淺析新時期下如何做好企業檔案管理工作

王芳

摘 要：企業檔案管理工作在提升企業競爭力方面具有無可估量的作用，它既是企業實力的一種體現，也是企業管理水平的體現。本文結合企業檔案管理工作實際，分析了檔案管理與企業各方面工作的密切關系，提出了進一步提高檔案價值和優化服務的方法和途徑。

關鍵詞：企業;檔案;管理

近年來，隨著企業體制、管理模式制約以及體制改革等諸多因素影響，企業檔案工作發展的現狀不容樂觀，這就要求我們及時研究解決檔案管理工作中遇到的各種問題，切實加強檔案管理工作規范化，探索創新企業檔案管理機制的新路徑。

一、做好企業檔案管理工作對企業的影響

能夠推動企業向前發展的重要資源就是所謂的檔案管理工作，也是提高企業管理質量的先決條件。而且對于企業的健康和安全發展也是一個基礎上的管理，企業檔案主要是記錄企業的發展歷程。例如企業的管理與經營、技術的開發以及產品的開發憑證等，這些都離不開企業原始和現有的供銷、人物等基礎性條件的確鑿數據。就個人而言，檔案的意義是每個人在學習和工作中的重要依據，而作為檔案的管理人員就要正確認識其重要性，并進一步加強檔案的監管力度，科學并且規范地整理檔案，才能促使檔案發揮其有效作用。因為檔案的準確與否，關乎所有人員的發展，因此所有人員都應該重視起來。

二、新形勢下企業檔案管理工作的狀態

在當今社會，我國企業都會建立自己的檔案室，特別是一些國企或者國企轉制后的企業。現在建立的檔案室的特點就是規模較大，管理制度及體系也比較完善，工作也能令人接受。但是，也不可避免會有一些小型或中型企業、民營企業及私營企業的檔案在管理中存在一些問題。問題主要出現在領導的意識不到位，有些領導并沒有真正認識到檔案管理工作的重要性，在現實工作中經常會出現違反規則等管理現象，只要想查閱的時候就隨意查閱，而不是按照應有的程序進行。還有在原有檔案資料上做記號，甚至損壞檔案材料，借閱檔案不按時歸還、隨意擺放等。這些現象都能體現出某些領導的意識薄弱，對工作的不負責。還有一方面是檔案管理的方式跟不上現在的社會發展，比較落后。由于受舊思想的約束，有些檔案在收集、整理、歸納等方面的規章制度沒有健全，文件整理、歸檔、統計等相關環節，還在采用手工操作方式，這樣都是比較落后的，再加上檔案管理的工作人員受過高等專業教育的并不多，整體的素質低下，而且讓沒有經過教育培訓就直接進入工作，業務能力有待提高。與此同時，人員調動機會過多，有的企業做檔案管理工作人員的年齡會稍大一些，其對網絡、計算機功能方面了解不是很多，可能連基本操作都不會，因此，很難達到檔案信息化管理的規則要求。這些問題都不利于企業檔案的有效管理，導致了企業檔案管理工作發展不穩定、不平衡，與企業的發展成反比。那么，為了企業更好地順應時代的發展，就必須給一系列的問題找出解決方法。

三、怎樣做好企業檔案管理工作

3.1加強對檔案管理工作的領導能力，提高認識

企業檔案的發展不能光看眼前的實施方案，一定要做出長遠的規劃方案和近期實施方案，建立各項規則制度，改善企業檔案管理條件，要將檔案室、查閱室及（辦公室三者清楚分明?，F在的檔案管理工作做得還是有點欠缺，不能完成企業的全面發展，對企業的發展前景造成了堵塞。在此，要想企業整體得到提升，就必須找到關鍵點。例如，加大企業的硬件設施，提高檔案管理質量，制定明確的檔案管理要求，如對分類號進行統一，保證正確檢索;用關鍵詞標明，對查找條件進行簡化，使其更加方便。同時還要加強領導并提高認知能力，這就需要檔案管理人員提高運用信息技術的水平，總結各級檔案人員的知識框架體系，提高工作效率和工作能力，以便更好地為他人服務。

3.2增強獲取信息能力，加快檔案信息化的腳步

互聯網時代的運行，牽引著人類，其不僅有傳播速度快的特點，還能突破時空的限制。由于現在是信息時代，在信息方面難免會造成與實際情況不符或漏洞等現象，因此，管理人員一定要增強辨別能力和提高評估水平。然后有目的、按步驟對企業檔案進行信息化，并且提高檔案的錄入速度，慢慢實現信息化管理，規范地管理好新型檔案資料;將電子檔案進行有序歸檔，一般要有保障地將電子文件進行備份，以免丟失和防止修改。所以，加快信息化腳步，也是目前檔案管理工作的有效措施。檔案管理人員也要加快檔案信息化的腳步，正確利用網絡整理檔案，科學地運用網絡程序。

3.3檔案管理人員要加強自身修養和提高綜合素質

對檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質是非常重要的。根據上述所言，有些企業的人員不夠，老板就會盲目地聘用一些知識匱乏及對管理工作經驗不足的人。所以，選拔人才和對人才的培訓是很重要的。根據現在檔案部門工作人員的知識傳統化，對新技術認識不到位的情況，企業領導必須帶領組織相關工作的培訓，搜尋一批具有豐富專業知識的人員來從事檔案管理工作，并要開展對檔案管理人員的教育工作，針對不同人員的需求，對其實施再教育方針。使其在受教育的同時不斷提升自己的管理能力，增強管理經驗，提高綜合素質，為企業的健康發展奠定基礎。

3.4健全企業檔案管理的法律制度

遵守法律，是我國發展的第一要素，也是企業檔案管理的基礎。國法不可觸犯，想要做好檔案管理工作就必須按照法律制度來執行。在新形勢下，有效的檔案管理工作首先要將法律條文寫在前面，建立健全法律規章制度，使檔案管理體系有法律依據。然而，企業領導及工作人員也要提高法律意識，增強法律觀念，使企業檔案管理工作走向合法化、規范化。

四、結束語

企業的需要，是企業檔案存在的前提。企業是一個以贏利為目的的社會組織，企業的一切工作都必須以生產經營為中心，檔案工作也必須服務于企業生產經營。正確認識自身的價值和位置，堅持服務宗旨，在服務中求生存，在提高服務質量中求發展。最大限度地滿足企業的利用需求，盡可能多地參與生產經營活動，使企業員工認識到檔案的價值。

參考文獻：

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