檔案管理中計算機技術的應用

（阜新市傳媒中心（集團），遼寧 阜新 123000）

在“大智移云”時代，檔案由原本的紙質資料轉變為存儲數據，傳統實體檔案室也轉化為檔案數據庫，在大數據等前沿顛覆性技術的支撐下，檔案的價值凸顯，并成為企業各項管理與經濟活動的決策依據。但部分企業仍沿用傳統的檔案管理理念與模式，過于注重資料的歸檔與對檔案載體的保管，忽視檔案內在的數據與信息價值，導致檔案利用率低、管理工作逐漸邊緣化與附屬化。在此背景下，檔案管理亟須通過理念、技術、模式的創新充分挖掘檔案信息的價值，借助計算機技術促進檔案信息的互聯互通，并運用互聯網與大數據思維提升檔案信息的流通率與使用率，以彰顯新時代下檔案管理的重要性。下文將結合實際工作經驗闡釋檔案管理中計算機技術的應用路徑，旨在為檔案管理的創新與升級提供思路及方法。

一、樹立以知識經驗為核心的檔案管理理念

在高度信息化時代，檔案管理的重心由保存及管理資料載體，轉變為非實物意義下的知識與經驗。因此，檔案管理人員需要樹立以知識經驗為核心的檔案管理理念，在保證檔案安全性、完整性與真實性的基礎上應用計算機技術深入挖掘檔案的價值[1]。

當前我國大部分企業均構建了自動化辦公系統，用以下達指示、促進各部門間的交流協作。檔案管理人員可以利用自動化辦公系統實施掌握各部門對檔案資料的瀏覽、參考情況，在此基礎上運用數據分析、統計分析方法了解各部門對檔案資料的需求特征。例如一些部門下載及瀏覽企業規章制度類檔案的頻率較高，檔案管理人員可以整合與企業規章制度相關的檔案，為各部門人員提供便利，以彰顯檔案管理的服務性，提升各部門對檔案管理的信任程度，不僅可以有效提升檔案管理在企業管理中的地位，還可以促進檔案管理與各部門的交流。

二、建立以流通利用為基礎的檔案管理模式

檔案管理是企業信息服務的一種方式，不僅服務與企業內部各部門的日常工作、業務拓展、人員培訓及獎懲激勵機制制定，而且服務于外部投資者及外部監管部門。因此檔案管理的價值便在于促進檔案信息在企業內外部的流通，提升檔案的利用率[2]。為此，檔案管理人員需要建立以流通利用為基礎的檔案管理模式。首先，參與檔案生成的全過程，積極與各部門溝通了解其工作會議、人員晉升、業務開展等各項工作的時間；其次，指導各部門人員按照規范及標準編制檔案資料，請各部門相關責任人簽字確認，以便進行責任追溯；再次，對檔案文件進行歸檔前需要利用計算機數據挖掘、關聯性分析技術對資料進行重新分類，例如工作會議涉及對企業規章制度的整改，則需要將此類資料與原有的規章制度類檔案進行關聯，識別整改的內容、方向以及整改后規章制度的具體落實措施。最后，將整理好的檔案錄入檔案管理系統，各部門人員登錄系統后便可以了解此次會議的重點，并結合檔案體現的規章制度落實措施調整自身工作計劃與方法。

三、創建基于PDCA循環圈的檔案管理方法

首先，識別影響檔案管理質量的關鍵性因素（Plan）。利用產業集中程度模型構建內外接因素與檔案管理質效的隱性關聯。產業集中程度數據模型的數據反饋流程為：根據檔案管理原始資料識別影響檔案管理質量的因素—計算并分析因素與質量的集中程度—選擇集中程度最高的因素作為影響檔案管理質量的關鍵性因素。該模型的優勢在于無須提前知曉各類因素與檔案管理質效之間的關系，通過自學習及自適應功能構建因素與質量的隱性關聯，且算法可靠性高，構建的檔案管理質量模型具有極強的使用價值。

其次，解決集中程度較高的檔案管理質量問題（Do）。基于上述檔案管理質量模型選取影響檔案管理質量的十大關鍵性因素，制定檔案管理質量問題解決方案。如針對檔案管理信息化程度不足問題，需要借助數據分析技術掌握使用頻次高的檔案，并將其轉化為電子檔案，可降低檔案管理信息化成本。

再次，評估檔案管理質量問題解決成效（Check）。根據各部門的反饋、檔案使用率是否提升等評估問題的整改成效。

最后，解決評估后依然存在的檔案管理問題（Action）。按照Plan步驟重新評估影響檔案管理質量的關鍵性因素，如果前述選取的十大因素已經得到解決，則重新選取十大因素作為本階段檔案管理的重點。

四、構建以信息素養為重點的檔案管理隊伍

信息素養是信息甄選、信息觀念、信息價值挖掘等能力的統稱。在信息經濟時代，檔案管理人員需要具備高度的信息素養，主動挖掘檔案價值以為企業管理決策提供支持。基于此，建議企業加大對檔案管理人員以及各部門人員的培訓。首先，培養檔案管理人員的互聯網及數據思維，具體包括“用戶思維”及“地圖思維”。其中“用戶思維”是指以檔案使用者為核心提供信息服務，要求檔案管理人員樹立服務意識，通過完整、全面呈現檔案信息為各部門工作提供指導。“地圖思維”是指將分散的檔案信息按照地圖方式進行整合與分類，各部門人員可以根據檔案目錄索引、關鍵詞查詢等方式準確找到自己所需的檔案，繼而為各部門的檔案使用提供便利；其次，提升檔案管理人員的計算機技術應用能力，如數據挖掘、網絡爬蟲、數據關聯等技術，使其能夠盡快適應檔案管理信息化要求；最后，加強對各部門人員的宣傳與引導，使其認識到檔案的重要性，繼而主動配合檔案管理人員完成檔案資料采集與歸檔工作。

結語

在知識及信息經濟時代，檔案的重要性與價值凸顯。檔案管理人員要重視計算機技術的應用，提升檔案的質量、拓寬檔案的使用范圍，并且以高度的責任感、扎實的專業技術為各部門的檔案使用提供便利。與此同時，要積極運用計算機技術構建以知識經驗為核心的檔案管理模式、以流通利用為重點的檔案管理方法，提升檔案管理質效。此外，企業需要加強對檔案管理及各部門人員的培訓，加快推進檔案管理信息化進程，并制定完善的檔案管理制度為檔案管理工作的有序、有效開展提供指導。