事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（永州市人民防空辦公室，湖南 永州 425000）

檔案是事業(yè)單位信息的交匯處，儲(chǔ)存著大量的信息資源，與事業(yè)單位中的其他工作息息相關(guān)，優(yōu)化檔案管理工作是事業(yè)單位的重中之重。目前，較多的事業(yè)單位都存在著不同的問題，如何改善這種情況，提出具有針對(duì)性的方案，并且用實(shí)際行動(dòng)去實(shí)踐，優(yōu)化檔案管理工作，積極推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

一、目前事業(yè)單位檔案管理工作存在的重要問題

最突出的就是管理制度問題，直到目前依然存在著較多的事業(yè)單位檔案管理制度不夠完善。管理制度除了要制約職員的各種行為以外，同樣需要大多數(shù)工作人員的認(rèn)可，最重要的是根據(jù)現(xiàn)實(shí)的情況對(duì)管理制度進(jìn)行優(yōu)化，不能一成不變，堅(jiān)決杜絕管理制度在事業(yè)單位中實(shí)施困難的現(xiàn)象，防止其阻礙事業(yè)單位的進(jìn)步。此外，部分檔案管理部門在制定管理制度時(shí)，沒有全方面多層次分析，不能很好地滿足事業(yè)單位的需要，甚至存在不符合事業(yè)單位自身情況、特點(diǎn)以及未來的發(fā)展目標(biāo)，這樣將會(huì)使事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，面臨著巨大的困難。

檔案管理人員是檔案管理工作的直接參與者，他們的工作能力直接影響著檔案管理工作的效率。部分檔案管理部門的工作人員僅只有保存信息資源的能力，事業(yè)單位沒有為其分配具有專業(yè)性的職員，導(dǎo)致許多的工作均無法進(jìn)行，嚴(yán)重地制約著事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展。另外，存在較多的事業(yè)單位從未開展過對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不能進(jìn)一步提高他們的綜合素質(zhì)和能力。通常情況下，檔案管理需要進(jìn)行的工作比較多，此時(shí)缺乏具有專業(yè)性的人員，就會(huì)在無形之間產(chǎn)生較多的問題，進(jìn)而阻礙事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展。事業(yè)單位不安排定期的培訓(xùn)，不僅無法提高管理人員的綜合能力，同時(shí)也會(huì)慢慢泯滅他們進(jìn)行自主學(xué)習(xí)的意識(shí)，降低他們的自學(xué)能力，導(dǎo)致其無法了解先進(jìn)的管理理念，學(xué)習(xí)前沿的管理知識(shí)，運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)[1]。

雖然現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)得到了快速的發(fā)展，但是依然存在部分的事業(yè)單位采用傳統(tǒng)的管理方式。管理人員過分地依賴紙質(zhì)檔案，這種方式雖然存在一定的優(yōu)勢(shì)，但是隨著信息技術(shù)的普遍提高，已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代的檔案管理。在進(jìn)行信息資源比較的過程中，傳統(tǒng)的管理方式便會(huì)出現(xiàn)弊端，特別是進(jìn)行大量的信息對(duì)比時(shí)。若事業(yè)單位對(duì)檔案管理部門投入的資金不足，就很難確保儲(chǔ)存信息資源的質(zhì)量，依靠人工進(jìn)行管理，不僅效率低，而且產(chǎn)生的錯(cuò)誤較多，將會(huì)阻礙事業(yè)單位的進(jìn)步發(fā)展。目前，適合現(xiàn)代的檔案管理技術(shù)已經(jīng)得到了普遍推廣，但是仍然存在部分企業(yè)沒有按照事業(yè)單位的要求建立相應(yīng)的檔案管理體系，將會(huì)導(dǎo)致檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞，阻礙企業(yè)各種工作進(jìn)行的效率。

二、優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的路徑

建立完善的管理體系是優(yōu)化檔案管理工作的基礎(chǔ)條件。首先，管理制度存在的意義就是能夠制約員工的各種行為，想要提高檔案管理工作的效率，完善的管理制度是必不可少的。管理部門可以根據(jù)事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作過程中存在的問題，提出合理的管理制度，正所謂沒有規(guī)矩不成方圓。此外，還需要注意制度的可實(shí)施性，利用獎(jiǎng)罰分明的管理方案，提高員工的積極性，提高檔案管理工作的效率，加快事業(yè)單位的進(jìn)步。其次，以國家在建立事業(yè)單位的要求為主要方向，結(jié)合自身的特點(diǎn)，建立適合的管理制度，以保障事業(yè)單位能夠較為穩(wěn)定的發(fā)展。最后，應(yīng)該根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)管理制度進(jìn)行階段性的調(diào)整，一定要符合具體條件，保障檔案管理工作能夠順利進(jìn)行[2]。

對(duì)事業(yè)單位的管理制度進(jìn)行優(yōu)化之后，還需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及能力。檔案管理人員的工作態(tài)度，特別是工作能力，直接影響著檔案管理工作的效率。專業(yè)性能力不強(qiáng)的檔案管理人員，會(huì)降低檔案管理工作的效率，改變這種情況首先應(yīng)該調(diào)整招聘條件，招收具有更強(qiáng)專業(yè)能力的職員，并且需要定期地對(duì)在職的檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的綜合能力，使其能夠適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案管理方式。具有專業(yè)性能力強(qiáng)的檔案管理人員以外，還需要建立優(yōu)秀的檔案管理工作團(tuán)隊(duì)，形成良好的團(tuán)隊(duì)意識(shí)，使團(tuán)隊(duì)成員相互學(xué)習(xí)，共同進(jìn)步，提高開展工作的效率。

想要提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，除了引進(jìn)專業(yè)性的人才以外，還需要對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化升級(jí)。隨著科學(xué)技術(shù)水平的提高，事業(yè)單位增加對(duì)檔案管理設(shè)備的資金投入，對(duì)其進(jìn)一步優(yōu)化，改變檔案管理人員的工作方式，提高工作效率，加速事業(yè)單位工作的進(jìn)程。由于檔案管理設(shè)備在運(yùn)用的過程中，比較容易出現(xiàn)意想不到的漏洞，所以需要定期的設(shè)備進(jìn)行檢查，以免在運(yùn)行的過程中出現(xiàn)問題，造成不可挽回的損失。事業(yè)單位之間不僅存在競(jìng)爭(zhēng)關(guān)系，同樣也存在著合作的關(guān)系，不同的事業(yè)單位之間也可以進(jìn)行合作，共同優(yōu)化檔案管理設(shè)備，引領(lǐng)管理設(shè)備的進(jìn)步發(fā)展，提高檔案管理部門的工作效果。

結(jié)語

綜上所述，要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作存在的主要問題，提出具有針對(duì)性的方案。引進(jìn)具有專業(yè)性知識(shí)的人才，使其帶領(lǐng)事業(yè)單位管理部門人員的發(fā)展，提高團(tuán)隊(duì)的整體水平，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)，建立高效的合作團(tuán)隊(duì)。除了引進(jìn)人才以外，也需要順應(yīng)時(shí)代的要求，對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化，正所謂工欲善其事必先利其器，擁有先進(jìn)的設(shè)備，不僅可以減少工作中出現(xiàn)的問題，也可以提高工作的效率，從而進(jìn)一步推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。