企業問題閉環管理系統的設計與實現

中國石油天然氣股份有限公司西南油氣田分公司通信與信息技術中心 李 歡 焦冠文 劉力華 賀 喜

本論文主要研究的是參考PDCA問題閉環管理模式設計與開發的問題閉環管理系統，將企業單位接受各類檢查中發現的必須限期整改完成的問題、下一階段需完成整改問題、可在運作中改進的問題進行流程化分級管理，將角色權限設置與問題閉環管理流程進行對應，提高問題閉環管理精細性及可利用性。

在企業單位進行數字化轉型升級道路中，標準流程化的閉環問題管理模式逐漸成為提高管理效率和水平的重要影響因素。參考PDCA問題閉環管理模式，從問題發現、責任指定、整改實施、整改反饋、整改驗收、評價考核到分析總結建立一套標準循環的管理運行機制，結合適用信息化技術手段開發相匹配的閉環管理系統，可有效促進問題管理執行力、規范化、制度化水平的持續提升。

1 現狀與存在問題

近年來，隨著企業單位高質量發展，工作要求和標準不斷提高，同時企業單位面臨各類業務、審計等各類檢查項目也逐漸增多，帶來的是各業務的分析總結比較分散、集中整改和提升存在一定的困難，暴露出無信息化的整改方式效率較低、問題閉環整改的反饋和規范性較弱等方面的不足。為實現企業單位問題管理的數字化轉型，通過采用信息化手段實現問題收集標準化、整改反饋流程化和分析總結可視化，能夠明顯提高問題閉環管理效率，從而減少“低、老、壞”現象和相似問題的重復發生，推動企業單位高質量低成本發展。

2 系統目標和功能需求

閉環管理控制系統，主要是為實現對問題的收集統計、整改流程的管理和總結分析，解決因溝通不順暢、責任不明確、過程不透明等原因造成的管理響應滯后、過程跟蹤困難等難題，同時加強操作的人性化和分析的直觀性、可視性，全面反映問題從產生、識別、整改至關閉的過程狀態，使管理者和員工有效利用信息化手段在流程中明確責任，在規定時間里完成銷項整改，提高問題閉環管理效率。基于此設計思想，該系統包含以下功能：

2.1 系統基礎功能

包含用戶登錄、用戶信息管理、角色信息管理、部門信息管理。將部門與部門管理人員、部門與被監督部門、被監督部門與問題責任人通過設置權限進行監督的方式與閉環管理流程對應。

2.2 收集分析功能

包含問題收集統計、條件檢索、對比分析、圖表生成。該系統可對問題字段碼表進行實時編輯，對問題進行多條件檢索并形成圖表。

2.3 閉環管理功能

包含問題模板式導入導出、權限設置、部門反饋提醒設置、問題跟蹤流程設置。問題列表可通過標準Excel模板導入導出；系統在部門反饋流程可設置超期提醒設置；每個問題都會形成單獨的流程，在問題整改歸口部門-問題產生部門負責人-問題整改部門-問題整改責任人-問題整改部門-問題產生部門負責人-問題整改歸口部門之間實現閉環反饋；對于不同檢查產生的問題管理，管理員可根據實際情況調整問題跟蹤流程。

3 系統設計

3.1 架構設計

本系統前端主要使用Vue3.js和ElementPlus組件庫，Vue3在性能上相比Vue2頁面數據渲染更快，而ElementPlus組件庫簡單易用，頁面邏輯實現更專注。而后端采用的是Spring Boot框架，配置壓力較小。數據庫采用小巧、高效的關系型數據庫MySQL，實現數據持久化存儲。

相對于傳統C/S架構設計而言，本系統開發所使用的B/S結構對客戶端要求相對較少，長期項目上B/S經濟性更高，可維護性也更好。

本系統的用戶主要分為三類，分別是上級部門用戶、普通部門用戶和管理員。管理員能夠訪問的功能模塊包括數據看板、碼表管理和系統管理，上級部門用戶可以訪問數據看板、模板管理、查詢管理和圖表管理，而普通部門用戶只能訪問數據看板、查詢管理和模板管理中的問題錄入和文件上傳模塊。本系統采用用戶與角色關聯、一個用戶可以對應多個角色、角色與權限相掛鉤的設計理念。在用戶登錄系統時，后臺會返回該用戶的所有角色以及所對應的權限列表，前臺拿到角色數據后，默認以第一種角色登錄進入系統，進入系統后，可以隨時切換角色，以便訪問不同的系統功能。如圖1所示。

圖1 系統架構設計圖

3.2 數據庫設計

該系統數據庫選擇MySQL進行設計，對于基于Web技術進行開發的應用而言，MySQL良好的控制性、靈活性、擴展性和開源性使其成為最好的關系型數據庫之一，目前共設計了系統功能、用戶、角色、角色功能、角色權限、部門、部門問題跟蹤、碼表管理、整改限時、API等10張數據庫表。

實體設計：

根據用戶功能需求進行分析，得到本平臺系統維護模塊實體有部門、部門問題及用戶。

部門：部門編號、部門名稱、部門權限、部門流程。

問題：序號、檢查類別、檢查名稱、檢查級別、檢查開始時間、問題描述、問題產生時間、問題整改時間、問題判定依據、問題是否重復、問題嚴重程度、問題關鍵詞、問題產生原因、問題產生部門、問題整改部門、問題整改負責人、問題整改措施、問題整改時限、問題整改是否完成、問題整改是否超時、備注。

用戶：賬號、密碼、部門、角色編號、角色權限、角色ID。

4 功能詳細設計

針對問題閉環管理系統進行系統設計與建模，在登錄模塊、管理模塊、問題錄入模塊和問題分析做了詳細設計。如圖2所示。

圖2 問題閉環管理系統圖

4.1 用戶登錄

登錄模塊是獲取用戶角色信息的入口，得到了用戶的角色信息，才能對相應用戶進行權限控制，進而確保整個系統的安全性。

4.2 用戶管理及權限管理

用戶管理模塊是僅限系統管理員操作的模塊，在該模塊中，管理員可以修改用戶的角色、部門和密碼等信息，也可以新增一個用戶及修改角色所對應的權限，對部門和用戶進行增刪改查操作，使得整個系統可動態配置。

4.3 部門管理及權限管理

部門管理模塊主要針對部門權限及管理流程進行設置，在該模塊中，管理員可以修改部門管理角色、部門信息、部門管理流程、部門人員權限等，可對部門和部門用戶進行增刪改查操作。

4.4 模板導入導出

用戶通過模板配置中的模板下載可以得到帶有下拉項的Excel文件，這樣一來不僅可以規范用戶對同一問題的描述和定義，也可以提高用戶錄入問題的效率。

4.5 問題錄入碼表管理

系統管理員和部門管理人員可對根據接受檢查實際情況對問題錄入字段碼表進行增刪改查操作，動態配置可保證問題錄入信息存在利用價值，提高問題閉環管理實用性。

4.6 問題分析

問題分析模塊是實現閉環管理最終目的的重要環節，該系統不僅可以實現對檢查發現問題的收集統計，還可通過設置多維度條件篩選目標問題列表，根據實際需求選定列表字段并提取相關信息形成圖表，直觀展示當前目標問題產生影響及發展趨勢，對后續工作開展起到提醒預警、優化改進的作用。

4.7 問題整改限時提醒

系統將從問題列表里提取問題發現時間和問題整改期限，通過與系統時間進行對比得出問題整改超期時間，由部門管理人員對提醒時間進行設置，系統可自動發送問題整改限時彈窗提醒至問題責任人處，使監督流程自動化，減少人為原因導致的反饋不及時等問題。

本文主要研究了企業問題閉環管理系統的設計與實現工作，通過對業務人員的需求及試用情況調研得知，該系統滿足企業單位的問題閉環管理業務要求，主要實現了以下效果：一是建立了以問題閉環處理流程為核心的管理機制，在問題跟蹤反饋上形成監督機制，使資料收集和管理得到有效改善。二是通過信息化手段與業務相結合的方式，規范資料格式的同時將操作簡捷化，并提高人機交互體驗，實現減輕員工工作負擔、提升工作效率的目的。三是該系統可以通過多條件檢索并形成圖表進行直觀分析得到需求結果，便于總結各類問題帶來的影響及趨勢，為后續各部門整改優化提供參考。