淺析新時(shí)期下如何做好企業(yè)檔案管理工作

王芳

摘 要：企業(yè)檔案管理工作在提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力方面具有無(wú)可估量的作用，它既是企業(yè)實(shí)力的一種體現(xiàn)，也是企業(yè)管理水平的體現(xiàn)。本文結(jié)合企業(yè)檔案管理工作實(shí)際，分析了檔案管理與企業(yè)各方面工作的密切關(guān)系，提出了進(jìn)一步提高檔案價(jià)值和優(yōu)化服務(wù)的方法和途徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案;管理

近年來(lái)，隨著企業(yè)體制、管理模式制約以及體制改革等諸多因素影響，企業(yè)檔案工作發(fā)展的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，這就要求我們及時(shí)研究解決檔案管理工作中遇到的各種問(wèn)題，切實(shí)加強(qiáng)檔案管理工作規(guī)范化，探索創(chuàng)新企業(yè)檔案管理機(jī)制的新路徑。

一、做好企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的影響

能夠推動(dòng)企業(yè)向前發(fā)展的重要資源就是所謂的檔案管理工作，也是提高企業(yè)管理質(zhì)量的先決條件。而且對(duì)于企業(yè)的健康和安全發(fā)展也是一個(gè)基礎(chǔ)上的管理，企業(yè)檔案主要是記錄企業(yè)的發(fā)展歷程。例如企業(yè)的管理與經(jīng)營(yíng)、技術(shù)的開發(fā)以及產(chǎn)品的開發(fā)憑證等，這些都離不開企業(yè)原始和現(xiàn)有的供銷、人物等基礎(chǔ)性條件的確鑿數(shù)據(jù)。就個(gè)人而言，檔案的意義是每個(gè)人在學(xué)習(xí)和工作中的重要依據(jù)，而作為檔案的管理人員就要正確認(rèn)識(shí)其重要性，并進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的監(jiān)管力度，科學(xué)并且規(guī)范地整理檔案，才能促使檔案發(fā)揮其有效作用。因?yàn)闄n案的準(zhǔn)確與否，關(guān)乎所有人員的發(fā)展，因此所有人員都應(yīng)該重視起來(lái)。

二、新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的狀態(tài)

在當(dāng)今社會(huì)，我國(guó)企業(yè)都會(huì)建立自己的檔案室，特別是一些國(guó)企或者國(guó)企轉(zhuǎn)制后的企業(yè)。現(xiàn)在建立的檔案室的特點(diǎn)就是規(guī)模較大，管理制度及體系也比較完善，工作也能令人接受。但是，也不可避免會(huì)有一些小型或中型企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)及私營(yíng)企業(yè)的檔案在管理中存在一些問(wèn)題。問(wèn)題主要出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)不到位，有些領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，在現(xiàn)實(shí)工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)違反規(guī)則等管理現(xiàn)象，只要想查閱的時(shí)候就隨意查閱，而不是按照應(yīng)有的程序進(jìn)行。還有在原有檔案資料上做記號(hào)，甚至損壞檔案材料，借閱檔案不按時(shí)歸還、隨意擺放等。這些現(xiàn)象都能體現(xiàn)出某些領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)薄弱，對(duì)工作的不負(fù)責(zé)。還有一方面是檔案管理的方式跟不上現(xiàn)在的社會(huì)發(fā)展，比較落后。由于受舊思想的約束，有些檔案在收集、整理、歸納等方面的規(guī)章制度沒(méi)有健全，文件整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)等相關(guān)環(huán)節(jié)，還在采用手工操作方式，這樣都是比較落后的，再加上檔案管理的工作人員受過(guò)高等專業(yè)教育的并不多，整體的素質(zhì)低下，而且讓沒(méi)有經(jīng)過(guò)教育培訓(xùn)就直接進(jìn)入工作，業(yè)務(wù)能力有待提高。與此同時(shí)，人員調(diào)動(dòng)機(jī)會(huì)過(guò)多，有的企業(yè)做檔案管理工作人員的年齡會(huì)稍大一些，其對(duì)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)功能方面了解不是很多，可能連基本操作都不會(huì)，因此，很難達(dá)到檔案信息化管理的規(guī)則要求。這些問(wèn)題都不利于企業(yè)檔案的有效管理，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理工作發(fā)展不穩(wěn)定、不平衡，與企業(yè)的發(fā)展成反比。那么，為了企業(yè)更好地順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，就必須給一系列的問(wèn)題找出解決方法。

三、怎樣做好企業(yè)檔案管理工作

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)能力，提高認(rèn)識(shí)

企業(yè)檔案的發(fā)展不能光看眼前的實(shí)施方案，一定要做出長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃方案和近期實(shí)施方案，建立各項(xiàng)規(guī)則制度，改善企業(yè)檔案管理?xiàng)l件，要將檔案室、查閱室及（辦公室三者清楚分明。現(xiàn)在的檔案管理工作做得還是有點(diǎn)欠缺，不能完成企業(yè)的全面發(fā)展，對(duì)企業(yè)的發(fā)展前景造成了堵塞。在此，要想企業(yè)整體得到提升，就必須找到關(guān)鍵點(diǎn)。例如，加大企業(yè)的硬件設(shè)施，提高檔案管理質(zhì)量，制定明確的檔案管理要求，如對(duì)分類號(hào)進(jìn)行統(tǒng)一，保證正確檢索;用關(guān)鍵詞標(biāo)明，對(duì)查找條件進(jìn)行簡(jiǎn)化，使其更加方便。同時(shí)還要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)并提高認(rèn)知能力，這就需要檔案管理人員提高運(yùn)用信息技術(shù)的水平，總結(jié)各級(jí)檔案人員的知識(shí)框架體系，提高工作效率和工作能力，以便更好地為他人服務(wù)。

3.2增強(qiáng)獲取信息能力，加快檔案信息化的腳步

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的運(yùn)行，牽引著人類，其不僅有傳播速度快的特點(diǎn)，還能突破時(shí)空的限制。由于現(xiàn)在是信息時(shí)代，在信息方面難免會(huì)造成與實(shí)際情況不符或漏洞等現(xiàn)象，因此，管理人員一定要增強(qiáng)辨別能力和提高評(píng)估水平。然后有目的、按步驟對(duì)企業(yè)檔案進(jìn)行信息化，并且提高檔案的錄入速度，慢慢實(shí)現(xiàn)信息化管理，規(guī)范地管理好新型檔案資料;將電子檔案進(jìn)行有序歸檔，一般要有保障地將電子文件進(jìn)行備份，以免丟失和防止修改。所以，加快信息化腳步，也是目前檔案管理工作的有效措施。檔案管理人員也要加快檔案信息化的腳步，正確利用網(wǎng)絡(luò)整理檔案，科學(xué)地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)程序。

3.3檔案管理人員要加強(qiáng)自身修養(yǎng)和提高綜合素質(zhì)

對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，檔案管理人員的素質(zhì)是非常重要的。根據(jù)上述所言，有些企業(yè)的人員不夠，老板就會(huì)盲目地聘用一些知識(shí)匱乏及對(duì)管理工作經(jīng)驗(yàn)不足的人。所以，選拔人才和對(duì)人才的培訓(xùn)是很重要的。根據(jù)現(xiàn)在檔案部門工作人員的知識(shí)傳統(tǒng)化，對(duì)新技術(shù)認(rèn)識(shí)不到位的情況，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須帶領(lǐng)組織相關(guān)工作的培訓(xùn)，搜尋一批具有豐富專業(yè)知識(shí)的人員來(lái)從事檔案管理工作，并要開展對(duì)檔案管理人員的教育工作，針對(duì)不同人員的需求，對(duì)其實(shí)施再教育方針。使其在受教育的同時(shí)不斷提升自己的管理能力，增強(qiáng)管理經(jīng)驗(yàn)，提高綜合素質(zhì)，為企業(yè)的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.4健全企業(yè)檔案管理的法律制度

遵守法律，是我國(guó)發(fā)展的第一要素，也是企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)。國(guó)法不可觸犯，想要做好檔案管理工作就必須按照法律制度來(lái)執(zhí)行。在新形勢(shì)下，有效的檔案管理工作首先要將法律條文寫在前面，建立健全法律規(guī)章制度，使檔案管理體系有法律依據(jù)。然而，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員也要提高法律意識(shí)，增強(qiáng)法律觀念，使企業(yè)檔案管理工作走向合法化、規(guī)范化。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的需要，是企業(yè)檔案存在的前提。企業(yè)是一個(gè)以贏利為目的的社會(huì)組織，企業(yè)的一切工作都必須以生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)為中心，檔案工作也必須服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)。正確認(rèn)識(shí)自身的價(jià)值和位置，堅(jiān)持服務(wù)宗旨，在服務(wù)中求生存，在提高服務(wù)質(zhì)量中求發(fā)展。最大限度地滿足企業(yè)的利用需求，盡可能多地參與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，使企業(yè)員工認(rèn)識(shí)到檔案的價(jià)值。

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