ERP在生產型企業內控管理中的應用

蔡文宇

隨著經濟的發展，我國生產型企業不斷壯大。而ERP系統的引入能夠系統地配合現代企業業務處理，實現整個企業信息的集成。但在實際應用中，很多企業的ERP系統，未能真正發揮功效。

本文將對ERP在內控應用中的優缺點展開探討，期望ERP系統更好地融合服務企業。

生產型企業特點及其對ERP在內部控制中應用的影響

生產型企業相對于其他類型的企業，主要的特點是：（1）組織架構較為復雜，崗位設置多;（2）員工數量龐大，整體素質參差不齊;（3）生產工藝流程復雜，設計變更頻繁，過程控制復雜多變;（4）實物資產形態多樣，存放地點分散，資產管理較為困難。由于生產型企業的以上特點，使其在管理上較其他類型的企業難度更大。

ERP系統化是一個對企業資源進行有效共享與利用的系統，其利用信息技術，對企業人力，資金，材料，設備，技術，信息，時間等七項資源進行綜合平衡和優化管理，協調企業各部門圍繞市場開展業務活動，旨在實現企業經濟效益的最大化。

企業內部控制基本規范明確內部控制的目標;合理保證企業經營管理合法合規，資產安全，財務報告及相關信息真實完整，提高經營效率和效果，促進企業實現發展戰略。內部控制和ERP的目標是一致的，ERP系統不僅是企業信息化的重要內容，也是企業實現計劃控制和經營決策管理的關鍵系統。

生產型企業應用ERP進行內部控制的優勢

1.優化作業流程，強化對所有資源的管控。生產型企業工藝流程復雜，設計變更頻繁，ERP能夠結合不同工藝進行業務流程的再造，設置各類B0M滿足不同生產企業進行標準化管理的需求;通過B0M結構樹清晰地顯示產品的多階關系，且同一產品可以維護多條加工工藝，解決了生產型企業工藝設計變更與實際加工不一致的難題。

生產型企業工藝流程長，過程控制復雜多樣。ERP通過加工單進行訂單生產按排，并進行實時過程控制，可以準確了解當前各個生產車間，以及各產品的生產進度，隨時進行各類資源的生產能力調整，進行生產的有序調控。

生產型企業存貨形態多樣，頻繁地收發，生產流轉，存貨動態地存放于企業各環節，一直是企業管理的一個難點。ERP對每一存貨設置唯一物料編碼，對存放地點設置不同庫位，ERP支持動態的監控，實時記錄供應鏈全程收發存狀態，確保生產供給、銷售訂單完成和盤點的準確性;并且通過ERP查詢可以迅速分析倉庫呆滯料，及時按照安全庫存需求進行生產采購調整，減輕庫存積壓對資金的高占用。

生產型企業成本計算復雜，基礎數據錄入后ERP可以自動數據處理，使業務準確性與及時性大大提高，成本核算更加精細，企業管理人員可更側重于進行管理、預測與分析，有利于提供合理的方案與企業人力資源的合理配置。

2.面向供應鏈管理的信息集成、傳遞系統。ERP是覆蓋整個供應鏈的信息集成，圍繞核心企業，通過對信息流，資金流，物流的控制，將供應商，制造商，分銷商，零售商直到最終用戶連成一個整體的功能網絡結構模式，供應鏈上的信息迅速傳遞，解決了生產型企業產供銷信息不暢出現脫節的問題，增強了各環節的及時交流，提高了企業的競爭力。

生產型企業的組織架構較復雜，崗位設置多，ERP實現了企業部門問信息的暢通與數據共享。相關信息可在企業內部各管理級次、責任單位、業務環節間進行溝通和反饋，滿足各管理層的需求，促進內控有序運行，解決了生產型企業信息反饋慢的問題，決策層能及時決策應對經營管理風險。

3.支持權限控制，內控能力得到提升。生產型企業的員工數量多，整體素質參差不齊，ERP在系統初始階段，就對各審批操作人員，各業務環節設置操作權限控制，可以規避源于人員舞弊形成的風險，使內控能力得到提升。

生產型企業在應用ERP內部控制中存在問題

1.意識問題。內部控制的成功與否，在很大程度取決于企業管理者的態度和管理意識，而ERP更加劇了這一點：因基礎數據的大量錄入，使各部門的ERP擔當怨聲載道;或者為了配合ERP的實施，涉及部門職能的重新劃分、工作環境和習慣的重新適應，帶來焦躁心理;此時企業管理者如不能堅持現代管理理念使用新系統，數據跟進往往不實時，ERP系統流于形式，最終將無法正常使用下去。

ERP的基礎數據均來自于企業普通職員的手工錄入，在共享狀態下，沒有傳統環境的數據核對和檢查過程，輸入有誤則會造成連環錯誤，直接影響其他流程運作。而生產型企業數據錄入端口又特別多，差錯較難查找，因此各ERP擔當的工作責任意識尤顯重要。

2.環境問題。系統會帶來組織結構的變化，企業內部控制層次明顯減少，管理扁平化成為可能，想要按照ERP的實時處理原則，領導如有需要授權處理的業務，也必須進行實時操作，否則無法進行ERP的正常運行，也就根本談不上ERP的內控管理效果。

3.系統問題。主要來自于計算機軟件方面的風險，容易受到內部用戶和外部人員通過網絡進行的無意或惡意攻擊和病毒攻擊等。而ERP系統功能繁多，免不了存在一定功能不足或潛在的軟件缺漏，當有人刻意修改，造成錯誤，常常會因為不留痕跡而難以查找。

4.資金問題。ERP各模塊的開發是根據企業的實際業務設置，沒有標準化的模型，對于工藝流程復雜，開發難度大，人員多的生產型企業，需有足夠的資金投入保證前期開發、定期的維護，不斷的培訓，后續功能開發升級，才能實現ERP在企業管控中做出貢獻。

生產型企業在ERP條件下完善企業內控的策略

1.做好內部環境建設，加強對ERP的重視。企業引入ERP就是引入了一種管理理念，通過對員工的不斷培訓宣傳，以及強制性考核激勵措施，加強對ERP的重視和管理，不僅需要高層領導的重視與認可，更要求全體員工從思想上積極接受，培養整個企業的信息化文化建設。

2.成立獨立IT組，加強系統安全控制。具備經濟實力的企業引入ERP首先應設立獨立的IT部門，在軟件開發時應檢驗整個系統的完整性，對非法數據，系統抗干擾能力各應變能力及系統遭受破壞后的恢復能力重點測試;使用時，IT部門應建立共享平臺，及時解決使用過程中發生的小問題，共享解決經驗。將解決不了的問題點發給開發商進行有效溝通解決，保證ERP使用的暢通性，并按照企業管理要求，逐步開發應用。

3.完善ERP崗位責任制，強化管理和監督。建立健全ERP崗位責任制，明確每個ERP崗位的職責范圍，實現不相容職務的分離，按照職責范圍的規定，設置有限權限的開放。對人員的崗位實行定期輪換制，從而達到對人員的監管。細化企業的管理制度，以內部制度來規范和保證ERP業務操作，減少ERP操作中無意造成的差錯和人為差錯。

4.提供持續培訓，提升人員素質。人員素質控制是ERP系統內控的根本。ERP系統管理員過硬的技術水平和良好的職業道德是必備的條件，其他系統操作員也要加強技術培訓和信息安全意識，以滿足企業對跨計算機、財會、管理及相關復合型人才的需要，針對生產型企業人員眾多，素質參差不齊的特點，加強對人員進行培訓。ERP就是個從培訓開始到培訓結束的軟件使用過程。