從工程監理視角看水利工程檔案管理問題

陳夾夾 安徽省大禹水利工程科技有限公司

1 前言

水利工程檔案是覆蓋到整個工程全過程中的材料，包括文字、表格、圖紙、聲像等多種形式，貫穿到了水利工程項目從提出到立項、審批、驗收等各個環節。水利工程的檔案管理在水利項目管理工作中是重要的構成部分，直接影響著水利工程的建設水平和建設成效，應得到監理人員的高度重視。

2 水利工程檔案管理內容

水利工程檔案是具有保存價值的歷史記錄資料，有著文字、圖表、聲像等多種形式，是在水利工程的前期施工、竣工等各個階段逐漸形成積累下來的，在水利工程的建設和管理工作中，檔案管理作為重要的組成部分，真實地記錄了工程的建設歷史，并且對水利工程質量進行判斷和衡量時，也要依據水利工程的檔案資料展開。

水利工程檔案是水利工程建設各個階段的智慧結晶，具有真實性、完整性、準確性的特點，收集整理各階段的檔案資料，在統一的整編、集合、分析、應用中，為工程建設提供可靠的依據。水利工程的檔案工作由多個主體參與，包括勘察、設計、監理、施工等參與主體，在項目法人的統一管理和協調下，檔案管理工作要按照有關的規范要求分類組合排列工程檔案，進行系統性的目錄編制。

檔案整理工作的各個環節都要由專業的整編人員，秉承著嚴謹、認真負責的態度，對各個環節的檔案落實有效的管理，保質保量地完成水利工程的檔案管理工作。

站在監理視角，檔案管理工作是整個水利工程中的監理管理重點，因為在水利工程的建設中，監理單位是重要的參建單位主體，監理檔案在整個工程檔案中是必要的構成部分之一，收集、整理監理檔案資料，檢查和監督施工單位的檔案資料，從建設初期就開始收集資料，直至工程完成，為檔案的驗收和整個工程的建設打下良好的基礎。

監理視角下的水利工程檔案要整編檔案、分類檔案，按照日期的先后順序排列檔案資料，完成組卷和檔案立卷工作，結合水利工程的實際情況，裝訂檔案資料，加強對檔案的有效保護[1]。

3 水利工程檔案管理的問題分析

水利工程的檔案管理目前仍舊存在一些問題有待改進，首先體現在水利工程的檔案管理觀念方面，缺少對檔案工作的高度重視。在重點水利工程項目的建設中，通常都存在著點多線長的特點，施工隊伍的流動性較強，沒有建立起完善的檔案組織管理體系，缺少健全的檔案工作人員組織機構，對檔案人員的職責劃分不明確。

另外，受到施工人員、技術人員在水利工程建設中變更、調動等因素的影響，檔案資料流向網絡建設不完善，出現了人走檔案走等現象和問題，對檔案工作的質量產生了嚴重的負面影響。在監理視角下，水利工程的檔案管理目前存在著水平普遍較低的問題，缺少規范化的管理，在制度化建設、標準化建設方面，還有較長的一段路要走。

特別是近些年，我國的水利工程項目規模和體量逐漸增長，在檔案管理工作的實施中，缺少健全的檔案管理體制，檔案管理的規章制度流于形式表面，監督措施不完善，沒有形成有效的管理模式，出現了制度執行中的不合理現象問題。

在檔案管理中缺少專業型的人才，現有的檔案管理人員知識水平有限，知識結構落后，缺少對先進檔案專業知識的了解和掌握，對答案的法規制度等不熟悉，難以熟練的操作網絡軟件和先進技術，缺少專業型的檔案管理人才，這對水利工程檔案管理工作產生了直接的負面影響，站在監理視角，水利工程的檔案管理工作存在諸多問題亟待改進[2]。

4 監理視角下水利工程檔案管理的優化策略

圖1

4.1 革新檔案管理觀念

水利工程的檔案管理工作在監理視角下有必要進行更進一步的改進，革新傳統的檔案管理觀念，加強檔案管理，將檔案管理的積極作用充分發揮出來；提高檔案資料管理的規范性，建立起健全的、標準化檔案管理制度，依據國家的檔案法、保密法，以及水利部門出臺和實施的科學技術檔案管理暫行規定等相關的法律法規，收集檔案資料，使檔案資料的立檔、管理、使用、安全管理工作能夠更加規范。

嚴格規定檔案資料的管理內容，提高水利工程檔案管理的水平，站在監理視角，水利工程檔案管理工作要以走出去、請進來為原則，邀請行業內的檔案業務專家加入其中，加強指導，規范建檔立冊工作，提高檔案保管的水平。改善檔案管理的條件，建設檔案室，配置完善的硬件設施，例如滅火器、吸塵器、空調設備等，防止出現檔案管理工作的實施中數據被盜等負面問題，將現代化的管理設備完善的配置其中，例如計算機、照相機，提高檔案管理的現代化水平。

有序存放各項檔案資料，并且借助先進的信息技術，建立起信息化的檔案管理平臺，提高檔案管理利用的有效性，規范化、智能化的實現對檔案管理的最終目標，防止出現檔案資料損壞、丟失、泄密等問題，重視檔案管理工作的落實，將檔案管理的積極作用充分發揮出來，站在監理視角提高水利工程的檔案管理水平和最終成效[3]。

4.2 加強制度建設

站在監理視角針對水利工程的檔案管理工作進行完善和優化，要完善制度保障，發揮出制度的規范和支持作用，落實切實可行的制度措施，將檔案管理工作的領導職責落實到位，明確不同人員的職責范圍。

在工程質量行政領導人和參建單位的工程質量領導人中，將檔案的收集工作責任制落實，對項目法人和各職能部門人員的職責加以明確，要求總監和監理工程師等相關的技術人員負起一定的職責，保證落實水利工程項目檔案的收集工作和整理工作目標。

水利工程的文件資料在形成、積累、整理、歸檔、應用等各個環節均需要考慮到水利工程檔案的科研、生產、基建相關規章制度，并且要考核專業技術人員的職能，結合其職責范圍，落實考核工作，完善制度保障[4]。

水利工程項目的施工企業要按照一定的項目建設要求，系統的整理檔案，將檔案交給管理部門進行審查和驗收，當出現不符合要求的文件資料時，則不予歸檔和鑒定驗收，將檔案管理人員的職責履行到位，全方位的了解歸檔文件、材料的具體情況。

各單位需要在相關會議中要求檔案管理人員參與進來，例如科研課題、設計項目等會議活動，由專業的檔案管理人員參與產品項目的評審、鑒定，并且在工程竣工的驗收和設備開箱等環節，保證文件材料收集的完整性、準確性，系統的做好檔案管理工作，落實可行的制度措施。

值得注意的是，檔案整編工作完成之后，要加強對檔案資料的安全管理，防止出現檔案內容丟失等問題，在檔案交接環節，要經過接收單位認真檢查之后，填寫完善的檔案交接單，防止出現檔案交接過程中不必要的風險，監理工程師要針對施工單位提交的歸檔材料進行審核簽字，按照規范的手續將工程檔案內容和整編質量情況的專題審核報告提交給項目法人[5]。

4.3 提高檔案管理人員技能水平

監理視角的水利工程的檔案管理工作實施，要將人力資源作為重點，提高檔案管理人員的專業技能、工作能力、業務素養、職業道德修養，組建起一支專業型的高素質型檔案管理人才隊伍，以人為本，加強對人才的專業化建設，培養專業、規范的檔案管理人才隊伍。

監理檔案管理工作實施中要求檔案管理人員應定期參與培訓，加強對專業理論知識的學習和掌握熟練的操作技能，成為懂技術、會管理的檔案管理人才，精通業務，獲取相應的管理資質，以持證上崗為原則，保證檔案管理崗位人員均具備一定的資質，才能參與到實際的檔案管理工作中來，對各種文件和規定要加強了解和掌握，參與集中業務培訓，不斷地提升自我。

積極學習現代化檔案管理手段，革新檔案管理的觀念，針對人才，要加大投入力度，培養專業型的檔案管理人才，適應信息化時代的發展要求，推進利工程檔案管理工作向著現代化、信息化的方向轉型，引進先進的檔案管理手段，強調現代化的保管條件和載體材料應用。

在裝訂手段、復印方式、分配方式等各個方面，加強現代化建設，利用先進的檔案管理觀念和方式方法，提高檔案管理的智能化、現代化水平，在咨詢業務等各方面加快信息化的建設腳步，強調網絡化、數字化的檔案資料管理目標。

在報送資料、傳遞資料等各個方面，要結合不同的水利工程建設主體需求，有針對性地為其提供檔案服務，例如，水利工程的建設者要實現多區域、多方位的檔案資料使用服務，檔案管理人員應創建便捷的條件，提高檔案服務效率，實現現代化、信息化的檔案管理建設目標[6]。

5 結束語

綜上所述，隨著我國現代化建設進程的逐步推進，水利工程的建設規模建設體量也有所增長，水利工程的檔案管理工作對工程的安全運行起著決定性的作用。和普通的歷史資料不同，檔案資料反映了水利工程建設的各個階段的實際情況，站在監理視角，加強對水利工程的檔案管理工作，能夠更好地為水利工程項目提供服務，發揮出檔案管理的積極作用，提高水利工程的監理水平和建設效益。