地勘單位機構改革人事檔案管理的對策與思考

（有色地質勘查局245 隊，湖南 湘西 416000）

當前，地勘單位機構改革正在緊鑼密鼓地進行之中。根據2018年11月新頒布的《干部人事檔案工作條例》相關規定：“因行政區劃調整、機構改革等原因單位撤銷合并、職能劃轉、職責調整、國有企業破產、重組等，組織人事部門應當制定干部人事檔案移交工作方案，編制移交清單，按照有關要求及時移交檔案。”鑒于地勘單位現階段正處于機構改革的現實背景下，地勘系統各單位在撤銷、合并、中止前形成的檔案，應按規定交由上級機關或上級單位保管，地勘單位檔案管理的內涵和外延也將發生深刻變化和轉變。作為地勘單位人事檔案管理者要順應新時代檔案工作發展的趨勢和要求，切實加強人事檔案管理。現結合富有時代氣息和前沿水平的人事檔案管理知識體系，對地勘單位機構改革背景下人事檔案管理問題提出如下對策與思考。

一、加強頂層設計，突出規劃引領

人事檔案工作包括實體管理、人才信息資源管理、人事其他業務、規章制度建設、教育培訓等內容。人事檔案是組織人事人力資源管理工作的重要組成部分，管人和管檔是有機統一體。人事檔案工作是國家檔案工作的組成部分，是一項服務性、政治性、管理性、專業性的工作。人事檔案工作是為建設社會主義服務的，因此，人事檔案管理者不僅要有超前謀劃意識，更要善于想事干事。只有加強頂層設計，突出規劃引領，才能提高人事檔案管理水平和工作效率。

人事檔案是以人為單位來進行整理歸檔，是以人為特征組合成的案卷，由本人填寫履歷表、自傳、任免表等及組織人事部門審核歸檔后形成，從中學開始建檔，上大學、參加工作、退休審批到悼詞為止，具有現實性和真實性的原始記錄，反映人員的歷程，整個歷程中需經常補充經過嚴格程序和組織審查與認可，符合規定和要求的新材料。人事檔案有的內容變動性強，如工資、工作經歷、學歷、職稱、職務、專業特長、個人及家庭情況等會隨著時間流逝不斷變化。有些則固定不變，如出生日期、參加工作時間、入黨時間、民族、性別、出生地、身份證號碼等。只要人在社會進行活動檔案內容就會遞增，因此，在人事檔案收集整理過程中要善于動腦筋思考發散思維，跳出局部整理的束縛，站在全局高度去研究、分析、思考解決方案，設定目標、規劃方案、明確任務，提出系統化整理工作的策略、思路、方法和步驟。有計劃地將紙質材料轉為電子文件，利用特殊載體，建立一個適合地勘單位人事檔案管理的信息系統，將人事檔案信息項如姓名、出生年月、參加工作日期、性別、身份證號碼、學歷、專業、畢業時間、職稱、職務、家庭情況、照片、住址、工作經歷、學習培訓、興趣愛好、特長等錄入系統便于查詢和利用。若能建立一個能夠覆蓋整個地勘系統人事檔案全過程管理的信息系統，從功能模型、數據結構、組織變革、標準規范和運行模式等進行統籌規劃，實現與其他管理信息系統的集成與數據共享，支持人事檔案的審核、建檔、歸檔、管檔、查檔、用檔、轉檔等全過程工作的自動化和網絡化應用，將極大提升工作效率。

二、加強宣傳教育，提高檔案意識

人事檔案是組織、人事、勞動工作記憶的工具，人事檔案的規范原則對職工工作情況起到檢查、監督、引領作用。地勘單位職工長年在野外工作，檔案意識淡薄，對人事檔案管理認識不足，常有嫌麻煩、不理解、偷懶思想，如有的職工在學歷學位、工作經歷、表彰獎勵、家庭情況、健康狀況、資格考試、職稱評審等方面出現新情況新變化時，不知道要向人事檔案管理部門報送，致使人事檔案管理部門不能及時準確掌握這些新信息，從而影響人事檔案內容的準確性，進而影響人事安排和事業發展。所以說人事檔案工作者積極做好人事檔案宣傳教育工作，提高職工檔案意識尤為重要。對已經離職者做好“檔隨人走”的宣傳教育工作，分析“人檔分離”“無頭檔案”的利弊，督促其及時辦理檔案轉出對接手續。實現在保護當事人利益同時也規避潛在風險。另外，人事檔案管理者要告訴職工，自己會嚴格按照工作職責做好檔案保密工作，會維護好職工個人隱私，讓他們有信賴感、安全感、放心樂意、如實地匯交材料。在日常檔案材料收集過程中加強人事檔案宣傳教育，以宣傳教育為抓手提高職工主動維護人事檔案的意識。例如：要求職工把受獎勵情況記錄在檔案上，受處罰情況也要記錄在檔案上，使其自覺接受激勵約束，具有榮辱感，充分利用人事檔案增強職工歸屬感、向心力和凝聚力，強化人事檔案在人事部門與員工之間的橋梁紐帶、管人用人作用，

三、加強技能訓練，完成整檔任務

人事檔案日常管理工作包括檔案建立、接收、保管、轉遞、信息化、統計和保密，檔案材料的收集、鑒別、整理、歸檔等。日常整理工作包括鑒別、分類、排序、編目、技術加工、裝訂六個步驟。人事檔案整理歸檔是人事檔案管理者一項基本功。先建立人事檔案盒，將人員編號、姓名、籍貫寫好，后將接收或收集來的檔案材料放入盒內，再按照日常整理六個步驟進行整理。檔案收集時應遵循“來源可靠、程序規范、要素合規”原則，成套材料必須頭尾完整，缺少的檔案材料應登記并及時收集補充。鑒別就是甄別材料真偽，判定有無保存價值，確定是否歸檔，內容是否真實準確、形式是否完整齊全、手續是否辦理完畢，是否屬于人事檔案、是否屬于此人材料，對不符合要求的材料應轉出、退回、留存、銷毀處理，對已歸檔和整理過的人事檔案進行審核，逐頁逐項核對材料內容和信息，確保檔案內容真實可靠、信息準確無誤、材料完整齊全。對于符合要求的材料根據其性質和內容進行分類，逐份編寫材料目錄，經技術加工，最后裝盒歸檔。

新時代要求人事檔案按照國家相關技術標準，利用掃描等技術手段將人事紙質檔案轉化形成數字圖像和數字文本，便于搜索查找利用。在人事檔案數字化過程中，應嚴格規范檔案目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數據存儲、數據驗收、數據交換、數據備份、安全管理等環節，保證數字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，確保與紙質檔案一致。信息化時代要求人事檔案管理者具備建立人事檔案信息庫技能，通過重要數據錄入，發揮人事檔案作用，體現人事檔案價值，找準人事檔案定位，加強人事檔案工作內涵和作用的理解，加強人事檔案信息資源建設、標準規范建設、應用系統建設。

四、加強基礎工作，抓住關鍵內容

按照《干部人事檔案工作條例》規定，干部人事檔案材料應根據其內容特征分為十大類：第一，履歷類材料；第二，自傳和思想類材料；第三，考核鑒定類材料；第四，學歷學位、專業技術職務（職稱）、學術評鑒和教育培訓類材料；第五，政審、審計和審核類材料；第六，黨、團類材料；第七，表彰獎勵類材料；第八，違規違紀違法處理處分類材料；第九，工資、任免、出國和會議代表類材料；第十，其他可供組織參考的材料。

人事檔案整理歸檔根據上述基本分類，應抓住以下關鍵點。第一，履歷表、簡歷表上應真實、準確、規范、完整，須有照片、本人簽名、填表時間和組織印章。第二，自傳和思想類材料主要有自傳、參加黨的重大教育活動情況和重要黨性分析、重要思想匯報等材料。第三，年度考核表、掛職鍛煉鑒定表、專項考核表等形成的材料，須經組織人事部門蓋章、本人意見欄簽字。第四，學歷學位材料關鍵看大專以上所取得的學歷學位材料是否成套完整；職業（任職）資格和評（聘）專業技術職務（職稱）相關材料對所有不同等級的專業技術材料都要收集齊全。特別是兩院院士的審批材料，包括登記表和通知。教育培訓材料應有為期兩個月以上的政策理論、業務知識、文化素養培訓和技能訓練情況等材料。第五，政審材料包括上級批復、審查結論、本人對結論的意見及檢查交代材料、調查報告、主要證明材料等，如有任期經濟責任審計結果的可從文書檔案中復制補充。第六，黨團材料中有《中國共產黨入黨志愿書》、入黨申請書、轉正申請書等材料首尾要系統全面，開除的須在入黨志愿書封面上注明何時由何機關開除出黨。第七，獎勵材料主要有表彰和嘉獎、記功、授予榮譽稱號的審批表。第八，違法違紀材料主要有給予處分的結論、調查報告、處分決定材料，其他如刑事、行政拘留、勞教等審批材料。第九，工資待遇材料包含工資待遇審批表、參加社會保險材料；任免材料包括錄用、聘用、招用、入伍、考察、任免表、調配、軍隊轉業（復員）安置、退（離）休、辭職、辭退、公務員（參照公務員法管理人員）登記、遴選、選調、調任、職級晉升、職務、職級套改、等級晉升等材料；出國（境）審批材料；會議代表類材料包含當選各類代表、群團組織代表等會議代表（委員）等材料。第十，其他材料主要有報到證、派遣證、工作調動介紹信、國（境）外永久居留資格、長期居留許可證復印件和體檢表等材料。

檔案排序的關鍵點：通常以時間先后排序，但有幾類除外，如：第五類政審材料是按材料內容的主次關系排序：上級批復--結論--本人對結論的意見--調查報告證明材料本人交代的材料。第六類黨團材料也按材料內容主次關系排序，入黨、入團志愿書排在入黨、入團的其他材料之前。即：入黨志愿書--入黨申請書--入黨轉正申請書--黨員登記表--入團志愿書--入團申請書。第八類違法違紀材料排序也是按材料內容的主次關系排序：上級批復--結論或處分決定。

五、加強登記統計，做好移交準備

檔案的登記工作與統計工作關系極為密切，登記工作是統計工作的基礎，統計工作是登記工作的進一步發展。檔案登記與統計工作是為各級黨政領導決策提供優質服務的重要手段，同時也體現檔案工作部門的管理能力和服務水平。檔案登記與統計工作應保證檔案和檔案工作原始數據的真實性，統計源頭資料的完整性，統計資料的連續性。保證統計數字的準確性是統計工作的生命，是對統計工作的基本要求。統計數字不準確，就會使檔案和檔案工作在分析判斷情況、研究政策、安排計劃、指導工作時失去可靠的依據，進而造成工作失誤。人事檔案統計應該按照科學的方法進行，必須遵循《中華人民共和國統計法》的要求。統計報表的制訂應有統一的格式、口徑和標準，各類統計的范圍、內容、項目和要求也應該做到規范科學。只有講究科學性，才能有利于統計資料的整理和分析，才能有助于提高人事檔案的管理服務水平。

地勘單位人事檔案是隨人走的，人到哪檔案就跟到哪，是組織、人事、勞動工作不可缺少的依據，為地勘查單位開發人才、使用人才，進行人才預測、制定人才計劃提供準確信息，是澄清問題的可靠憑證，為研究地質事業，編寫地質人物傳記、大事記等提供寶貴史料。地勘單位人事檔案內容多、史料價值高、有行業特色，是宣傳地質工作的生動素材，通過不斷深化、完善、挖掘、開發人事檔案，才能發揮其應有作用。地質人野外走一遭也會留下光輝的足跡，每個人譜寫著濃墨重彩的一筆，收集記錄地勘職工歷程是地勘單位人事檔案管理者的神圣職責。目前地勘單位人事檔案是由人事部門保管，新時代管理理念有待改進，管理技能有待提升，檔案管理專業人才不足，檔案信息化開發利用不夠，人事檔案系統化管理缺乏最佳軟件，種種原因制約人事檔案管理工作。在地勘單位機構改革如火如荼的進程中，人事檔案工作者只有把日常工作做細做實做優，確保人事檔案不遺失遺漏，待地勘單位機構改革合并方案到位，改革政策落到實地后，才能順應地勘單位發展歷史潮流，順利完成人事檔案整體移交進館工作。