城建檔案信息資源開發(fā)利用探析

劉潔，鄒如萱

（1重慶市城市建設(shè)檔案館，重慶 400015；2重慶市市政設(shè)計(jì)研究院有限公司，重慶 400020）

0 引言

城建檔案是工程施工過程的歷史記錄，也是城市建設(shè)的真實(shí)和全面反映，因此它往往被作為工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)制的依據(jù)，建（構(gòu)）筑物維修、改建、擴(kuò)建的依據(jù)，城市防災(zāi)減災(zāi)、戰(zhàn)爭(zhēng)破壞后恢復(fù)重建和突發(fā)事件處理的依據(jù)，以及土地征用、房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)、產(chǎn)籍的法律依據(jù)[1]。近年來，隨著我國(guó)城市建設(shè)步伐的加快，城市建設(shè)體量不斷增加，城鄉(xiāng)規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等城建檔案資料，數(shù)量不斷增加，重要性也越發(fā)凸顯，管理難度不斷增大。更重要的是，城建檔案對(duì)于城市規(guī)劃、建設(shè)和管理以及完善城市建設(shè)技術(shù)信息的巨大作用還沒有完全發(fā)揮出來，城建檔案的開發(fā)利用還處于較低水平上，因此，亟須加強(qiáng)這一課題的研究。本文首先分析了當(dāng)前城建檔案開發(fā)利用中存在的問題，然后結(jié)合筆者的調(diào)研和工作經(jīng)驗(yàn)，提出了具體應(yīng)對(duì)措施，可供相關(guān)從業(yè)人員參考。

1 城建檔案開發(fā)利用存在的問題

城建檔案由大量基礎(chǔ)數(shù)據(jù)構(gòu)成，其蘊(yùn)含著極大的潛力，只不過因?yàn)槭荛_發(fā)利用手段的制約，沒有進(jìn)一步發(fā)揮其作用。加強(qiáng)城建檔案開發(fā)利用既是新時(shí)代高質(zhì)量發(fā)展的客觀需要，也是城建檔案工作者的職責(zé)所在[2]。目前，城建檔案的開發(fā)利用之所以處于較低水平，主要原因是主管部門及從業(yè)人員重視程度不夠，導(dǎo)致城建檔案開發(fā)還存在利用率較低、利用不方便等問題，主要表現(xiàn)在以下四個(gè)方面。

1.1 被動(dòng)式服務(wù)

被動(dòng)式服務(wù)表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是接收檔案，城建檔案信息資源的歸籠因信息量巨大，及長(zhǎng)期的行政權(quán)力運(yùn)作模式，工作人員習(xí)慣于被動(dòng)接收城市建設(shè)中各項(xiàng)目的各類別信息資料，止于照單全收，原樣封存；二是提供查詢，如圖書館工作人員，坐等查閱人上門，機(jī)械地根據(jù)需求提供查詢服務(wù)[3]。

1.2 淺層次開發(fā)

當(dāng)前，對(duì)城建檔案的編研仍以館藏檔案為主，缺少基于大數(shù)據(jù)的城建檔案信息資源深層次開發(fā)，如缺乏對(duì)數(shù)據(jù)的規(guī)律性整理和總結(jié)。同時(shí)，城建檔案管理部門缺乏與其他部門的互動(dòng)，缺乏外部循環(huán)，導(dǎo)致編研工作的選材不夠?qū)挿海狈V度[4]。

1.3 信息化滯后

部分發(fā)達(dá)地區(qū)城建檔案信息化建設(shè)已經(jīng)取得比較好的成績(jī)，城建檔案信息數(shù)據(jù)共享在數(shù)據(jù)內(nèi)容、共享工具、共享方式、共享場(chǎng)景等方面已經(jīng)形成了較為成熟的共享機(jī)制，并取得了一些成果，但同時(shí)，部分地區(qū)暴露出數(shù)據(jù)共享目錄體系融合度不高、數(shù)據(jù)共享缺乏系統(tǒng)支撐、數(shù)據(jù)共享參與力度不大、數(shù)據(jù)共享質(zhì)量不佳等問題。這些問題如不能得到有效解決，將直接影響城建檔案數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)揮，不僅無法適應(yīng)政務(wù)數(shù)據(jù)治理創(chuàng)新發(fā)展的需要，還有可能成為政務(wù)服務(wù)改革的“絆腳石”[5]。

1.4 共享程度低

在城建檔案管理部門內(nèi)部，還沒有解決工程檔案與建筑實(shí)體之間和建設(shè)工程管理過程與建設(shè)工程檔案之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系問題，以及建設(shè)行業(yè)數(shù)據(jù)名詞的標(biāo)準(zhǔn)化等問題，導(dǎo)致城建檔案信息資源無法實(shí)現(xiàn)共享或共享程度低[6]；在平行部門之間，一些政府部門、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)不愿意將資源共享或共享程度十分低，在信息化時(shí)代，這其實(shí)是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，這樣的政務(wù)服務(wù)會(huì)降低與社會(huì)單位的協(xié)同作用，也無法為相關(guān)政府單位提高決策支持，導(dǎo)致城建檔案信息不完善、歸類不清晰、不合理且信息服務(wù)有效性不高，因此產(chǎn)生了信息孤島[7]。

2 城市檔案開發(fā)的幾條路徑

2.1 建設(shè)集中的城建檔案保管體系

要想城建檔案得到有效的開發(fā)利用，則應(yīng)堅(jiān)持一個(gè)城市由一個(gè)城建檔案館（室）進(jìn)行高度統(tǒng)一管理的原則，禁止出現(xiàn)分散保存的現(xiàn)象。這樣做主要是為了防止重復(fù)建設(shè)館庫，減少管理人員，節(jié)約開支。另外，也更有利于群眾和企事業(yè)單位查閱（他們要查閱的檔案只要在這個(gè)城市，到一個(gè)地方即可查到，不需要跑來跑去）。如重慶市城市建設(shè)檔案館在2010年前只保管市級(jí)建設(shè)部門監(jiān)督管理項(xiàng)目的檔案和主城各區(qū)建設(shè)部門監(jiān)督管理的大項(xiàng)目檔案，而很多體量不大的區(qū)管項(xiàng)目檔案就由各區(qū)城建檔案管理部門自行保管。由于區(qū)館保管條件有限，達(dá)不到檔案消毒、庫房溫濕度等要求，不能對(duì)檔案進(jìn)行很好的保管。另外，由于有的建設(shè)項(xiàng)目檔案在市館，有的建設(shè)項(xiàng)目檔案在區(qū)館，導(dǎo)致服務(wù)對(duì)象要查閱檔案時(shí)，不知道去哪里。《重慶市城鄉(xiāng)建設(shè)檔管理辦法》頒布實(shí)施后，要求市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)接收保管市級(jí)以上（含市級(jí)）重點(diǎn)建設(shè)工程、主城區(qū)（含北部新區(qū)）以及跨區(qū)縣（自治縣）建設(shè)工程檔案。現(xiàn)在，重慶主城各區(qū)所有建設(shè)工程檔案一律移交市城建檔案館。截至2020年底，重慶市城市建設(shè)檔案館館藏量為217萬余卷，是全國(guó)所有城市建設(shè)檔案館（室）館藏量最大的館。現(xiàn)在服務(wù)對(duì)象要查閱重慶主城區(qū)檔案，只需到重慶市城市建設(shè)檔案館即可。由此可見，集中保管檔案為服務(wù)對(duì)象查閱利用檔案提供了極大方便，是提高城建檔案開發(fā)利用質(zhì)量的前提保障。

2.2 規(guī)范查閱城建檔案行為

城建檔案的利用存在以下幾種形式：一是對(duì)城建檔案進(jìn)行查閱利用，可以是對(duì)原件提供利用，也可以是對(duì)復(fù)印件提供利用；二是對(duì)城建檔案進(jìn)行展覽利用，可以在館內(nèi)展覽，也可以在館外特定場(chǎng)所展覽；三是對(duì)城建檔案進(jìn)行編研利用，如形成城建史料、法規(guī)文件匯編、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯集、史志年鑒等。

本文著重對(duì)城建檔案的查閱利用進(jìn)行研究。查閱利用是城建檔案最常規(guī)、最基本的利用形式，也是最重要的形式。“十三五”期間，重慶市城市建設(shè)檔案館接待查閱12000余人次，利用檔案38000余卷次，可見，隨著人們法律意識(shí)、維權(quán)意識(shí)的提高，個(gè)人或企業(yè)在購買房產(chǎn)后，不管是對(duì)所購房屋進(jìn)行裝修改造，還是對(duì)房屋建筑質(zhì)量存疑，都會(huì)進(jìn)行查閱。這時(shí)，他們所購房屋檔案資料哪些能查，哪些不能查，能查的可以查到哪一步，都是一個(gè)值得探討的問題。查得過多，侵犯了其它住戶的隱私；查得不夠，房屋所有人知曉權(quán)未得到維護(hù)。針對(duì)這些城建檔案利用過程中的細(xì)節(jié)問題，為了規(guī)范查閱檔案行為，重慶市城市建設(shè)檔案館在2019年1月16日制定頒布了《重慶市城鄉(xiāng)建設(shè)檔案利用暫行規(guī)定》，所有想查閱利用檔案的單位、個(gè)人，通過這一規(guī)定，都可以清楚知道自己可不可以查閱相關(guān)檔案，若可以查，需提供什么樣的手續(xù)證明。這樣，就大大方便了人民群眾辦事。

2.3 提高城建檔案管理人員綜合素質(zhì)

城建檔案的開發(fā)利用，說到底是人在開發(fā)利用，所以城建檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，直接影響城建檔案的利用。現(xiàn)在相當(dāng)一部分城建檔案管理人員很重視檔案的收集、保管，但對(duì)利用卻一無所知，或不知從何做起，只簡(jiǎn)單查閱，對(duì)編研知識(shí)一片空白。因此，提高城建檔案管理人員的綜合素質(zhì)，就顯得尤為重要。應(yīng)根據(jù)城建檔案管理人員的工作現(xiàn)狀開展相適應(yīng)的教育培訓(xùn)活動(dòng)，一是使他們都能夠?qū)Τ墙n案信息資源的開發(fā)利用有足夠的了解，注重培養(yǎng)他們城建檔案信息資源開發(fā)利用的意識(shí)；二是鼓勵(lì)檔案專業(yè)、文學(xué)專業(yè)、聲像專業(yè)、建筑專業(yè)等人員學(xué)習(xí)彼此的專業(yè)知識(shí)，掌握檔案利用規(guī)律。同時(shí)，城建檔案管理部門每年應(yīng)適當(dāng)申請(qǐng)相關(guān)科研、編研課題，利用手中檔案信息多產(chǎn)出編研成果，讓城建檔案管理人員在實(shí)踐中融會(huì)貫通各專業(yè)知識(shí)；三是加強(qiáng)城建檔案管理人員間的業(yè)務(wù)交流，通過組織各種形式的活動(dòng)，加強(qiáng)城建檔案管理人員之間的交流，學(xué)習(xí)其他城市的管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)能力與水平的提升；最后，還要培養(yǎng)城建檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，不斷對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，使城建檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)新時(shí)期城市建設(shè)的需求，為城市建設(shè)提供更加可靠的支持。

2.4 探索城建檔案自助查閱方式

目前，在全國(guó)各地城建檔案館（室），主要還是通過傳統(tǒng)方式查閱檔案，即根據(jù)服務(wù)對(duì)象的訴求和提供的手續(xù)，由城建檔案館（室）工作人員進(jìn)行查閱并提供檔案，而較少自助查閱系統(tǒng)。這主要是由于城建檔案包含建（構(gòu)）筑物的地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)等涉及建筑安全的數(shù)據(jù)信息，特別是橋梁、隧道、大型公共建筑等的信息，按相關(guān)規(guī)定，它們的建筑數(shù)據(jù)必須保密，一般的房屋建筑結(jié)構(gòu)安全數(shù)據(jù)也不允許公開。如要查閱，需提供相關(guān)手續(xù)，才能有選擇性地查，所以大部分城建檔案信息絕對(duì)不能以自助公開查閱的形式隨意查閱。但這并不是說城建檔案信息完全不能開放自助查閱，比如城建檔案目錄或一些不需要保密的建筑圖、基本數(shù)據(jù)，還是可以公開供人們自助查閱的。可以把所有館藏建設(shè)項(xiàng)目的名稱、地址、開竣工時(shí)間、建筑面積等基本項(xiàng)目信息，以及項(xiàng)目案卷級(jí)目錄在信息網(wǎng)上公布，服務(wù)對(duì)象先在網(wǎng)上找到自己想要查詢項(xiàng)目的建筑信息數(shù)據(jù)和技術(shù)資料的目錄，然后再到城建檔案館（室）有的放矢地查閱，這樣就會(huì)縮短查閱時(shí)間，提高效率。因此，筆者認(rèn)為，在遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定的前提下，所有城市的城建檔案館（室）可以利用已經(jīng)建立起來的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，在自助查閱上作一些嘗試。

一個(gè)建（構(gòu)）筑物竣工后，我們可以看到它宏偉的外觀、精致的內(nèi)部裝飾，但它在修建過程中發(fā)生了什么，它的隱蔽建筑結(jié)構(gòu)又是什么樣的，則無法用肉眼看到，只能通過利用城建檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行還原與分析，才能重現(xiàn)。在現(xiàn)代城市建設(shè)管理中，要想利用好城建檔案信息資源，只有不斷對(duì)城建檔案管理工作進(jìn)行改革，對(duì)城建檔案信息資源利用方式進(jìn)行大膽創(chuàng)新，才能提高城建檔案信息資源開發(fā)利用的質(zhì)量和效率，才能更好地滿足新時(shí)期城市發(fā)展的需要，為實(shí)現(xiàn)城市可持續(xù)發(fā)展提供充足的動(dòng)力。

3 結(jié)語

隨著國(guó)家建設(shè)的持續(xù)進(jìn)行以及建筑業(yè)由增量轉(zhuǎn)向存量，城市更新工作如火如荼地開展起來，城建檔案信息資源的深層次開發(fā)利用，變得更加迫切和重要。從業(yè)人員面對(duì)被動(dòng)式服務(wù)、淺層次利用、信息化滯后、共享程度低等現(xiàn)實(shí)問題，應(yīng)加強(qiáng)思維轉(zhuǎn)變，提高自身綜合素質(zhì)，改進(jìn)工作方法，努力實(shí)現(xiàn)城建檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。本文針對(duì)城建檔案信息資源的高質(zhì)量開發(fā)利用進(jìn)行了探討，以供參考。