通過PDCA精益工具建立智能文印管理系統的研究

荊肖凡 張楓 齊昕 冉文

摘要：通過PDCA精益工具和方法在管理中的靈活應用，研究建立了智能化文印管理系統，提高了工作效率，降低了運維成本。

關鍵詞： PDCA循環;文印系統

一、概述

目前，文印系統主要包括文件打印、復印和光盤刻錄等功能。主要采用集中打印的方式進行打印，需要員工到打印室才能進行打印。文件打印是通過員工的辦公計算機Windows共享進行或者員工自己使用打印機自行進行打印，打印機普遍放在公共區域或者員工工位上;文件復印是員工自己使用復印機進行復印;光盤刻錄工作是手工填寫申請表，經領導審批后，通過OA將需要刻錄的文件傳輸到其它電腦上，然后再人工通過刻錄機上進行刻錄，存在無法刻錄或假刻錄的現象。

為了提高工作效率和降低運維成本，通過PDCA循環開展專題研究證，進行質量攻關，研究改進文印系統，提高工作效率和降低運維成本。

二、活動計劃

我們制定了詳細的活動計劃，明確各項計劃完成的時間節點要求。

P：選定課題、現狀調查、目標設定、原因分析、改進方案、制定對策; D ：對策實施; C： 效果檢查;A：鞏固措施＼活動總結。

三、現狀調查

員工自己使用打印機自行進行打印，打印機普遍放在公共區域或者員工工位上，任何員工都能隨意的提交打印作業，同時都能到打印機那里拿走任何作業，存在亂打印、打印合格率較低等情況，間接鼓勵了亂打印和不負責打印的行為，容易造成信息的泄露和紙張浪費。文件復印存在私自復印和亂復印現象。光盤刻錄工作流程復雜，存在無法刻錄或假刻錄的現象，極易造成光盤的浪費。集中打印距離員工工位較遠，文印時間較長，浪費時間。

原文印系統工作效率低下，經統計一個月的文印情況，打印/復印合格率僅為86.7%，光盤刻錄合格率僅為75%，平均用時5min，打印、復印、光盤和硒鼓等消耗需花費4355元。

四、目標設定

隨著信息化建設的不斷深入，信息處理技術、計算機網絡通訊及自動化控制技術水平的不斷提高，引入現代科學技術進行打印/復印/光盤刻錄管理已成為趨勢。經過小組成員討論，決定將本次QC活動目標值設定為：文印系統平均一個月費用由4355元降低到3500元，員工進行文印操作用時由5min降低到3.5min。

五、原因分析

通過一段時間的摸索實踐，小組成員的討論交流，運用頭腦風暴法，找到了文印系統工作效率低下和運維成本較高的原因，如圖：

經過分析，造成文印系統工作效率低下、運維成本較高的原因主要有8項：

六、確定要因

針對上述查找的8項末端因素，制訂判斷標準，逐項分析與驗證，確認主要原因。

現打印的文件和原文件只有細微差別，但需要重新打印，造成后續人員等候時間較長;因集中文印，所有的員工需要乘坐電梯到集中打印室方可打印;因飛塵較多，可能產生職業病，對員工產生較大影響;流程復雜后，員工需要等待領導審批，時間較長，浪費時間;在登記和編號的過程中，造成員工時間浪費

七、制定對策

針對確認的五項主要原因，小組成員研究制定了改進對策方案， 根據原理圖，設計打印流程、復印流程和光盤刻錄流程;安裝審計系統，每個員工在自己文印系統的后臺都可查看打印、復印文件和刻錄的光盤

八、對策實施

我們將制定的改進對策方案按照既定的節點要求嚴格實施，及時檢查實施效果，調整對策，確保各項措施有效落實。

（1）我們非常重視此項工作，及時聯系第三方，按要求及時增加設備，為盡快開展工作提供了硬件配置;

（2）根據對策，設計了系統原理圖;

（3）根據系統原理圖，分步實施打印、復印和光盤刻錄工作流程;

我們進行工作分工，責任明確，把PDCA活動程序和本組的技術管理結合起來，要求全體成員敬業、愛崗，追求高質量的要求，對確定的目標分解到每個人，在整個的管理過程中，同其它部門密切配合，協調溝通。

九、效果檢查

經過共同努力，文件系統改進完成，智能文印管理系統提高了工作效率、降低了運維成本，管理能力得到進一步提升，實現并超越了預期設定的目標。

1、經濟效益

對新文印系統進行一個月的統計，打印/復印合格率提高到97.5%，光盤刻錄合格率提高100%，平均用時2min，打印、復印、光盤和硒鼓等消耗需花費2612元。

2、社會效益

通過PDCA精益工具和方法在管理中的靈活應用，研究制訂了智能化文印系統，提高了工作效率，降低了運維成本，得到了員工一致性肯定。

十、鞏固措施

為進一步鞏固本次活動取得的效果，我們將進一步簡化流程， 固化管理措施，下發智能文印系統流程的使用辦法，進一步提高服務的質量。

十一、活動總結

1、總結

通過本次活動，我們使文印系統的工作效率得到提高，降低了運維成本，讓我們綜合能力得到提升，增強了凝聚力，并加深了對精益工具應用的理解和運用。

2、下一步打算

今后我們將結合工作任務，努力跟進新技術和新設備，學習和掌握質量管理的新方法，經常利用精益工具，開展文印系統的改進，提高工作質量，充分發揮每個人的創造性和積極性。

參考文獻：

[1] 劉艷超，智能文印管理系統研究[J]，中國設備工程，2021.

[2] 張艷春，改進機關文印工作提高文印工作效率和質量 [J]，辦公室業務，2012（7）：89-90.

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