重點工作督辦閉環管理系統的構建與實踐

文/曹 川 田新正 鹿佰勇

加強督查督辦工作是提升管理效率、提高工作執行力和落實力的重要手段。當前，國有煤炭企業正處于轉型發展的關鍵期，面對辦公室人手緊、工作任務重的情況，如何激發企業內生動力，推動煤炭行業高質量發展是當前督查督辦工作的當務之急。鑒于傳統督辦方式效率低下，已不能夠滿足當前管理需求實際，山東省邱集煤礦有限公司利用信息化手段，進一步創新督辦機制與載體，通過建立重點工作督辦閉環管理系統，實施線上督辦，線下驗收，形成精準確責、剛性落實、限時辦結、閉環管理的工作體系，提高了督查督辦工作效率，促進了機關作風建設，推動了礦井各項重點工作的高效落實。

一、傳統督查督辦工作存在的問題

煤炭企業督查督辦工作經過多年的探索和實踐，在工作原則、機構職責、工作內容、程序方法、結果運用等方面建立了較為健全完整的工作機制。但隨著企業的不斷壯大，發展任務日益繁重，督辦事項日趨增多，難度越來越大，傳統督查督辦工作已不能適應企業管理需求。

1．傳統督查方式效率低下

傳統督查方式無法滿足及時、準確、高效的督辦工作推進需要。一是督查工作事項繁雜。因為企業需要落實的內容較多，涉及的部門較多，落實進度、安排不一，督辦推進落實難度較大。二是落實情況難以把控。傳統工作方式效率低下，領導無法實時了解分管和關注的督查工作落實情況。三是督查效能有待提升。紙質文件傳遞速度慢、電話催辦效率低，匯報、匯總工作量大，遲報漏報現象嚴重，工作效能和執行力有待提升。

2．權威性、專業性不強

傳統督查方式由于權威性、專業性不強，制約了企業督查督辦工作質量和效果。企業督查辦一般設在辦公室或監察科等內部科室，督辦人員人微言輕，而督辦對象大部分為部門一把手或分管領導，日常工作中存在“催促多、吆喝多、難問責、問責輕”的情況，導致督辦考核剛性不足、效果不好。此外，在面對專業性較強的督辦事項時，由于工作人員專業技術知識的缺乏，對督辦事項完成效果不能做出準確判斷，導致虛假性辦結督辦事項，產生不良效果。

3．督辦執行不力

部分管理人員面對企業當前繁重的發展任務和復雜嚴峻的生存環境，思想轉變較慢，責任意識淡薄，精神狀態不佳，工作熱情不足，執行力、落實力不強，致使一些重點工作滯后、效果不好，距離上級期待和領導要求還有較大差距，一定程度上影響了企業的發展質量和速度。

二、線上工作督辦閉環管理系統的構建與實踐

針對線下督查督辦存在的問題，山東省邱集煤礦有限公司以“馬上辦、盯住干、干到位”為總體要求，以“明確工作責任、抓好工作落實”為總體目標，按照“專人管理，統一立項，統一分流，集中匯總，辦結反饋”的工作思路，充分發揮網絡平臺優勢，革新工作模式，建立以目標為核心的工作執行體系和落實平臺，形成了集問題集中上傳、指令自動下發、部門主動接受和線上督辦、工作預警、完成銷號、支撐性材料上傳、驗收評估等功能為一體的問題督辦系統，實現了跨部門實時高效協助溝通，以及督辦事項的動態跟蹤、適時問效和閉環管理。

1．系統設計理念

（1）性能優良。一頁式展現，系統穩定性、擴容性和運行性能具備顯著優勢，讓管理更加高效，讓落實更加快速，為領導科學決策提供有效支撐。

（2）多樣提醒。多種提醒機制，確保任務流轉順暢。

（3）操作便捷。簡化、清晰的反饋操作，提升反饋效率。

（4）高效辦理。集中展現待辦并及時辦理，通過此督辦系統，提高督辦效能，增強執行力。

（5）移動辦公。實現手機端辦理和查詢，不受地域限制，方便跟蹤和操作。

（6）數據透明。各承辦單位可以查看所有人相同任務的辦理情況，積極推行信息公開，提高工作透明度。

（7）實時掌握。登錄系統即可掌握下發任務階段性的進展情況，相比線下督辦，更加及時和有效。

2．明確相關角色和基本要求

（1）角色設定。根據督辦工作需要，設置五類角色，分別是任務指令下發人員、承辦部門及責任人、責任領導、驗收人員、督辦人員。

（2）基本要求。

一是領導負責。各部門負責人要高度重視督辦檢查工作并認真落實。承辦部門負責人按照領導指示組織完成督查工作。

二是部門協助。由督查辦督促檢查工作的落實情況，將督查事項按職能分工和業務范圍交由承辦部門辦理，承辦部門要按照領導批示和要求及時辦理。涉及多個部門承辦的事項各自負責辦理，并由主辦部門負責協調綜合。

三是講求實效。督辦檢查工作要狠抓落實，注重實效，切實防止和克服敷衍塞責等現象。

四是注重時限。所有督辦檢查事項都要及時辦理，按時完成，不得相互推諉和拖拉延誤。

五是有查必果。凡是立項督查的事項，都必須“交必辦，辦必果，果必報”。做到事事有著落、件件有回音，確保政令暢通。辦結的承辦事項，承辦部門要及時反饋，有要求的要寫出書面查辦報告。查辦結果報告必須事實清楚、結論準確；對不符合要求的，要退回重新查報。

六是注意保密。根據督查事項內容，對需要保密的事宜，在辦理過程中，要控制在一定范圍內知曉；對有相應密級的文件資料，要按有關公文保密規定，注意采取保密措施。

3．規范督辦程序

（1）責任分解。督查辦根據上級文件精神和礦黨政會議及領導安排的重點工作確定督查督辦事項，按職責范圍分解任務，明確責任單位和辦理期限，上傳系統，承辦部門線上認領，辦理落實。交叉、涉及幾個部門的督查事項，由督查督辦部門征得主要領導意見后，由主辦部門牽頭與協辦部門共同辦理。

（2）督辦預警。根據辦理時限要求，督查辦在線上設定預警期限，承辦部門到規定期限未完成工作進度的，系統自動進行預警，督促落實；同時，線下采取電話催辦、現場督辦、會議督辦、上門催辦等方式進行不定期不定時督查、通報督辦事項完成情況。

（3）協調落實。對分解的承辦事項，辦理落實確有困難要協調的，一般事項由督查辦負責協調，重要事項報請承辦部門分管領導協調。

（4）反饋回復。承辦部門對督查事項辦理結果必須按時限要求，實事求是回復落實完成情況，并線上提交相關支撐性材料，督查辦根據落實銷號情況協調相關驗收部門進行現場查驗，實現閉環管理。

（5）對重大督辦事項進行書面通報，并對督辦事項的完成和落實情況納入工作考核范疇。

三、實施成效

山東省邱集煤礦有限公司線上重點工作督辦閉環管理系統建成運行后，線下督辦的弊端和問題得到有效解決，取得了明顯的效果。

1．提高了督辦效率

整個督辦過程透明、規范，督辦部門、承辦部門、責任領導根據內部責任分工，均可實時掌握承辦事項辦理進度，對督辦工作落實質量進行把關，有效解決了督辦人員專業能力不足的問題，也幫助各部門理順了工作職責，提高了管理質量。督查辦通過系統實時查看督辦事項辦理進度，減少了線下督辦頻次，節省了工作時間，提高了工作效率。

2．增強了部門協作能力

涉及多部門的督辦事項一次性發送，各部門根據分工共同推進，提升了協調配合和協同作戰能力，有效避免了一項工作同時安排，多部門共同干、反復干的情況。

3．提升了督查督辦效能

通過實行督辦事項預警通報和追責制度，對工作推進不力、敷衍塞責、弄虛作假的，嚴格考核問責；督促各重點事項承辦部門及時掌握工作進度，提高工作效率。“抓落實、求實效、提效率”成為全礦各部門開展工作的首要前提和重要基調，督查督辦“重錘”和“利劍”作用得到有效發揮。