檔案信息化建設實施的理論思考分析

宗緒娣

摘要：隨著當今社會經濟水平的不斷提高，計算機網絡技術和電子信息技術得到發展，并逐漸滲透到各個行業得到廣泛應用，打破了傳統的產業格局，從而促進了產業結構多元化的發展。檔案信息承載著記錄社會發展的責任，同時也承載著人類發展過程的責任，在歷史變遷中具有重要意義。在此基礎上，必須加強管理，采取有效方法實施。過去，傳統的檔案管理主要是通過手工管理，但這種方式的分析，促進檔案管理的實現，但是很難提高工作水平，很容易出現管理混亂的現象，造成的損失價值的檔案信息。所以在檔案管理在未來，從企業的角度來看，處理信息檔案管理模式來提高它的重要性，并應用這種管理方式完全在檔案管理中，在某種程度上，不僅提高工作的質量，也可以及時傳遞信息，最重要的是要用這種管理模式跟上時代的步伐。

關鍵詞：檔案信息化;建設實施;理論思考

一、檔案信息化的定義

檔案信息化是指在國家總體規劃和系統組織之下，采用現代信息技術改造傳統檔案業務，不斷適應數字環境下檔案活動的發展變化，檔案管理模式從面向檔案實體保管為重點向以檔案數字信息管理利用為重點的轉變，最大限度地滿足社會檔案需求的建設過程。

二、檔案信息化現狀

如今信息化建設飛速發展，給檔案行業帶來了一定程度的挑戰，同時也帶來了機遇。由于各種原因，檔案信息化目前還處于初級階段，相較于其他行業也處于落后位置。現在，檔案館都有目錄檢索系統，部分檔案館已有離線接收系統，但是檔案行業的在線編制、在線審核、在線接收與移交為一體的檔案信息化管理系統目前還在摸索中。

三、實現檔案信息化建設的意義

檔案信息化建設使得檔案收集、整理、統計、查詢由原來的手工操作升級為自動化、實時化;使得工作程序減少、提高了工作效率;使得檔案電子化，實現無紙化辦公;使得檔案管理人員從繁重的手工勞動中解放出來，不再是目錄的打字員，有更多的時間和精力去從事檔案收集和檔案編研工作，極大提高了工作效率和管理水平。檔案信息化還可為檔案利用提供多種查詢手段，可輕松提取有利用價值的數據，為數據分析提供有效、可靠數據，并可實時對檔案進行多角度的統計。只有實現了檔案信息化管理，才能與社會發展相協調，適應不斷變化的外部環境。檔案信息化實現了無紙化辦公，可以節約大量資源和檔案庫房，既經濟又環保。檔案信息化改變了傳統工作模式。隨著科學技術進步和信息化建設的發展，傳統的檔案工作方式已經不能滿足社會發展趨勢和人們的實際需求。現在，檔案收集方式已有所轉變，由原來的建設單位或施工單位的資料員把檔案搬送至當地檔案館（室），轉變為在檔案管理平臺上直接接收或離線接收電子掃描檔案。在信息化平臺上可以直接進行交流、提出整改意見，建設單位或施工單位資料員也可在信息化平臺上進行整改和咨詢，真正實現“只跑一次”或“一次都不跑”。檔案信息化能夠提高工作效率，改變傳統的檔案管理方式，為檔案產生者、檔案管理者、檔案使用者都提供了極大的便利。

四、檔案信息化建設的有效措施

1.加強檔案的開放意識

目前，大多數檔案館（室）只是被動地收集、保管、利用檔案。有人來查閱就提供利用，沒有人來查閱就是一批閑置檔案，不產生任何價值。檔案人現在要思考的就是如何使檔案“活”起來，讓它的價值發揮到極致，為城市建設作出更大的貢獻。傳統的檔案管理方式已經不再適用于信息化快速發展的今天，所以要作出改變。首先，要加強建設檔案館（室）網站，把它作為檔案信息化建設的著眼點和立足點，成為檔案信息流向社會公眾的主要渠道。檔案館（室）可以把館藏的能夠公開利用的檔案目錄放在網站上供社會大眾查閱利用，讓檔案信息得到合理利用，實現檔案資源共享。當然，檔案信息資源共享的同時也要確保檔案的安全性。其次，要加強檔案信息化平臺的建設，讓電子文件逐步替代傳統的紙質文件。因為傳統的紙質文件會因為年代、利用次數產生一些破損、損毀的問題，電子文件就不會出現此類問題。最后，加快對檔案大數據的提取，讓閑置的部分檔案發揮它應有的價值，為城市建設發展提供信息服務。

2.加快檔案信息化建設網絡建設的進程

在進行檔案信息化管理的過程中要實現檔案信息化管理，必須加快檔案信息化網絡建設的進程，讓檔案信息建設的網絡化水平不斷提高，以上這些也是檔案信息化建設管理的主要內容之一。基于此，通過這種方式有助于實現檔案管理信息化，保障檔案管理工作順利實施并獲得良好的管理效果。

由此看出，為使問題得到解決，對企業而言在注重檔案管理的同時還應根據實際情況加強檔案網絡管理模式的構建，并在日后應用的過程中加以調整、積極完善。由此相關部門通過這種方式實現聯系，并更好地進行溝通，而在整個過程中積極引進先進管理技術，注重細節并形成健全信息網絡模式，進而做到與時俱進、適應時代發展需要，提升檔案信息建設網絡化水平。

3.不斷提高科學規劃建設的水平

一般情況下，在城市發展的過程中須要用到科技和先進管理手段，基于此，在進行檔案管理時要想實現檔案信息化管理，應樹立科學發展觀并將其作為主要的基礎，進一步加快檔案信息化建設的進程。還應了解各個地區的檔案信息化管理方式進而展開分析，并找出各個地區在對這種檔案信息化管理方式應用的過程中哪些方面還有待完善，并采取最佳的解決方案加以完善，在檔案信息化建設的過程中如存在的問題較多要提供解決方案建議并進行幫助，從而結合實際情況制訂檔案信息化管理的有效措施，不斷提高檔案信息化管理的水平。

4.建立健全的檔案管理制度

企業檔案資源涉及到企業各個部門，基于此，對企業所有部門而言須加強檔案資源管理;與此同時將歸檔工作落到實處。進而從企業的角度上看還應在現有的檔案管理制度基礎上結合實際情況加以完善，并清楚企業檔案管理制度還應涉及企業所有部門，在所有部門的考核體系和企業運行工作流程中必須滲透企業檔案管理工作。

5.加強檔案管理硬件的建設

要想實現檔案信息化建設，不斷提高檔案信息化建設的水平，必須加強檔案專用庫房的建立，并確保所建立的庫房做到防塵、防盜、防高溫、防蟲害等，其中還應設有檔案室、閱覽室和辦公室。在電子資源廣泛應用下、在一定程度上給檔案工作提出相應的要求，加強工作人員對檔案管理軟件的應用，并購置相應的設備尤其是計算機和掃描儀以及復印機等，從而實現現代化管理。應建立完善的檔案管理信息系統，其中主要目的就是更好地滿足檔案信息化建設的實際需求。

6.注重檔案管理軟件的開發和利用

當今社會，隨著科技不斷的進步，也使得計算機技術得到發展，一定程度上加快檔案信息化建設，其中加強對計算機網絡和存儲設備以及多媒體人像采集的應用，不僅實現信息存儲，只要搜索關鍵詞就能找到所需要的信息，不斷提高檔案管理數據真實性和準確性，便于信息的交流和查詢，從而實現檔案管理信息化。

結束語

檔案信息化是檔案事業發展的必然趨勢，也是順應時代發展的要求。在面對每次新的需求時，總會遇到各種各樣的問題，只有正確面對問題，積極應對，才能真正促進檔案事業的發展。

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1965500511203