淺談不動產檔案的電子化管理

宗緒革

摘要：隨著信息技術的發展，電子檔案管理已成為檔案管理的主要模式。電子檔案以簡單、方便、高效等優點，受到人們的極大認可。同時，電子檔案的存儲方式也比傳統紙質檔案有很大的優勢。近年來，各級檔案管理部門都在積極開發豐富的檔案信息資源，探索新檔案，建立新的檔案服務模式，并在檔案信息化建設中加大財務投入，積極向原有的檔案工作模式、管理模式、運行模式改革等方面，為提高檔案服務水平做了大量工作。為了更好地滿足公眾的需求使用房地產檔案，檔案中心的自然資源和房地產所有權已經及時推出的互聯網搜索服務房地產登記數據，為公眾提供“網絡+政府事務”服務網上購物一樣便捷。公眾可以在網上申請查詢房地產的自然狀態、權利狀態信息、申請人的房地產登記信息，提交房地產利害關系人查詢申請的預審材料，核實查詢結果。房地產登記信息的歷史性變化，實現網上查詢對房地產檔案的管理具有重要意義，這就凸顯了房地產檔案電子化管理的重要性。

關鍵詞：不動產檔案;電子化管理;措施

一、電子檔案的優勢

隨著檔案信息的爆發式增長，企業利用其現有的信息化基礎，加上數字化轉型，開始大力發展電子檔案管理。實施電子檔案管理可以在很大程度上減輕檔案人員的工作壓力，同時高效地實施檔案的收集、歸檔、查詢和利用工作。建立電子檔案數據庫以后，可以實現電子檔案的有效管理，借助互聯網，進一步實現檔案信息的共享。同時，無紙化生產節省紙張和存儲空間，電子檔案的存儲時間遠長于紙質檔案，紙張會隨著時間降解，但是電子檔案管理系統則借助現有的信息基礎設施可以實現長期存儲。隨著企業數字化轉型的推進，企業實施全面的電子文件歸檔和電子檔案管理是必然趨勢。

二、企業電子文件和電子檔案管理現狀分析

目前，國家電網等國有大型企業，都在從上至下推行檔案電子化。國有企業成立時間久、員工數量多，檔案數據量十分龐大。雖然近幾年在逐步完善電子檔案管理系統，但是檔案的電子化不可能是一蹴而就的，而是一個逐漸推進的過程，在此過程中必然會遇到各種各樣的問題。此外，電子檔案不再只是傳統的文字檔案，而是包含了更多其他形式的檔案材料，例如圖像、影音等，雖然電子文件和電子檔案逐漸得到推廣和應用，但是仍然存在一些阻礙電子檔案管理規范化的問題，值得我們去關注。雖然電子檔案具有很多的優點，但是現階段電子檔案管理仍然存在著一些比較明顯的問題。

1.相關的制度不到位

在“互聯網+”的大背景下，企業向數字化、智能化轉型是必然的趨勢，但在轉型的過程中往往存在相關制度不到位的問題，特別是國有企業由于員工數量大、檔案信息多，企業檔案一直以紙質載體為主，企業員工對電子檔案缺乏足夠的認識，電子文件、電子檔案管理制度不到位，甚至沒有建立電子文件和電子檔案管理機制，造成國有企業電子檔案管理混亂、工作停滯不前，新舊管理體制不能實現良好的交替，不能順利地開展電子檔案管理工作。

2.缺乏管理規范

電子檔案管理缺乏完備的規范標準。實現電子檔案的有效管理需要管理制度和標準規范的雙重約束，由于國有企業的發展速度不同、企業狀況存在差異，企業內部缺乏統一的管理和技術標準，不能對電子檔案進行有效的管理，導致電子檔案管理工作質量差，無法充分發揮企業電子文件和電子檔案的優勢，同時也不利于后續的檔案數字化轉型。

3.電子檔案管理系統存在安全隱患

檔案的安全性是至關重要的，但是互聯網上的黑客木馬、計算機病毒以及惡意插件，嚴重威脅著電子檔案的安全。目前國有企業電子檔案管理尚在發展過程中，相關的安全措施不夠完備，導致國有企業檔案管理系統存在安全隱患，一旦遭遇非法入侵，檔案信息將遭受篡改損毀等威脅，整個電子檔案管理系統也會面臨崩潰的危險。此外，國有企業內部門眾多、結構復雜，檔案的訪問權限是電子檔案管理系統中一個重要的內容，需要針對不同部門、不同職位的員工設置不同的權限。而目前有關權限的規范不是很明確，導致檔案管理系統的權限管理缺乏嚴謹性和規范性，造成檔案信息泄露的隱患，并且一旦信息泄露，很難追根溯源。

4.電子檔案的分類缺乏合理性

電子文件格式的多樣性導致電子檔案的種類豐富，各種關聯信息的增長也導致電子檔案的種類、數量越來越多，形成海量的檔案信息數據。目前國有企業還不能對如此巨大的數據量的電子檔案進行合理的分類，這就造成檔案查詢利用效率低，其速度甚至低于紙質檔案的查詢借閱，嚴重削弱了電子檔案的優勢。因此，企業需要對電子檔案進行更加合理、科學的分類，有效地管理龐大的檔案信息數據。

三、不動產檔案電子化管理的有效措施

1.建立健全不動產檔案電子化管理制度

建立健全不動產檔案電子化管理制度是不動產檔案管理部門推進檔案電子化建設的關鍵所在。不動產檔案管理部門應根據檔案法律法規和檔案管理工作規范，與切身實際情況相結合制定明確的不動產檔案電子化管理工作制度，明確檔案管理人員的管理職責，規范檔案管理人員的行為，為不動產檔案電子化建設提供制度保障，從而明確權責、科學指導檔案管理人員開展檔案電子化工作。

2.配備電子化管理設施設備，加強數據交換平臺建設

要想不動產檔案信息能夠更加有效地為檔案信息化管理提供及時準確的信息服務，就需要電子化管理設備的支持，例如配備掃描儀、存儲軟件、服務器、安全監控等設施設備。通過這些設施設備對不動產檔案信息進行有效采集，實現信息的高效交流。數據交換平臺的建設深入加強了信息數據化的程度，可以使各部門業務之間的信息交流更加緊密融合，提高不動產檔案的利用率，更好地實現不動產登記信息的全國聯網，順應不動產登記改革的時代要求。

3.加強檔案管理人員隊伍的建設

在進行檔案管理人員隊伍的建設中，應通過人才引進方式招收復合型檔案管理人才，逐步優化不動產檔案電子化管理人才隊伍，提升不動產檔案管理人員的綜合素質。不動產檔案管理部門應根據自身檔案工作需要每年定期組織工作人員進行電子檔案繼續教育培訓，樹立起正確的電子檔案管理意識，從思想上重視電子檔案管理工作，確保不動產檔案電子化管理工作的正常進行。

4.增強對不動產檔案電子化的安全性管理

不動產檔案電子化信息的安全性關系到國家對公民的隱私合法權利的保護，因此，電子檔案工作中的信息安全工作更是重中之重。這就要求檔案管理部門要有足夠的安全防范意識，加強信息平臺的安全管理等級、建立防火墻，有效防止不動產檔案數據被惡意更改、刪除。檔案管理人員在管理不動產登記檔案時，要對所有電子文檔進行規范，采取系統保密措施，做好檔案信息的備份工作，確保不動產檔案數據信息資源的安全性。與此同時，深入對信息安全管理技術的研究，加強對信息技術專業人才的引進，為不動產登記檔案平臺提供技術上支持，保證不動產電子檔案的安全完整，為不動產檔案電子化管理工作的順利開展提供保障。

結束語

總之，在大數據時代背景下，房地產檔案電子化管理是未來檔案管理不可逆轉的趨勢，這就要求檔案管理部門積極創新工作機制和工作模式，始終堅持服務大局，以服務群眾為切入點，打造“無聲檔案、有聲服務”的便捷服務;始終堅持以豐富的檔案資源為基礎，以完善的信息化建設為支撐，以成熟的檔案管理系統為平臺，為全社會提供更方便、高效、優質的房地產檔案使用服務。

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