高校檔案信息資源的開發利用探討

尹春芳 湖北第二師范學院 湖北 武漢 430205

檔案信息資源的開發和利用在各行各業的工作中都屬于必不可少的一項，而為了更好地促進高校長久健康發展，需要依托于新時代背景之下做好相關檔案工作，并促使其逐步實現正規化、電子化發展。新時代下的檔案工作需要與時俱進，不斷地豐富館藏資源，并且對檔案信息的收集、整理以及歸檔工作進行重點關注和重視，同時，對館藏結構進行適當更新和調整，由此不斷拓寬檔案資源的收集渠道，進而實現檔案信息的綜合利用。

一、高校檔案的特點

一方面，高校是培養人才的重點場所，也是為我國輸送復合型人才的重要陣地。而在整個教育過程中，會形成大量且豐富的教學檔案材料和教研檔案材料，而伴隨著高校的發展軌跡，也會在學校管理以及建設等多個方面形成大量的檔案信息，從而促使檔案信息類別逐漸顯現出多樣化發展的趨勢，同時也會呈現出繁冗復雜的情況[1]。

另一方面，高校檔案具有一定程度的知識性，同時具有極高的價值。高校以育人為中心，作為重要的教育陣地，其在科研方面也是比較重視的，因此，在長期的教育和科研過程中，形成和構建了相應的教育檔案以及科研檔案，這些檔案的存儲量是巨大的，而且在高校檔案中占據的比例極高。

二、高校檔案信息資源開發利用存在的主要問題

（一）檔案管理意識淡薄

從檔案工作本身來講是需要重視的，因為檔案工作是一個高校長久發展的基礎。但現如今很多的高校都十分忽視檔案工作，進而促使相關檔案工作人員也十分忽視檔案工作，由此使得檔案工作在實際推進時，不僅沒有強有力的支持與配合，還會受到多個方面的不利影響，無法及時且有效地創新檔案工作形式和工作方法，嚴重阻礙檔案工作的規范性與高效性，降低高校檔案工作的質量與效率。與此同時，很多檔案信息資源難以被有效開發和利用，使得其實際作用和積極意義難以被發現[2]。

（二）館藏檔案結構單一

根據對高校館藏檔案結構的分析和研究，檔案工作的流程并不規范，而且相關制度也存在著不健全的情況，這樣很容易造成檔案資源的缺失。一般來說，關于黨政機關方面的檔案信息是高校比較重視的，并且能夠有效收集，保證收集的完整性，但是對于教學方面的檔案信息以及教研方面的檔案信息，由于其資源信息具有一定程度的分散性，而且需要進行長時間的建立，因此，高校很難保證此類型資源信息的完整性和齊全性，進而也就無法對這些資源信息進行有效的開發和利用[3]。

三、開發利用高校檔案信息資源的有效途徑

（一）從豐富館藏入手，做好檔案的收集、歸檔工作

首先，為了更好地豐富和增加高校館藏的內容，便需要做好館藏的建設工作，不斷地拓寬檔案信息收集渠道，增加檔案信息收集的路徑。與此同時，館藏內容的豐富，還需要對館藏結構進行一定程度的調整和完善，具體來說，可以創新歸檔方式，即為雙套歸檔的方式，這樣能夠最大限度地維護相關檔案信息的完善性和可靠性。以往對于館藏資源的使用是不靈活的，基本都是等待著他人主動去發現、去使用，在這樣的情況下，館藏資源的使用率是比較低的。因此，在新時代背景下，高校檔案館應該逐漸更新和優化檔案收集、整理和歸檔方式，化被動為主動[4]。并且需要深刻認知和明確一點，館藏資源的豐富，不在于其數量，而在于其質量。在保證館藏質量的基礎上，能夠為檔案信息資源的開發利用工作奠定堅實的基礎。

其次，需要對檔案的歸檔工作進行重點關注和重視，具體包括檔案的移交工作、檔案的裝訂工作以及檔案的著錄工作等，并且在進行這些工作的過程中，需要注重檔案的完整性和準確性。與此同時，在進行檔案收集時，對檔案本身也有一定的要求，不僅需要其本身具有較高的價值，并且能夠擁有一定程度的附加價值，還需要保證檔案的分類豐富。

最后，需要加強宣傳，促使相關人員能夠從根本上認識和明確歸檔工作的重要性。對于檔案集中管理的基本含義和實際意義，高校各部門也要進行充分認知，并且需要積極配合相關檔案工作，促使高校檔案能夠順利且完整地進行收集以及歸檔。

（二）開拓思路，創新觀念，加強檔案信息資源的開發利用

檔案信息本身具有一定程度的服務功能，通過檔案信息的獲取和使用，能夠為高校教職工和學生提供更多的服務[5]。基于服務功能，作為相關檔案人員，需要具備相應的服務意識和服務理念，以足夠的熱心和耐心面對每一個需要運用檔案資源的人員。與此同時，需要及時地轉變原有的被動服務方式，促使其朝著主動性、積極性的方向發展。而為了更有效地開發和利用這些高校資源，相關檔案人員需要從高校本身出發，對其真實的檔案利用情況進行全方面、多角度地分析和研究，由此更為清晰、直觀地發現和認識各個部門的實際需求情況，從而進行有針對性的檔案信息服務。

（三）增加經費的投入，實現檔案信息資源網絡化

現代社會在不停地發展和進步，在這樣的背景下，檔案管理需要借助互聯網信息技術，構建出一個完善的檔案管理系統。基于信息化管理系統，能夠將相關信息進行及時地整理、分析和歸納[6]。現如今，紙質化檔案管理的時代已經過去，電子自動化時代已經逐漸拉開序幕，高校需要更好地加強檔案資源建設的信息化發展，從而促使檔案資源管理流程的順暢進行和檔案資源管理方式的完善。而想要更好地實現檔案信息資源網絡化，高校需要投入相應的經費，而經費投入的比例和具體額度，需要高校領導進行認真、仔細地研究，只有高校領導能夠真正地意識到高校檔案資源的重要性，才能夠從根本上保障經費的足額投入，進而購置相關基礎設施設備，實現檔案工作質量和效率的顯著增強。

（四）通過培訓學習，提高檔案工作者的綜合素質

高校可以從多個角度出發，對檔案工作人員進行全方位地培養。既可以選擇定期組織講座、交流會等，促使檔案工作人員更好地交流與溝通自己的優秀工作經驗和工作技巧，相信在這樣的一個良好氛圍中，檔案工作人員能夠逐漸增強自身學習和工作的主動性和積極性，并碰撞出更多的交流火花，促進檔案工作人員的共同發展和高校檔案工作的階梯式進步[7]。與此同時，也可以對檔案工作人員進行時常地鼓勵和激勵，并為其提供相應的培訓條件，同時根據高校的實際情況，分批、分階段地指派檔案工作人員到專業機構進行專業知識和專業技能的培訓和實踐，為更好地進行檔案開發工作打下堅實的基礎。

四、結 語

綜上所述，作為檔案工作人員，首先要從思想上打破傳統模式的限制，為檔案工作拓展出多元化的渠道，保證檔案信息的質量。同時，需要長期地進行檔案資源的開發工作，促使檔案信息資源的豐富性發展，從而為高校的發展提供持續的動力。