電力企業檔案數字化建設及安全保障措施分析

張鳳嬌

摘 要：我國經濟建設最近幾年之所以發展如此迅速，離不開國家經濟的支持和政策的扶持，才有今天的成就和成果，隨著經濟社會的發展，人們對用電的需求量越來越大，對供電的要求也越來越多樣化，電力部門面臨著更大的挑戰，因而對電力企業檔案開展數字化建設也愈發受到重視。科學合理的檔案數字化建設是電力部門穩定可持續發展的關鍵。當供電出現應急事件時，通過數字化檔案及時地查閱有效信息，可為制定科學有效的應急方案提供支撐。

關鍵詞：電力企業;檔案數字化建設;安全保障措施

引言

我國電力行業發展至今已經取得了非常不錯的成就，其成果已經遙遙領先其他發展中國家。對于電力企業管理而言，數字化檔案有著傳統紙質檔案不能比擬的優勢，它便捷且高效，能夠快速準確地將電力企業中出現的問題進行統計和分析，管理人員可以更加直觀地認識到問題的原因，并且及時制定優化措施。

1檔案數字化建設的優勢

1.提升辦公自動化水平，傳統的檔案管理方式較為粗放，電力企業需增設檔案人員，定期進行軟件與硬件設備更新。若一直采用傳統檔案管理方式，電力企業不僅需增加管理成本，還難以提升檔案管理效率。通過數字化檔案管理模式，檔案無需采用紙質載體形式，利用數字化方式存儲于電腦內，相關人員能夠隨時調取并使用，既能節約空間，減少成本，還可提升工作效率。2.確保檔案得到充分利用，憑借先進的信息技術，數字化檔案可及時進行歸檔、存儲。電力企業的許多部門對于檔案資料的應用較為普遍，需查詢、調用相關檔案資料以指導工作。檔案中包含著豐富的信息資源，數字化檔案可為相關人員提供可靠信息，當相關人員進行決策時，可將檔案作為重要的參考依據。

2電力企業檔案數字化建設及安全保障措施

2.1存量檔案的數字化

對于存量檔案進行數字化的加工，是一項十分煩瑣的內容，但也是十分重要的內容。尤其是一些建立時間較長的電力企業，存量檔案內容眾多，對于存量檔案的數字化加工費時費力。不過電力企業的檔案管理數字化轉型，對于存量檔案的加工是必要的基礎工作。在存量檔案的數字化加工中，要給予一定的支持，配置較為高端的掃描儀、刻錄機等設備，盡可能地降低人工勞動。同時，在存放數字存量檔案中，要注意進行科學合理的編號收錄，保證檔案檢索和瀏覽的方便和快捷。存量檔案數字化屬于管理對象數字化的轉型范圍，是檔案管理過程數字化能否發揮作用的關鍵。

2.2利用新技術加強檔案數字化管理工作

首先，應加強對檔案數據的更新，防止信息資源的質量和傳播價值減少，造成質量惡化的現象。相關部門應該注重對檔案管理防火技術以及病毒入侵技術的掌握，加強數字化技術在檔案管理工作中的應用，保障檔案信息資源在數字化平臺上得到相應的管理和保護;除此之外，技術、資金和人力都有優勢，并且IT文件的構建正在迅速增長，能夠為檔案數字化管理工作的實踐以及開展定期檢查和技術維護工作創造條件。

2.3加強數據網絡的安全管理

優化電力企業檔案管理最重要的措施就是加強數據網絡的安全管理。雖然電子檔案比紙質檔案方便很多，但也存在一定的安全隱患，其只有在網絡環境良好的情況下才具備安全性。因此，在相關人員要瀏覽電子檔案時，檔案管理人員要及時做好登記，并且要在保證網絡安全的前提下才能讓其查看檔案。另外，在相關人員查看傳統紙質檔案時也要嚴格檢查，必須按流程做好相關登記才能允許其借閱檔案。與此同時，在收集數據的過程中檔案管理人員要和各部門工作人員仔細核對所采集的數據是否正確，是否可以入檔，是否是按照標準流程進行采集的。為了確保電子檔案安全，檔案管理人員應在計算機上安裝防火墻和防病毒軟件，防止有黑客入侵電腦盜取檔案信息，還應規定在瀏覽電子檔案時只能使用電力企業內部網絡，防止外網進入企業內部網絡破壞電子檔案。

2.4以嚴格的規章制度筑牢檔案數字化建設底線

確保檔案安全性的關鍵就是從嚴做好保密措施，首要的就是制定一系列的檔案管理保密制度，規范檔案的保密等級、保密目錄、保密方式以及保密檔案借閱流程等。對保密檔案的管理人員和技術人員要簽訂保密協議，在訪問數字化平臺時，要設置身份驗證等環節，確保保密檔案不泄漏。規章制度的執行情況會直接影響到檔案管理的安全性，電力企業部門要經常性地宣傳檔案管理的重要意義以及檔案使用的方式方法，讓企業營造一種保護檔案的良好氛圍。

2.5組建專業團隊

電力企業應吸引更多的高素質專業人才開展檔案管理工作的數字化建設，通過定期培訓等方式提升檔案管理人員的綜合素養，補齊檔案管理業務的現有短板。在開展專業技能培訓工作的同時，電力企業可采用合理的獎懲機制對檔案管理人員進行考核、監督，努力調動檔案管理人員的學習自主性與工作積極性。在招聘時，電力企業要結合崗位性質與具體內容制定并調整招聘標準，嚴格審查應聘人員的業務水平、從業經驗等方面，堅持擇優錄取。電力企業還要合理控制招聘的人員數量，不可為減少費用支持縮減檔案管理人員的數量，也不可為追求效率而隨意增加檔案管理人員的數量，努力組建專業的檔案管理團隊。

2.6建立完善的數字化檔案管理責任制度

建立完善的檔案數字化建設責任制度是順利開展工作的重要步驟。首先要對檔案數字化建設的步驟有一定的了解，并聘請有專業技能的人才。另外，檔案數字化建設的根本離不開檔案的收集、整理、管理等工作，所以傳統的檔案建設步驟及要求是可以參考的。應按照傳統的檔案建設工作將人員進行大概的分組，然后將人員進行具體的劃分，使得每一項工作都有專門的人員進行監督和管理，以此為依據制定出科學嚴謹的檔案數字化建設責任制度。

2.7檔案管理電子化與人工智能化的建設

人工智能是未來社會管理的一個主要的趨勢，對于電力企業檔案管理來說，其本質上也是信息資源的管理。檔案管理的數字化轉型，其主要目的也是對檔案進行更加高效的利用。因此，在檔案管理的電子化與人工智能化建設，是檔案管理數字化轉型以及未來發展的主要目標。在中共中央、國務院下發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出：加快推進對重要檔案數字化成果進行文字識別和語音識別。因此，在電力企業的檔案管理數字化建設中，要廣泛利用先進的科學技術，來加強檔案信息資源的信息智能化建設。同時，由于人工智能技術正處在不斷發展和完善的階段，在檔案管理的數字化建設中，要隨時進行新的技術和設備更新，來不斷提升人工智能的應用效果。

2.8堅持制度化推進，使檔案信息化建設更加有力有效

檔案信息化建設是一項系統化、綜合性工程，非朝夕之功，必須立足實際、轉變觀念、提高認識，做好長遠規劃、頂層設計。檔案管理部門應當加強制度設計，因地制宜制定發展計劃，分步實施、量力而為，建立檔案信息化建設統籌協調工作機制，健全電子文件歸檔、電子檔案移交相關制度，完善檔案信息化發展保障等機制，確保檔案信息化事業在制度化的軌道上與時俱進、逐步升級。

結語

總而言之，電力企業檔案數字化建設是大勢所趨，要在優化完善規章制度、構建數字化檔案、提高工作效率的同時，確保數字化檔案的安全性，從而有效發揮數字化檔案獨特的優勢，讓電力企業的檔案資源獲得最大化地開發與利用。

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