淺談檔案管理工作在醫(yī)院等級評審中的作用

王靜冰 隋佳昕

摘要：醫(yī)院檔案是一個醫(yī)院多年歷史傳承的有形財(cái)富，它包括醫(yī)院工作的點(diǎn)點(diǎn)面面，主要包括各種紅頭文件、手寫講話稿、人事檔案、病歷檔案、影像資料等，是醫(yī)院經(jīng)營管理者管理和決策的重要依據(jù)[1]。五年一度的等級醫(yī)院評審是國家衛(wèi)健委近年來為深化醫(yī)療體制改革的一項(xiàng)重要舉措，其中檔案管理是參加評審的重要條件，所以加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理對于等級醫(yī)院評審發(fā)揮著舉足輕重的作用。近年來，我院始終高度重視等級醫(yī)院評審工作，醫(yī)院上下秉承“崇德精醫(yī)、信實(shí)濟(jì)世”的院訓(xùn)，牢固樹立“高定目標(biāo)、勵精圖治、富有激情、敢為人先”的醫(yī)院精神，始終將檔案工作放在重要位置齊抓共管，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)跨越式發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。因此，檔案工作是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，也是等級醫(yī)院評審的必備條件。醫(yī)院檔案管理工作水平的高低，關(guān)乎著醫(yī)院未來發(fā)展是否存在足夠的核心競爭力。本文圍繞某三甲醫(yī)院在等級評審過程中如何發(fā)揮檔案工作的作用談一點(diǎn)體會。

關(guān)鍵詞：檔案管理制度;國家衛(wèi)生部;醫(yī)院分級管理;等級醫(yī)院復(fù)審;醫(yī)療技術(shù);檔案人員;職能活動;

1997年某三甲醫(yī)院被國家衛(wèi)生部、某省衛(wèi)生廳專家評定成為三級甲等專科醫(yī)院。今年評審是某省衛(wèi)健委依據(jù)國家衛(wèi)健委關(guān)于等級醫(yī)院評審的若干規(guī)定對某醫(yī)院進(jìn)行等級醫(yī)院復(fù)審。醫(yī)院在迎接本次等級醫(yī)院評審過程中，不斷加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)，努力提高醫(yī)療救治水平和護(hù)理服務(wù)水平，其中檔案管理工作在醫(yī)院級復(fù)審中發(fā)揮著積極的不可替代的作用。

1確立檔案工作在醫(yī)院管理中的地位和作用

醫(yī)院檔案是全面反映醫(yī)院歷年經(jīng)營和管理工作的內(nèi)容以及各類重要文件資料等等[2]。檔案資料真實(shí)再現(xiàn)了醫(yī)院從開診建設(shè)到成為某地區(qū)知名三甲醫(yī)院的全過程，是醫(yī)院珍貴的院史物證。由于過去歷史遺留下來的重業(yè)務(wù)輕檔案的管理思想根深蒂固，也是限制醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展的根本原因。針對這一情況，醫(yī)院上至領(lǐng)導(dǎo)，下至普通職工，通過網(wǎng)站、微信、院報(bào)等新媒體方式將國家有關(guān)檔案的法律和法規(guī)進(jìn)行了全方位的宣傳教育和普及，加強(qiáng)廣大職工對檔案工作的重視意識，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變陳舊落后的檔案思想意識和觀念，對于本次等級醫(yī)院評審過程中起到了積極地促進(jìn)作用。

1.1領(lǐng)導(dǎo)高度重視是各項(xiàng)工作開展的保障

對于本次等級醫(yī)院評審，領(lǐng)導(dǎo)非常重視，并且把本次檔案管理工作納入年度重點(diǎn)工作之一，專門成立迎評領(lǐng)導(dǎo)小組，由院長和書記親自掛帥擔(dān)任組長，全體環(huán)節(jié)干部任小組成員，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)日常事務(wù)，辦公室設(shè)在黨委宣傳部。為確保本次等級醫(yī)院復(fù)審工作的順利開展，醫(yī)院通過各種方式大力宣傳，并在短時間內(nèi)多次召開專題黨委會和迎評動員大會，確定迎評方案，細(xì)化分工，調(diào)動全員職工的積極性和主動性，為迎評工作營造良好的氛圍。

1.2檔案管理人員充分認(rèn)識崗位工作的重要性

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理工作，進(jìn)一步提升檔案管理工作人員自身素質(zhì)是促進(jìn)檔案工作的必要條件。醫(yī)院檔案工作人員在新時期檔案管理工作中，不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還要摸索現(xiàn)代化科學(xué)管理檔案的規(guī)律和特點(diǎn)。[3]

隨著計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)在工作和生活中的普及，檔案電子信息化已全面代替過去傳統(tǒng)檔案保存管理方式，新時期的檔案管理工作對檔案管理工作人員提出了更高的要求。因此，檔案管理人員在業(yè)務(wù)知識、計(jì)算機(jī)操作等方面要全面提升綜合素質(zhì)。醫(yī)院定期組織檔案管理人員參加相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)，進(jìn)一步提高工作效率，充分發(fā)揮檔案管理工作在等級醫(yī)院復(fù)審中的積極作用。

1.3提高醫(yī)院職工的檔案意識和法制觀念。

由于過去幾年舊的 “重業(yè)務(wù)輕檔案”觀念根深蒂固，所以轉(zhuǎn)變這一傳統(tǒng)觀念顯得尤為重要。醫(yī)院定期由質(zhì)控科組織全員職工共同學(xué)習(xí)《等級醫(yī)院評審實(shí)施細(xì)則》中關(guān)于檔案管理的具體要求，并將管理制度細(xì)化，分發(fā)的每個科室，讓每名職工知曉并理解檔案管理工作的重要性。此外，為充分發(fā)揮職工的積極性和創(chuàng)造性，院領(lǐng)導(dǎo)分別到所分管的部門進(jìn)行實(shí)地調(diào)研，征求普通職工的意見和建議，大家群策群力，大大提高了檔案管理工作在等級醫(yī)院復(fù)審中的工作效率。

2做好檔案工作是等級醫(yī)院復(fù)審成功與否的重要依據(jù)

等級醫(yī)院復(fù)審對于一家三甲醫(yī)院至關(guān)重要，因此，全體職工以等級醫(yī)院復(fù)審標(biāo)準(zhǔn)來嚴(yán)格要求自己。在保證正常醫(yī)療秩序的前提下，醫(yī)務(wù)科、護(hù)理部嚴(yán)格要求臨床醫(yī)生和護(hù)士規(guī)范病例檔案書寫，做到一次性書寫完成不返工。另外，醫(yī)院持續(xù)加大對檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入和人員配備，從根本上解決了檔案工作的滯后性。院領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作給予了更高的要求，即加強(qiáng)理論創(chuàng)新和工作創(chuàng)新，進(jìn)一步解放思想，積極配合專家努力才完成等級醫(yī)院復(fù)審工作。

2.1理清思路、突出重點(diǎn)

為了確保本次等級醫(yī)院復(fù)審工作的有序順利開展，醫(yī)院專門成立院領(lǐng)導(dǎo)以及各職能科室負(fù)責(zé)人組織成的迎評小組，小組由臨床、醫(yī)技、行政后勤、資料準(zhǔn)備等四個小組組成，其中各種迎評材料的收集、匯總、編審、保存由檔案管理工作人員負(fù)責(zé)參與。按照國家衛(wèi)健委關(guān)于等級醫(yī)院復(fù)審的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，迎評材料是否齊全、規(guī)范、真實(shí)有效決定著本次迎評工作能否通過的關(guān)鍵因素。我們認(rèn)為，檔案工作管理水平是直接決定當(dāng)前三甲醫(yī)院的綜合管理水平是否符合現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的一項(xiàng)重要指標(biāo)，只有進(jìn)一步提高檔案管理水平，提高認(rèn)識，充分發(fā)揮檔案工作在等級醫(yī)院復(fù)審中的積極作用，才能確保本次迎評工作的順利完成。

2.2優(yōu)化檔案資料的收集工作

根據(jù)國家衛(wèi)健委《關(guān)于等級醫(yī)院復(fù)審標(biāo)準(zhǔn)》的各項(xiàng)條款和要求，材料收集小組進(jìn)一步細(xì)化工作方案，將所有復(fù)審材料分門別類，裝訂成冊，以便專家隨時檢查。為此，材料小組進(jìn)行了大量的檔案資料收集工作：一是運(yùn)用計(jì)算機(jī)辦公軟件將近5年來醫(yī)院黨委會、院務(wù)會、院周會、臨床例會、紀(jì)委例會的會議記錄以及財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)表、臨床病歷、人才結(jié)構(gòu)、醫(yī)德考評等材料進(jìn)行錄入，確認(rèn)無誤后由檔案工作人員進(jìn)行裝訂成冊。二是利用互聯(lián)網(wǎng)及現(xiàn)代信息通信技術(shù)對檔案材料實(shí)施動態(tài)管理，隨時更新檔案的時效性，使檔案材料更好的為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展助力。通過檔案工作人員對迎評資料的整合收集，進(jìn)一步理清了本次等級醫(yī)院復(fù)審工作的檢查思路，進(jìn)一步提升了整體工作效率，為迎評工作的順利進(jìn)行奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.3科學(xué)安排檔案資料的整理

資料收集工作是將匯集的資料按評審要求進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的整理，是確保等級醫(yī)院復(fù)審是否順利通過的關(guān)鍵所在。[4]

操作方式為一是從各種各樣的材料中既要準(zhǔn)確又要迅速的劃分類別。二是為了提高資料審查效率，領(lǐng)導(dǎo)小組對材料紙張、文件盒及文件盒臺簽都做了具體的規(guī)范要求。三是我們把各種迎評材料分門別類，裝訂成冊，外觀簡潔大方，大大提高了評審工作效率，得到了各位評審專家的充分肯定。

3以創(chuàng)建為契機(jī)促進(jìn)檔案工作

對于某三甲醫(yī)院來說，能夠獲評“三甲”這樣的榮譽(yù)實(shí)屬不易。自建院以來，醫(yī)院秉承“一切以患者為中心”的服務(wù)理念，不斷加強(qiáng)內(nèi)涵建設(shè)以及創(chuàng)新工作方法、提升醫(yī)療救治水平，吸引了內(nèi)蒙古地區(qū)、華北地區(qū)乃至蒙古國的患者慕名前來就診，醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)連年增長，受到人民群眾的一致好評。

本次迎評工作，同時為醫(yī)院搭建了良好的學(xué)習(xí)平臺，我們要認(rèn)真總結(jié)專家們提出來的寶貴意見和建議，不斷加以完善和改進(jìn)，為醫(yī)院實(shí)現(xiàn)高效、快速發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

本次等級醫(yī)院復(fù)審既是一次提升檔案工作管理水平的機(jī)會，也是一次對醫(yī)院檔案工作全面摸排的重要檢查，對進(jìn)一步提升醫(yī)院綜合管理水平有著積極地指導(dǎo)作用。我們要充分認(rèn)識本次迎評檢查的重要性，以適應(yīng)新一輪醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的需要。作為檔案管理工作人員要以等級醫(yī)院復(fù)審工作為契機(jī)，努力提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)及數(shù)字化檔案管理，提升醫(yī)院檔案質(zhì)量，使醫(yī)院檔案管理工作更好地為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]謝玉清，醫(yī)院檔案管理問題及應(yīng)對辦法[J].《現(xiàn)代醫(yī)院》，2012.7

[2]陶琴妹，簡析檔案工作與醫(yī)院等級評審之關(guān)系[J].《蘭臺世界》，2012.S3

[3]陳囡囡，談醫(yī)院檔案管理與醫(yī)院內(nèi)涵建設(shè)的互動發(fā)展[J].《中國當(dāng)代醫(yī)藥》， 2010.02

[4]李啟旭，韓玉亭. 以醫(yī)院等級評審為契機(jī) 推動醫(yī)院檔案管理上水平[J].《辦公室業(yè)務(wù)》 2013.11