談檔案數字化建設的價值與問題

（北京空間科技信息研究所，北京 100086）

一、檔案數字化建設價值

第一，使信息庫的管理更加便捷。檔案信息數字化系統建設，對于檔案行業信息化建設管理而言，是非常重要的一個內容，其中主要有兩點基礎工作，一方面用于構建不同行業類型檔案的信息數據庫，其中主要包括一些比較重要的檔案記錄信息、圖片、音頻等，另一方面，針對一些文件以及檔案對檔案文件進行實時歸檔保存管理。如此一來，需要專門進行檔案資料信息管理查詢時，查詢者可以快速在數據庫內查詢并獲得檔案資料，極大地提高了信息檔案工作的便捷性。

第二，對相關檔案資料及其原件本身進行加密保護。以往此類檔案都主要是以一種紙質文件的方式進行保存，這種紙質文件保存極為不便，如果檔案保存不當，便可能會導致損壞。進行檔案加密數字化網絡建設，可以將整個檔案中的原件以各種信息的多種形式上載或傳到國際網絡中，對整個檔案中的原件信息進行加密保護。此外，檔案壓縮還可以對它進行一個副本級的異地壓縮儲存，將原本以為的縮微檔案膠片的某種形式保存起來，即便微縮檔案的所有源代碼文件被嚴重損壞，這種方式微縮后的膠片也不會因此受到任何毀滅性的嚴重損壞[1]。

二、檔案數字化建設中面臨的問題

1.數字化建設的標準有待統一

檔案數字化平臺建設主要目標之一是為廣大檔案用戶及時提供檔案服務，使其能夠方便快捷地獲取到各類檔案的相關信息。然而目前通過對實際應用情況的了解，發現企業檔案的數字化建設依然存在質量標準、管理方面的諸多問題。由于組織建設檔案業務范圍有限，與相關社會管理機構沒有及時取得聯系，相關部門對于檔案數字化組織建設的認知不同，所以組織建設檔案標準也就往往存在較大差異，導致組織檔案信息資源共享建設面臨諸多問題，對社會檔案信息安全建設帶來不利影響。

2.檔案數字化建設進度緩慢

以往管理檔案都主要是以使用紙質材料存檔為主，一方面檔案工作效率不高，另一方面檔案工作量繁重。在現代信息網絡技術日益普及，檔案工作提出了諸多的新要求，從以前的傳統紙質檔案方式過渡到現代信息化檔案，將目前檔案中普遍存在的一些問題及時給予有效解決。因為企業檔案數字化系統進入建設期間，對于這一管理工作的認知不統一，在進行檔案數字化建設的整個過程中，最終達到效果也就會有所不同。很多檔案行業為了確保能夠最大程度地節省資金，還是在大量沿用傳統紙質檔案模式，導致數字化檔案建設工作進度緩慢，這對于檔案行業的健康可持續發展也十分不利。

三、解決檔案數字化建設問題的幾點建議

1.搭建檔案信息管理服務平臺

在信息技術優勢的充分引導下，檔案服務部門仍然需要積極探索應用現代網絡檔案信息服務技術，構建針對企業檔案信息服務管理的檔案服務信息中心，在這一信息平臺中設置業務交流溝通的版塊，可以和其他社會組織中的各類檔案服務機構進行相互聯系，形成對參與檔案數字化項目建設的統一知識認知，以此方式來幫助制定統一的檔案數字化檔案信息建設管理標準，為推進檔案信息安全管理工作開展提供重要參考。除此之外，在搭建檔案服務信息中心的建設過程中，需要充分賦予其豐富、多樣的服務功能，結合檔案數字化服務建設實際應用情況，設置出了檔案信息檢索、反饋信息交流、檔案信息分類等多個主要功能模塊，以此能夠實現當前企業檔案查詢工作的安全可靠和持續發展，保證檔案用戶隨時能夠通過這一服務平臺及時獲得到所需要的檔案信息查詢資源，使用戶在短短的時間內使用戶可以及時獲得大量的檔案訊息信息。

2.優化現有數字化檔案建設機制

為了有效推動企業數字化檔案建設的順利進行，需要以具有功能齊全的管理檔案系統軟件作為主要支持，具體到在構建檔案軟件系統的整個過程中，期間需要包括諸多工作，具體內容包括檔案系統軟件架構設計、檔案系統資源綜合整理、檔案系統資源備份掃描、數字化檔案資源備份等，要想能夠保質保量地順利完成這些工作，需要充分使用一套兼容性較好的檔案系統管理軟件，從而有效推動我國數字化檔案建設工作的有效順利進行。

3.培養檔案數字化業務管理相關專業人才

進入到檔案信息化管理時代之后，檔案信息的發布數量也隨之不斷增加，有關檔案部門必須首先要深刻認清這一發展形勢，將其與紙質型檔案模式結合進行優化創新，應用現代信息化管理技術，進行各種檔案信息數字化管理建設，通過使用現代化管理設備可以實現各種檔案信息的高效率化管理。因此，開展針對檔案數字化的管理工作，需要及時組織檔案相關管理人員進行聯合培訓，一方面檔案工作者要時時刻刻加強對這一管理工作的重視，另一方面是要在培訓過程中熟練掌握計算機管理技術的運用，不斷提高檔案人員的專業知識和管理能力，通過檔案數字化管理為企業檔案發展作出更大的貢獻[3]。

結語

構建數字化檔案管理系統能夠提高檔案管理的效率，對于提高我國的信息化建設有一定的促進作用。相關的部門要加速數字化系統的建設，促進相關行業的發展。