企業(yè)會計檔案管理問題分析及對策

引言

會計檔案是記錄和反映一個單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是會計工作的重要組成部分。然而，會計檔案管理作為財務(wù)管理的最后一個環(huán)節(jié)，往往容易被忽視，形成財務(wù)管理工作的一個薄弱環(huán)節(jié)，直接影響財務(wù)管理的質(zhì)量和水平。尤其是近年財務(wù)共享服務(wù)中心的建設(shè)實施使得企業(yè)會計檔案管理從原來橫向、屬地化管理轉(zhuǎn)變?yōu)榭v向、流程化管理，由此帶來會計檔案管理各方面工作的改變，再加上對電子檔案的認(rèn)識誤區(qū)，更是弱化了會計檔案的管理，從而造成會計檔案歸檔的完整性與合規(guī)性受到考驗。

一、企業(yè)會計檔案管理的內(nèi)容

《會計檔案管理辦法》描述會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，具體包括會計憑證：原始憑證、記賬憑證;會計賬簿：總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔助性賬簿;財務(wù)會計報告：月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;其他會計資料：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案銷毀鑒定意見書、其他具有保存價值的會計資料。

二、企業(yè)會計檔案管理存在的問題

（一）企業(yè)對會計檔案管理的重視程度不夠

大多數(shù)中小型企業(yè)缺乏會計檔案管理意識，忽略會計檔案管理工作的重要性。首先，財務(wù)人員少，沒有專職的財務(wù)檔案管理人員，大都是會計人員代為管理會計檔案，而會計人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)很少有涉及到檔案基本知識與操作技能;另外兼職會計檔案管理的基本上初級財務(wù)人員，對檔案的整理歸檔標(biāo)準(zhǔn)多數(shù)是前任口口相傳，而由于各人的理解程度不一，造成對檔案的分類、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一， 這些都會導(dǎo)致會計工作與會計檔案管理工作相脫節(jié)。

（二）企業(yè)內(nèi)部缺乏明確的檔案管理工作流程

流程管理是企業(yè)財務(wù)管理中很重要的組成部分，流程管理一方面明確員工做什么，一方面明確員工怎么做。目前很多企業(yè)沒有明確的檔案管理工作流程，明確指導(dǎo)會計人員如何進(jìn)行會計檔案管理。大多企業(yè)只對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)資料的歸檔，卻忽視會計文件資料的匯集、整理和歸檔，這就大大降低了會計檔案的完整和齊全性，讓會計檔案的作用沒有起到應(yīng)有的作用，另一方面，會計檔案管理除了收集資料，還需要分析、鑒定、儲存等，對于價值意義不大或過期的資料需要鑒定銷毀。

（三）對新形式下的會計檔案管理變化難以適應(yīng)

財務(wù)共享的建立導(dǎo)致財務(wù)管理體制重心從依賴經(jīng)營實體的屬地化財務(wù)管理體系轉(zhuǎn)化為依賴共享服務(wù)中心構(gòu)筑的標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，由此帶來傳統(tǒng)屬地化會計檔案管理體系變化，一方面會計檔案管理流程變得更加復(fù)雜，會計檔案的形成從單純在經(jīng)營單位所在地一直延伸至共享服務(wù)中心，過程長、環(huán)節(jié)多、鏈條長，其間介入崗位增多且職責(zé)存在交叉，管理責(zé)任分工不明確甚至出現(xiàn)缺失;另一方面財務(wù)共享服務(wù)中心采用影像系統(tǒng)，形成影像資料后的紙質(zhì)會計檔案的保管及調(diào)閱都和原來不一樣了，加上相應(yīng)的會計檔案管理流程沒有及時跟上，對會計人員造成了一定的困擾。

三、完善會計檔案管理工作的對策

（一）提高對會計檔案管理的重視程度

要想全面做好會計檔案的管理工作，首先就必須轉(zhuǎn)變思想，認(rèn)識到會計檔案管理的重要性，在這一思想轉(zhuǎn)變中領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)起帶頭作用，提高認(rèn)識，統(tǒng)一思想，加強對會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。一方面企業(yè)對負(fù)責(zé)會計檔案管理工作的人員要進(jìn)行定期的培訓(xùn)，提高會計檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，另一方面要不斷加大對會計檔案管理方面的投入，盡快把會計檔案管理納入到會計的日常工作事務(wù)中來，以確保其能夠盡快的跟上會計工作的步伐。

（二）建立健全的會計檔案管理制度

要想提高會計檔案管理工作的質(zhì)量，需要一套健全的管理制度。各單位應(yīng)結(jié)合自身的實際情況，根據(jù)《會計檔案管理辦法》相關(guān)規(guī)定，制定出一套符合企業(yè)的科學(xué)完整的會計檔案管理流程，從會計資料的產(chǎn)生到整理，到編碼歸檔，再到定期鑒定以及如何根據(jù)鑒定結(jié)果采取相應(yīng)的處置措施，及責(zé)任部門參與鑒定的人員，再到會計檔案銷毀等一系列問題有一個清晰可操作的流程來指導(dǎo)會計檔案管理工作，以確保會計檔案能夠有序存放、妥善保管，防止損壞、泄密、丟失。保證會計檔案管理工作能夠規(guī)范有序的發(fā)展。

（三）索財務(wù)共享工作中的會計檔案管理新模式

雖然新的《會計檔案管理辦法》已經(jīng)財政部部務(wù)會議、國家檔案局局務(wù)會議修訂通過，自2016年1月1日起施行。但從內(nèi)容來看，其并未考慮財務(wù)共享服務(wù)中心這種特殊財務(wù)管理變革模式下的會計檔案管理工作的問題。基于會計檔案管理環(huán)境發(fā)生的變化，應(yīng)不斷探索共享模式下會計檔案管理工作的新標(biāo)準(zhǔn)模式。一方面要建立會計檔案管理新體系：財務(wù)共享模式下財務(wù)共享服務(wù)中心作為會計檔案質(zhì)量控制的最終主體，應(yīng)建立會計檔案形成過程新責(zé)任體系，作為責(zé)任劃分和集團(tuán)管控的基礎(chǔ)。另一方面加強會計檔案流程管理：選用條形碼、射頻識別等信息技術(shù)，加強對會計檔案各環(huán)節(jié)和步驟的實時跟蹤和定位，并據(jù)此進(jìn)行加工處理，實現(xiàn)會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化流程管理。另外，由于財務(wù)共享模式下紙質(zhì)和電子會計檔案并存，應(yīng)確保兩種形式檔案資料一致，并得到政府監(jiān)管部門的認(rèn)可。

（四）加強企業(yè)會計檔案信息化建設(shè)

隨著社會信息化和檔案工作現(xiàn)代化步伐的加快，會計檔案管理的重心必然向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移，加快會計檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實現(xiàn)會計檔案信息資源共享，加速檔案數(shù)字化進(jìn)程，盡早實現(xiàn)會計檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化和使用便捷化。在財務(wù)共享模式下整合會計檔案各環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作，建設(shè)統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化處理平臺，通過規(guī)模效應(yīng)降低會計檔案管理成本，增加會計檔案基礎(chǔ)服務(wù)工作，發(fā)揮集中化、信息化管理優(yōu)勢，延伸和革新會計檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

結(jié)束語

會計檔案的管理在財務(wù)工作中是一項非常重要的工作，它不但占用財務(wù)人員大量精力進(jìn)行整理和歸檔，后期的資料保管也要面臨反復(fù)查詢。要保證這些資料的安全完整，更需要財務(wù)人員精心、細(xì)致的工作。財務(wù)共享服務(wù)通過會計檔案的集中管理，引入電子條碼和檔案管理系統(tǒng)，不但提升了會計檔案資料整理的高效率，而且實現(xiàn)了文檔資料的精準(zhǔn)定位、查詢及保管工作，使會計檔案工作變得容易和可操作。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中國檔案》雜志2016年第2期作者：蔡盈芳單位：國家檔案局經(jīng)科司）《規(guī)范財務(wù)檔案管理提高財務(wù)管理水平》

[2] 張慶龍 聶興凱 潘麗靖 主編 電子工業(yè)出版的《中國財務(wù)共享服務(wù)中心典型案例》

[3] 陳劍 梅震 著 清華大學(xué)出版社出版的《構(gòu)建財務(wù)共享服務(wù)中心》

[4] 吉林省經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報? 曹晶 《規(guī)范財務(wù)檔案管理? 提高財務(wù)管理水平》，文章編號：1009-0657（2010）05-0086-02

作者簡介：陳曦（1978.10），女，漢，河南，大學(xué)本科，中級會計師，工作單位：格蘭富水泵（無錫）有限公司，研究方向：新形勢下財務(wù)人員發(fā)展方向探索。