淺談醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題與對(duì)策

（青島市第六人民醫(yī)院，山東 青島 266033）

前言

我國(guó)醫(yī)學(xué)的發(fā)展，離不開(kāi)各種醫(yī)學(xué)資料，而這些醫(yī)學(xué)資料，大都是來(lái)自于各種醫(yī)院的檔案管理室。我國(guó)現(xiàn)存的各種古老的醫(yī)學(xué)資料，就是醫(yī)學(xué)檔案的一種。醫(yī)院檔案室中，存放著醫(yī)院在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的各種有價(jià)值的資料[1]。這些資料是一種非常寶貴的財(cái)富，對(duì)于醫(yī)院以及我國(guó)醫(yī)學(xué)的發(fā)展都有著極其重要的作用。隨著醫(yī)院的不斷發(fā)展，醫(yī)療檔案肯定會(huì)越來(lái)越多，管理也就更加困難，所以更加需要醫(yī)院重視對(duì)檔案的管理。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)學(xué)技術(shù)的發(fā)展，必然導(dǎo)致醫(yī)院檔案的增加。檔案管理一直是醫(yī)院工作的一個(gè)重要組成部分。在傳統(tǒng)的檔案管理中，大都是依靠人工進(jìn)行，出現(xiàn)失誤的概率比較大，很容易導(dǎo)致檔案出現(xiàn)問(wèn)題。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前醫(yī)院檔案管理也在逐步應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。這使得醫(yī)院檔案管理變得更加的方便。但是，在技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，醫(yī)院檔案的種類(lèi)和數(shù)量也在不斷增加。并且，在檔案管理技術(shù)改變的前提下，人們的管理觀念還沒(méi)有太大的變化，從而使得當(dāng)前醫(yī)院檔案管理還存在著一些問(wèn)題。只有做好了檔案管理，才能為醫(yī)院的發(fā)展提供更好的保障，從而促進(jìn)我國(guó)醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展。

二、醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題

1.網(wǎng)絡(luò)管理體系不健全

由于醫(yī)院科室眾多，甚至隨著醫(yī)院的發(fā)展，大部分醫(yī)院都在不同的地方具有了一些分院。為了更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，醫(yī)院一般會(huì)建立分層的文件管理網(wǎng)絡(luò)[2]。這種網(wǎng)絡(luò)管理體系出發(fā)點(diǎn)是好的，但是由于人員以及技術(shù)的問(wèn)題，當(dāng)前這種網(wǎng)絡(luò)管理體系不夠健全，從而導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)管理效果并沒(méi)有預(yù)期的好。

2.現(xiàn)代化管理水平不足

醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)很重要的工作，但是相對(duì)于其他的工作來(lái)說(shuō)，檔案管理只是管理工作，部分醫(yī)院可能不夠重視檔案管理工作。再加上經(jīng)費(fèi)的原因，部分醫(yī)院的檔案管理室只是一間比較狹小的房間，空間嚴(yán)重不足，甚至部分房間連基本的安全標(biāo)準(zhǔn)都達(dá)不到，導(dǎo)致很多檔案丟失。這些都是醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化水平不足的表現(xiàn)，這種不足將會(huì)大大阻礙醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

3.檔案管理人員待提升

檔案管理始終是需要由管理人員來(lái)進(jìn)行的，因此檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)會(huì)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作造成較大的影響。目前，部分醫(yī)院的檔案管理工作大都是由一些待退休的職工兼職進(jìn)行，他們并不是專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人員，對(duì)檔案管理沒(méi)有太深入的認(rèn)識(shí)，自然不會(huì)提升檔案管理工作的效果。此外，由于檔案管理工作相對(duì)比較枯燥，人員的流動(dòng)性比較大。再加上醫(yī)院對(duì)于這個(gè)崗位沒(méi)有繼續(xù)的教育學(xué)習(xí)，繼續(xù)提升自己的概率不高，導(dǎo)致該崗位人員較少。這些情況都將阻礙醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理中的對(duì)策

面對(duì)醫(yī)院檔案管理中存在著的這些問(wèn)題，醫(yī)院必須要想辦法解決它，從而促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。筆者從自身的經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，從以下三個(gè)方面提出了一些對(duì)策，希望能夠?yàn)獒t(yī)院提供一些參考。

1.加深檔案管理意識(shí)，擴(kuò)大宣傳教育

醫(yī)院檔案管理工作受到限制，最根本的原因是醫(yī)院的管理人員以及大部分職工缺乏檔案管理意識(shí)，他們不認(rèn)為檔案管理是一種很重要的工作。因此，要想解決醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題，首先就需要加深管理以及職工的檔案管理意識(shí)。而加深他們檔案管理意識(shí)的最好的方法，就是擴(kuò)大宣傳。也就是說(shuō)，醫(yī)院在平常的工作中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳，加強(qiáng)對(duì)檔案法的宣傳，讓職工對(duì)檔案管理的重要性有一個(gè)新的認(rèn)識(shí)，讓他們明白檔案管理也會(huì)對(duì)醫(yī)院日常工作產(chǎn)生較大的影響。宣傳可以以宣傳講座為主，輔以各種宣傳海報(bào)和廣播，潛移默化的加深職工的檔案管理意識(shí)。

2.健全檔案管理制度，明確員工職責(zé)

制度是運(yùn)行的前提的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于醫(yī)院檔案管理來(lái)說(shuō)，由于檔案本身的龐大性，再加上檔案的復(fù)雜性，制定一套完善的檔案管理制度并且執(zhí)行是非常重要的。醫(yī)院在制定檔案管理制度時(shí)，一定要根據(jù)當(dāng)前的《檔案法》，并結(jié)合醫(yī)院當(dāng)前的發(fā)展情況來(lái)制定。在檔案管理中，歸檔、保存、借閱、移交等都需要那排專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)，保證檔案管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都有專(zhuān)門(mén)的人把控，從而保障檔案管理工作的正常進(jìn)行。此外，對(duì)于檔案管理中的一些失誤等，也需要制定相應(yīng)的懲罰制度，從而減少失誤。當(dāng)然對(duì)于做得好的職工，也需要進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)。總之，醫(yī)院要健全檔案管理制度，明確員工的職責(zé)。

3.加強(qiáng)人員專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，提升人員素養(yǎng)

醫(yī)院檔案管理人員的來(lái)源有兩個(gè)，一個(gè)是醫(yī)院職工的轉(zhuǎn)崗或者兼職，一個(gè)是外部招聘進(jìn)來(lái)的。針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中人員素質(zhì)不高的問(wèn)題，醫(yī)院也可以從這兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。首先，對(duì)于已經(jīng)在該崗位上工作的人來(lái)說(shuō)，醫(yī)院需要定期進(jìn)行檔案管理知識(shí)和技能的培訓(xùn)，同時(shí)組織其參加各種業(yè)內(nèi)的交流會(huì)等，提高他們的專(zhuān)業(yè)能力。對(duì)于外部招聘來(lái)說(shuō)，需要提高招聘標(biāo)準(zhǔn)，引入一批更高質(zhì)量的檔案管理人員，從而組建一支高質(zhì)量的檔案管理團(tuán)隊(duì)。當(dāng)然，在人員招聘進(jìn)來(lái)以后，也需要對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，幫助其更快地適應(yīng)當(dāng)前的工作環(huán)境，從而更快的上手工作。

結(jié)語(yǔ)

醫(yī)院的檔案管理，是對(duì)醫(yī)院各種數(shù)據(jù)資料進(jìn)行管理。做好檔案管理工作，一方面，能夠讓相關(guān)的管理者和部門(mén)了解醫(yī)院當(dāng)前的經(jīng)營(yíng)情況，從而做出更好的決策。另一方面，也是對(duì)醫(yī)療成果的管理，讓社會(huì)知道醫(yī)院的各種醫(yī)療成果。對(duì)于當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中的存在著的如體系不健全、現(xiàn)代化管理水平不足等問(wèn)題，醫(yī)院可以從加強(qiáng)培訓(xùn)、完善管理體系、擴(kuò)大宣傳等方面來(lái)進(jìn)行解決。當(dāng)前，隨著社會(huì)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題也在不斷地變化，醫(yī)院需要更加重視檔案管理，隨時(shí)解決問(wèn)題，從而促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。