáng)宣傳，為檔案征集工作奠定良好基礎(chǔ)。要宣傳貫徹《中華人民共和國檔案法》，把檔案接收征集工作提高到依法推進(jìn)的高度，加強(qiáng)檔案征集工作的規(guī)范化、制度化、常態(tài)化。二是加強(qiáng)保障措施，積極作為，為檔案征集工作創(chuàng)造有力條件。一方面要加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，另一方面要加強(qiáng)人員培訓(xùn)。三是抓好“四個結(jié)合”，全方位多渠道開展檔案征集工作。要抓好日常征集與專題征集相結(jié)合，史料征集與開發(fā)利用相結(jié)合，自身力量與社會力量相結(jié)合，境內(nèi)征集與境外征集相結(jié)合，推動檔案征集工作順利開展。

關(guān)鍵詞：檔案征集

檔案征集工作是一項重要的基礎(chǔ)性工作，是檔案館豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)的有效途徑，是檔案資源建設(shè)的根本，也是建立檔案利用服務(wù)體系的基礎(chǔ)和前提。近年來，各級檔案部門不斷加強(qiáng)檔案征集接收工作，館藏資源日益豐富，為檔案資源的開發(fā)利用打下了良好的基礎(chǔ)，但檔案資源建設(shè)任重道遠(yuǎn)，檔案的征集接收工作仍然存在一些問題，例如檔案接收征集力度不足，征集隊伍力量薄弱、主動性差，業(yè)務(wù)水平不高，征集方式單一、渠道狹窄，不能及時創(chuàng)新體制機(jī)制，檔案接收征集宣傳力度弱化，不能充分發(fā)揮新媒體及網(wǎng)絡(luò)等宣傳方式，針對這些存在的問題，結(jié)合自己的想法和其他地區(qū)的好經(jīng)驗好做法，提出如下幾點拙見。

一、完善工作機(jī)制，加強(qiáng)宣傳，為檔案征集工作奠定良好基礎(chǔ)。

《中華人民共和國檔案法》是推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展的堅強(qiáng)保障，是完善檔案征集和接收工作的重要依據(jù)，其中第十七條明確指出：“檔案館除按照國家規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接收捐獻(xiàn)、購買、代存等方式收集檔案”，因此，我們要把宣傳貫徹《檔案法》作為重要手段，不斷提高全社會的檔案意識，把檔案接收征集工作提高到依法推進(jìn)的高度。要注重加強(qiáng)檔案征集工作的規(guī)范化，制定接收征集計劃和實施細(xì)則，明確接收征集范圍、實施步驟和具體要求，并堅持常態(tài)化、連續(xù)性。要積極利用檔案信息網(wǎng)、微信公眾號等平臺，擴(kuò)大檔案的認(rèn)知度。利用舉辦展覽及報紙、廣播、網(wǎng)絡(luò)等傳媒開辟專欄、制作宣傳片等形式，向民眾講解檔案知識、檔案館藏、保管條件，說明獎勵措施，讓更多的人愿意將自己手中有價值的檔案資料捐贈到檔案部門。

二、加強(qiáng)保障措施，積極作為，為檔案征集工作創(chuàng)造有力條件。

（一）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。檔案征集工作是檔案工作中較為重要的一個環(huán)節(jié)，是衡量檔案部門工作質(zhì)量的重要標(biāo)尺，要加強(qiáng)對檔案征集工作的領(lǐng)導(dǎo)，將征集接收工作納入日常工作日程，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，制定并完善各項征集接收規(guī)章制度，定期召開專題會議，進(jìn)一步明確檔案征集接收的內(nèi)容、范圍、標(biāo)準(zhǔn)要求，使征集接收工作有章可循、有序進(jìn)行，真正做到認(rèn)識到位、組織到位、措施到位。同時，要圍繞市委市政府中心工作積極作為，努力做好服務(wù)這篇大文章，以突出的工作表現(xiàn)和業(yè)績爭取市領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，幫助研究解決檔案工作中遇到的困難和問題，推動檔案征集接收工作順利開展。

（二）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。做好征集工作，關(guān)鍵在人。在實際工作中，要著重加強(qiáng)歷史文化知識、文獻(xiàn)史料鑒別以及采訪、攝制、錄音、錄像等多方面綜合素養(yǎng)人員的培養(yǎng)鍛煉，使每一名檔案征集人員都成為從事這項工作的復(fù)合型人才。要采取“走出去，請進(jìn)來”等方式，積極到先進(jìn)地區(qū)學(xué)習(xí)經(jīng)驗，加強(qiáng)交流。同時邀請專家授課，傳授工作經(jīng)驗和工作思路，共同探討檔案征集工作中出現(xiàn)的困難和問題。積極開展大課堂活動，調(diào)動檔案工作人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)，鉆研業(yè)務(wù)的積極性和主動性，提高人員的素質(zhì)和能力。此外，還要加強(qiáng)與社會各界溝通合作，采取請熱心人士為檔案征集牽線搭橋，與民間收藏愛好者互通信息等做法，形成一支業(yè)余征集員隊伍，成為開展工作的有效補(bǔ)充。

三、抓好“四個結(jié)合”，全方位多渠道開展檔案征集工作。

一是日常征集與專題征集相結(jié)合。檔案征集工作是一項需要持之以恒的工作，開展日常征集的做法主要有：向社會發(fā)布征集公告和征集工作熱線電話，定期在網(wǎng)站上發(fā)布捐贈信息，積極聯(lián)絡(luò)媒體對征集捐贈活動進(jìn)行報道，保持社會對征集工作的關(guān)注。適應(yīng)社會形勢，改變工作思路，變被動接受無償捐贈為主動地有計劃地開展城中村改造、精準(zhǔn)扶貧、疫情防控、城市建設(shè)等征集活動，主動與負(fù)責(zé)單位、組織單位對接聯(lián)系，征集相關(guān)資料。重視利用重大活動、重點時間節(jié)點等契機(jī)開展征集活動。

二是史料征集與開發(fā)利用相結(jié)合。檔案資料的開發(fā)利用是檔案工作的最終目的，也是我們建立完善的檔案利用服務(wù)體系的一項重要工作。征集搭橋，編研唱戲。強(qiáng)化“以服務(wù)編研為抓手，圍繞編研開展征集，征為編用”的工作模式，通過編研開發(fā)利用發(fā)現(xiàn)館藏檔案的不足，通過征集將這部分資料完善，兩者相互促進(jìn)，有效的補(bǔ)充館藏檔案資料的缺失。

三是自身力量與社會力量相結(jié)合。開展檔案征集工作僅靠檔案部門自身的努力往往事倍功半，在工作中要積極創(chuàng)造條件爭取社會各方面的配合和參與，例如可以圍繞舉辦主題展覽開展征集工作，做到“征展結(jié)合，以展促征”，在舉辦展覽的過程中向社會開展征集有關(guān)史料、實物、照片等，會收到較好的效果。可聘請政協(xié)、黨史、文博、攝影、書畫、收藏等領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)和專家為征集顧問，成立征集顧問團(tuán)，加大社會力量的發(fā)動力度，廣泛收集各類征集線索。通過廣播、電視、報刊、雜志等加強(qiáng)對外宣傳，讓更多的人了解檔案征集工作。日常工作中，每征集到一位名人、一個名勝、一份有價值的檔案資料，都要及時宣傳，讓更多的人為征集工作牽線搭橋提供線索，使征集工作的觸角不斷延伸，征集面不斷拓展。

四是境內(nèi)征集與境外征集相結(jié)合。現(xiàn)在仍然有許多珍貴的檔案資料散存在境外，這就需要我們拓展征集渠道，加強(qiáng)境外檔案資料的征集。境外征集是一項政策性、科學(xué)性、業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的基礎(chǔ)工作，檔案部門有切實擔(dān)負(fù)起保護(hù)和傳承地方歷史文化的重要使命，把境外檔案征集作為檔案工作者的重要職責(zé)和檔案資源建設(shè)的重要補(bǔ)充，積極爭取財政經(jīng)費支持。要通過多種途徑對境外歷史資料進(jìn)行摸底排查，搭建境外歷史檔案資料信息庫，制定境外檔案征集和規(guī)范化管理實施辦法，并對征集人員進(jìn)行必要的業(yè)務(wù)知識和禮儀等培訓(xùn)，為境外檔案征集的開展打下基礎(chǔ)。