建設工程檔案管理的重要性及其規范化

閻曼

摘要：隨著當今社會現代化水平的發展，我們追隨著世界全球化、經濟、科技以及文化的多元化發展步伐，也步入了信息化的時代。計算機水平的逐漸提升，互聯網也在各行各業得到了普及和應用。而當下企業對于內部的檔案管理已成為重要內容，并給予了越來越多的關注度。各類數據以及文件都需要檔案館加以管理，為了順應時代趨勢，信息檔案館也向著數字化發展。本文就針對當前建設工程行業中檔案管理工作的建設現狀進行研究，并分析其對企業發展進程的重要意義。

關鍵詞：檔案管理;建設工程;規范化;意義

對于建設工程而言，做好檔案管理工作具有無可替代的作用。近些年來，我國科技在全世界前列已占有一席之地，人們的生活水平不斷提高，信息化的時代也在此促動下蓬勃發展起來。越來越多的建設企業開始利用科技力量來進行檔案管理工作的整改和優化，因為其是企業生存和發展的重要戰略資源，為企業各個部門以及各個環節都有著重要的價值，不僅對社會還對經濟起到有效推動作用。

一、建設工程檔案管理在建設工程中的重要性

建設檔案管理不是對一個環節的工作，而是貫穿于工程始終的管理工作。由于建設工程整個是籌備、施工等過程都會產生大量的數據信息或者文件資料等，需要借助一個管理平臺來規范，以便更好地促進工程的開展。所謂數據，就是指企業在生產經營過程中所產生的、涉及的、應用的所有信息，不僅包括文字、數字還包括圖像、視頻等各類信息的總和。我們知道對于數據資料在企業中的應用可謂涉及到了方方面面。比如說施工準備階段的資料，招標文件、預算等文件資料;設計環節所需的圖紙比例數據，繪制的圖文數據;施工環節所需的檢測材料、施工中的各種工作記錄等，這些數據資料都需要進行統一的管理，不能出現任何疏漏，因為這些數據資料在后續的各個環節都可能發揮重要作用。

從建設項目檔案本身角度，我們知道，建設項目檔案是整個工程的見證，真實記錄了工程建設的原始完整信息，極具存儲價值。從申請環節到項目驗收環節的相關文件的完整性、準確性都能對日后的工程竣工驗收、檢查、日常維護或改建等方面提供可靠有力的依據和憑證。從項目管理角度，落實好建設項目檔案管理工作是提升項目管理水平的必要性手段，影響著工程的施工質量及整體利益。建設項目檔案管理的工作，不僅僅是對項目建設進程中所有檔案資料的收集、整理、歸檔，更是通過從文件管理的規范化和系統化透視工程質量綜合評估，更是追溯社會責任的有效證據。

二、目前建設工程檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理建設中的不足以及檔案管理工作人員的專業水平不足

重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程。但目前仍存在檔案管理建設的諸多不足，比如，在檔案管理過程中，對資料管理維護力度弱，以及仍存在較為凸顯的技術人員以及管理人員專業程度不夠的現象，都嚴重影響著工程檔案管理工作的落實效果。由于我國企業間整體上對信息化技術的應用并未完全普及，使得在管理技術以及工具使用上存在一定程度上的落后情況，對于資料管理不到位，了解過于片面，導致大量工程資料丟失，影響工作進程。大量信息需要被更新、整理，而相關技術人員精力不足，自身的實踐經驗也不豐富，在技術創新方面停滯不前等，都影響著檔案管理工作的開展。

2.2 檔案管理在管理模式上的落后

目前來看，大多數企業中檔案管理部門對于其檔案管理系統中的檔案工作的重視程度不夠，管理層對檔案管理工作力度也相對薄弱，一直保持“棄之可惜，有又多余”的態度。在實際執行時還在堅持較為傳統的模式。對于一些信息的傳達工作還停留在現場閱覽、使用打印復印等手段上，降低了用戶的滿意度。服務體制上的滯后性在信息管理、反饋等多方面所體現的滯后性，主要由于信息更新過慢，影響工作進程。同時，這些方式對工作環境的要求較高，所以經常受到各種因素的限制，這對信息管理而言，是最值得關注的問題之一。落后的管理策略，注定不能被市場所接納，長期如此也必將使檔案管理工作走向死胡同，影響企業的穩定發展。

三、加強建設工程檔案管理的對策

3.1 構建健全的檔案管理體系

根據上述可以看出工程資料在建筑工程中的重要地位，所以檔案管理部門必須要提起重視，對檔案管理進行相關的制度規范完善，提高管理部門的專業水平，必要時進行相關的培訓計劃。對于資料的管理也要分類處理，不能全盤皆出最后信息過多找不到有效資料，影響工程進度。對于工程資料可以進行分類存檔，并根據不斷增長的數據信息進行及時的系統更新和完善，不同部門之間做好信息的交接工作，確保信息的準確性、實時性以及原始性，這樣可以更好地健全資料管理體系，提高施工效率，也能為工程的開展提供基礎。

3.2 強化建設工程檔案信息化管理，提高創新意識

由于建設工程施工項目設計的環節較多，工程相對復雜，作業量很大，所以產生的資料文件居多。因此，對它們進行更加優質的管理已成為必要。施工單位通過對檔案管理工作進行信息化轉型，進行科學的控制并做好協調工作，以此提高對工程質量的控制。在此基礎上，利用信息化的技術手段對工程資料進行更為全面的管理，保證資料的真實性、完整性，為后續質量監督管理提供參考依據。除此之外，管理部門要提高工作人員的創新意識，以及高新技術的投資力度，加強對于內部以及外部信息的整合再利用，提升自身的高新技術水平，從而提高整個施工過程的效率，使施工過程更加科學、可靠，不僅能在很大程度上提高效率，還可以提高工程整體的質量。

四、結束語

綜上所述，可以看出為滿足現代化技術的發展和應用，檔案管理的建設發展也成為建設工程過程中不可或缺的一部分。因此，相關的檔案管理部門應該針對自身在檔案管理上的不足及時改善，要結合數字化、信息化的特點，找到適合自身發展的管理方式，建設出一個科學合理的檔案管理平臺，對數據進行有效的監督、治理工作，積極推進企業的可持續發展。

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